01 מתוך 08
סקירה כללית של הזנת נתונים של Excel
מדריך זה מכסה חלק מה- DOs הבסיסיים של הזנת נתונים לתוכניות גיליון אלקטרוני כגון Excel, Google Spreadsheets ו- Open Office Calc.
הזנת נתונים נכונה בפעם הראשונה יכולה למנוע בעיות בהמשך ולהקל על השימוש במספר כלים ותכונות של Excel, כגון נוסחאות ותרשימים.
DOS ו DON'Ts הם:
- האם לתכנן את הגיליון האלקטרוני שלך
- אל תשאיר שורות ריקות או עמודות בעת הזנת נתונים קשורים
- האם לשמור לעתים קרובות ולשמור בשני מקומות
- אל תשתמש במספרים ככותרות עמודות ואל תכלול יחידות עם הנתונים
- האם להשתמש הפניות סלולריים ו טווחים בשם ב נוסחאות
- אין להשאיר תאים המכילים נוסחאות נעולים
- האם מיון הנתונים שלך
האם תוכנית גיליון אלקטרוני שלך
כשמדובר הזנת נתונים לתוך Excel, זה רעיון טוב לעשות קצת תכנון לפני שתתחיל להקליד.
לדעת מה גליון העבודה ישמש, הנתונים שהוא יכיל, ומה ייעשה עם נתונים אלה יכול מאוד להשפיע על הפריסה הסופית של גליון העבודה.
תכנון לפני הקלדה יכול לחסוך זמן מאוחר יותר אם הגיליון האלקטרוני צריך להיות מחדש כדי להפוך אותו יעיל יותר וקל יותר לעבוד איתו.
נקודות למחשבה
- מהי מטרת הגיליון האלקטרוני?
- כמה נתונים יישארו בגיליון האלקטרוני?
- האם יש צורך בתרשימים?
- האם הגליון האלקטרוני יודפס?
מהי מטרת הגיליון האלקטרוני?
- מטרת הגיליון האלקטרוני תעזור לקבוע את מיקום הנתונים, שכן המידע החשוב ביותר צריך להיות גלוי ונגיש בקלות.
- אילו חישובים נדרשים? החישובים משפיעים על הנוסחאות והפונקציות הדרושות והיכן הן נמצאות.
כמה נתונים האם הגיליון האלקטרוני יחזיק מעמד?
כמות הנתונים שהגיליון האלקטרוני יחזיק בהתחלה וכמה נוספים יתווספו מאוחר יותר ישפיעו על מספר גליונות העבודה בהם נעשה שימוש.
- אין להפיץ את הנתונים שלך יותר מדי כי זה יכול לעשות מידע ספציפי קשה למצוא חישובים פורש גיליונות מרובים או חוברות עבודה יכול להתחיל להשפיע על הביצועים של Excel.
- עבור גליונות עבודה גדולים, לעתים כדאי להציג סיכומי עמודות חשובים מעל כותרות העמודות, במקום לאלץ משתמשים לגלול לתחתית גליון העבודה כדי לראות את המידע.
האם דרושים תרשימים?
אם כל הנתונים או חלק מהם יוצגו בתרשים או בתרשימים, הדבר עלול להשפיע על פריסת מידע,
- בהתאם לסוג התרשים, ייתכן שיהיה צורך לקבץ את הנתונים בצורה שונה - כגון שימוש באזור סיכום עבור תרשימי עוגה.
- עבור גיליונות אלקטרוניים גדולים, ניתן להעביר תרשימים לדפים נפרדים כדי להקל על הצפיפות
האם הגליון יהיה מודפס?
כיצד הנתונים מסודרים עשויים להיות מושפעים אם כל הנתונים או חלקם יודפסו, בהתאם לפריסה לאורך או לרוחב ולבחור את מספר הגיליונות הדרושים.
- אם יש להשתמש בנייר לאורך נייר רגיל בגודל Letter (8 1/2 X 11), שקול להציב את רוב הנתונים בשורות מתחת למספר עמודות, כך שכל הכותרות יהיו גלויים על גיליון אחד.
- אם יש צורך במספר גיליונות, שקול להדפיס כותרות עמודות בחלק העליון של כל דף כדי להקל על קריאת הנתונים.
- אם יש צורך להדפיס עמודות רבות של נתונים, פריסת הנוף עשויה לשמור את כל הכותרות בעמוד אחד. שוב, אם יש צורך במספר גיליונות, הדפס את כותרות העמודות בחלק העליון של כל עמוד.
- אם תרשימים הם להיות מודפס, העברת אותם גיליון נפרד יכול לפשט את המשימה.
02 מתוך 08
אל תשאיר שורות ריקות או עמודות נתונים קשורים
השארת שורות או עמודות ריקות בטבלאות נתונים או טווחים קשורים של נתונים עלולה להקשות על שימוש נכון במספר תכונות של Excel, כגון תרשימים, טבלאות ציר ופונקציות מסוימות.
אפילו תאים ריקים בשורה או בעמודה המכילים נתונים עלולים לגרום לבעיות כפי שמוצג בתמונה למעלה.
היעדר רווחים ריקים גם להקל על Excel לזהות ולבחור את כל הנתונים הקשורים בטווח אם תכונות כגון מיון , סינון, או AutoSum משמשים.
במקום להשאיר שורות או עמודות ריקות, השתמש בגבולות או בתבניות של פורמט ותוויות באמצעות הדגשה מודגשת או מודגשת כדי לנתק את הנתונים ולהקל על הקריאה.
הזן את הנתונים שלך חכם כאשר ניתן.
- בעת הנחת הגיליון האלקטרוני, הצב כותרת תיאורית בחלק העליון של העמודה הראשונה של הטבלה עם הנתונים שלהלן.
- אם יש יותר מסדרת נתונים אחת, רשום אותם אחד אחרי השני בעמודות (משמאל לימין) עם הכותרת עבור כל סדרת נתונים בחלק העליון.
שמור על הפרדת נתונים בלתי קשורים
למרות שמירה על נתונים קשורים יחד חשוב, באותו זמן, זה יכול להיות שימושי כדי לשמור על טווחים שאינם קשורים של נתונים נפרדים.
השארת עמודות או שורות ריקות בין טווחי נתונים שונים או נתונים אחרים בגליון העבודה, תקל על Excel לזהות ולבחור טווחים קשורים או טבלאות נתונים.
03 מתוך 08
האם לשמור לעתים קרובות
את החשיבות של שמירת העבודה שלך לעתים קרובות לא ניתן overstated - או נאמר לעתים קרובות מדי.
כמובן, אם אתה משתמש בגיליון אלקטרוני מבוסס אינטרנט - כגון גיליונות אלקטרוניים של Google או Excel Online - החיסכון אינו בעיה, שכן לאף אחת מהתוכניות אין אפשרות לשמור, אלא במקום זאת לעבוד עם תכונה שמירה אוטומטית.
עבור תוכניות מבוססות מחשב, לאחר שניים או שלושה שינויים - בין אם זה הוספת נתונים, ביצוע שינוי עיצוב, או הזנת נוסחה - שמור את גליון העבודה.
אם זה נראה יותר מדי, לשמור לפחות כל שתיים או שלוש דקות.
אף על פי שהיציבות של מחשבים ותוכנות מחשב השתפרה בצורה דרסטית בשנים האחרונות, התוכנה עדיין קורסת, כשלים בחשמל עדיין מתרחשים, ואנשים אחרים עוברים לפעמים את כבל החשמל ומשלפים אותו מהשקע בקיר.
וכאשר זה קורה, אובדן של כל כמות של נתונים - גדול או קטן - רק מגדיל את עומס העבודה שלך כפי שאתה מנסה לשחזר את מה שכבר עשית.
Excel יש תכונה שמירה אוטומטית , אשר בדרך כלל עובד טוב מאוד, אבל זה לא צריך להסתמך על. קבל את הרגל של אבטחת הנתונים שלך עם חוסך תכופים.
קיצור דרך לחיסכון
חיסכון לא צריך להיות משימה כבדה של העברת העכבר לסרט לחיצה על סמלים, לקבל את הרגל של שמירה באמצעות שילוב קיצור המקשים של:
Ctrl + S
האם שמור בשני מקומות
היבט נוסף של חיסכון כי לא ניתן להגזים הוא החשיבות של שמירת הנתונים שלך בשני מקומות שונים.
המיקום השני הוא, כמובן, גיבוי, וזה כבר אמר פעמים רבות, "גיבויים הם כמו ביטוח: יש אחד ואתה כנראה לא צריך את זה, אין לך אחד ואתה כנראה יהיה".
הגיבוי הטוב ביותר הוא אחד כי הוא במיקום פיזי שונה מן המקור. אחרי הכל, מה הטעם שיש שני עותקים של קובץ אם הם
- נמצאים באותו כונן קשיח שנכשל?
- על אותו מחשב, כי נגנב?
- באותו בניין שנשרף על הקרקע?
גיבויים מבוססי אינטרנט
שוב, ביצוע גיבוי לא צריך להיות משימה כבדה או זמן רב.
אם האבטחה אינה בעיה - גליון העבודה הוא רשימה של ה- DVD שלך - שולח לעצמך עותק באמצעות דואר אינטרנט, כך שהעותק נשאר בשרת כנראה מספיק.
אם האבטחה היא בעיה, אחסון באינטרנט הוא עדיין אופציה - אם כי עם חברה המתמחה בסוג כזה של דברים וחיובים בתשלום עבור עושה זאת.
במקרה של גיליונות אלקטרוניים מקוונים, ככל הנראה, הבעלים של התוכנית גיבוי השרתים שלהם - וזה כולל את כל נתוני המשתמש. אבל כדי להיות בטוח, להוריד עותק של הקובץ למחשב שלך.
04 מתוך 08
אל תשתמש במספרים ככותרות עמודות ואל תכלול יחידות עם הנתונים
האם להשתמש כותרות בחלק העליון של עמודות בתחילת שורות כדי לזהות את הנתונים שלך, כפי שהם מבצעים פעולות כגון מיון הרבה יותר קל, אבל לא להשתמש במספרים כגון - 2012, 2013, וכן הלאה - לעשות את זה.
כפי שמוצג בתמונה לעיל, כותרות עמודות ושורות שהם רק מספרים עשויים להיכלל בטעות בחישובים. אם הנוסחאות שלך מכילות פונקציות כגון:
אשר באופן אוטומטי לבחור את טווח הנתונים עבור הארגומנט של הפונקציה.
בדרך כלל, פונקציות כאלה קודם לחפש עמודות של מספרים מעל היכן הם ממוקמים ולאחר מכן משמאל שורה של מספרים, וכל הכותרות כי הם רק מספרים ייכלל בטווח שנבחר.
מספרים המשמשים כותרות שורות יכול גם להיות טועה כמו סדרת נתונים נוספת אם נבחרה כחלק מטווח עבור תרשים ולא תוויות גרזנים.
לעצב מספרים בתאים כותרת כמו טקסט או ליצור תוויות טקסט על ידי קודמת כל מספר עם גרש (') - כגון' 2012 ו '2013. הגלויה אינה מופיעה בתא, אך היא משנה את המספר לנתוני טקסט.
שמור על יחידות בכותרות
אל: הזן מטבע, טמפרטורה, מרחק או יחידות אחרות לתוך כל תא עם נתוני המספר.
אם כן, יש סיכוי טוב ש- Excel או Google Spreadsheets יציגו את כל הנתונים שלך כטקסט.
במקום זאת, מקם יחידות בכותרות בחלק העליון של העמוד, אשר, במקרה זה, יבטיח שהכותרות האלה הן לפחות טקסט ולא ייווצר את הבעיה שנדונתה למעלה.
טקסט לשמאל, מספרים ימינה
דרך מהירה לדעת אם יש לך נתוני טקסט או מספר היא לבדוק את יישור הנתונים בתא. כברירת מחדל, נתוני טקסט מיושרים לשמאל ב- Excel ו- Google Spreadsheets ונתוני מספרים מיושרים מימין בתא.
למרות שיישור ברירת המחדל יכול בקלות להשתנות, העיצוב אינו מוחל בדרך כלל אלא לאחר שכל הנתונים והנוסחאות הוזנו, לכן יישור ברירת המחדל עשוי לתת לך מושג מוקדם על כך שמשהו אינו כשורה בגליון העבודה.
אחוזים וסמלי מטבע
השיטה הטובה ביותר להזנת כל הנתונים לגליון עבודה היא להזין רק את מספר רגיל ולאחר מכן לעצב את התא כדי להציג את המספר בצורה נכונה - וזה כולל אחוזים וסכומי מטבע.
עם זאת, Excel ו- Google Spreadsheets מקבלים סמלים באחוזים המוקלדים לתא יחד עם המספר, ושניהם מכירים גם בסמלי מטבעות נפוצים, כגון סימן הדולר ($) או סמל הליש"ט הבריטי (£) אם הם מוקלדים התא, יחד עם נתוני מספרים, אבל סמלי מטבע אחרים, כגון ראנד דרום אפריקאי (R), סביר להניח להתפרש כטקסט.
כדי למנוע בעיות אפשריות, בצע את הנוהג המומלץ לעיל והזן את הסכום ולאחר מכן לעצב את התא למטבע במקום להקליד את סמל המטבע.
05 מתוך 08
האם להשתמש הפניות סלולריים ו טווחים בשם ב נוסחאות
שני הפניות תאים טווחי שם יכול להיות ויש להשתמש בו נוסחאות כדי להפוך את זה מהר וקל יותר לשמור על נוסחאות ועל ידי הרחבה, גליון העבודה כולו, ללא שגיאות מעודכן.
- הפניות סלולריות הן שילוב של אות העמודה ומספר השורה של תא - כגון A1, B23 ו- W987 - ומשמשות לזיהוי מיקום הנתונים בגליון עבודה.
- טווח בעל שם או שם מוגדר דומה להפניה לתא בכך שהוא משמש לזיהוי תא או טווח תאים בגליון עבודה.
התייחסות לנתונים בנוסחאות
נוסחאות משמשות ב- Excel לביצוע חישובים - כגון חיבור או חיסור.
אם מספרים בפועל נכללים בנוסחאות - כגון:
= 5 + 3
בכל פעם שהנתונים משתנים - אומרים ל -7 ו -6, יש לערוך את הנוסחה והמספרים השתנו כך שהנוסחה הופכת ל:
= 7 + 6
אם במקום זאת, הנתונים מוזנים לתאים בגליון העבודה, ניתן להשתמש בהפניות תאים - או בשמות טווח - בנוסחה במקום במספרים.
אם המספר 5 נכנס לתא 1 ו -3 לתא A2, הנוסחה הופכת ל:
= A1 + A2
כדי לעדכן את הנתונים, לשנות את התוכן של התאים A1 ו- A2, אבל הנוסחה נשארת זהה - Excel מעדכן אוטומטית את תוצאות הנוסחה.
החיסכון בזמן ובמאמץ מוגדל אם גליון העבודה מכיל נוסחאות מורכבות יותר, ואם נוסחאות מרובות מתייחסות לאותם נתונים מאחר שהנתונים צריכים להשתנות רק במיקום אחד וכל נוסחאות המפנות אליו יעודכנו.
שימוש בהתייחסויות תא או טווחי שם גם הופך את גליון העבודה שלך לבטוח יותר, שכן הוא מאפשר לך להגן על הנוסחאות משינויים מקריים, תוך השארת תאי נתונים המשתנים.
מצביע על הנתונים
תכונה נוספת של Excel ו- Google Spreadsheets היא שהם מאפשרים לך להזין הפניות תאים או שמות טווח לתוך נוסחאות באמצעות הצבעה - אשר כוללת לחיצה על תא להזין את ההפניה לתוך הנוסחה.
הצבעה מפחיתה את האפשרות של שגיאות הנגרמות על ידי הקלדה של הפניה התא הלא נכון או איות שגוי שם טווח.
השתמש בשם טווחים כדי לבחור נתונים
מתן שטח של נתונים קשורים שם יכול לעשות את זה הרבה יותר קל לבחור את הנתונים בעת ביצוע מיון או פעולות סינון.
אם גודל אזור הנתונים משתנה, טווח של שם יכול בקלות לערוך באמצעות מנהל שם .
06 מתוך 08
אין להשאיר תאים המכילים נוסחאות לא מוגנים
לאחר ההוצאות כל כך הרבה זמן מקבל נוסחאות שלהם נכונה באמצעות הפניות התא הנכון, אנשים רבים עושים את הטעות של השארת נוסחאות אלה חשופים לשינויים מקריים או מכוונת.
על ידי הצבת נתונים בתאים בגליון העבודה ולאחר מכן התייחסות לנתונים אלה נוסחאות, מאפשר התאים המכילים את הנוסחאות להיות נעול, אם יש צורך, הסיסמה מוגנת כדי לשמור עליהם בטוח.
במקביל, התאים המכילים את הנתונים ניתן להשאיר נעולים כך שינויים יכול בקלות להיות נכנסו על מנת לשמור את הגיליון האלקטרוני מעודכן.
הגנה על גיליון עבודה או חוברת עבודה היא תהליך דו-שלבי:
- ודא שהתאים הנכונים נעולים
- החל את האפשרות גיליון הגנה - ואם תרצה, הוסף סיסמה
07 מתוך 08
האם מיון הנתונים שלך
האם למיין את הנתונים לאחר שתסיים להזין אותו.
עבודה עם כמויות קטנות של נתונים לא מסודרים ב- Excel או בגליונות אלקטרוניים של Google אינה בדרך כלל בעיה, אך ככל שמספר נתונים גדל כך גם הקושי לעבוד עם זה ביעילות.
נתונים מסודרים קל יותר להבנה וניתוח פונקציות מסוימות וכלים, כגון VLOOKUP ו SUBTOTAL דורשים מיון נתונים על מנת להחזיר את התוצאות הנכונות.
כמו כן, מיון הנתונים שלך בדרכים שונות יכול להקל על זיהוי מגמות שאינן ברורות בהתחלה.
בחירת נתונים המיועדים למיון
לפני הנתונים ניתן למיין, Excel צריך לדעת את הטווח המדויק כי הוא להיות מסודר, ובדרך כלל, Excel הוא די טוב בבחירת תחומים של נתונים קשורים - כל עוד כאשר הוא היה נכנס,
- לא נותרו שורות או עמודות ריקות בתוך שטח של נתונים קשורים;
- שורות ריקות ועמודות נותרו בין אזורים של נתונים קשורים.
Excel אפילו לקבוע, באופן מדויק למדי, אם אזור הנתונים יש שמות השדות ולא לכלול שורה זו מן הרשומות כדי למיין.
עם זאת, מאפשר ל- Excel לבחור את טווח המיון יכול להיות מסוכן - במיוחד עם כמויות גדולות של נתונים שקשה לבדוק.
שימוש בשמות לבחירת נתונים
כדי לוודא שנבחרו הנתונים הנכונים, סמן את הטווח לפני תחילת המיון.
אם אותו טווח הוא להיות מסודר שוב ושוב, הגישה הטובה ביותר היא לתת לו שם.
אם שם מוגדר עבור טווח למיון, הקלד את השם בתיבה שם , או בחר אותו מהרשימה הנפתחת המשויכת ו- Excel ידגיש באופן אוטומטי את טווח הנתונים הנכון בגליון העבודה.
שורות נסתרות ועמודות ומיון
שורות נסתרות ועמודות נתונים אינן מועברות בזמן המיון, לכן יש צורך לבטל אותן לפני ביצוע המיון.
לדוגמה, אם שורה 7 מוסתרת, והיא מהווה חלק ממגוון נתונים שממוינים, היא תישאר כשורה 7 במקום לעבור למיקומה הנכון כתוצאה מהסוג.
כנ"ל לגבי עמודות של נתונים. מיון לפי שורות כולל סידור מחדש של עמודות נתונים, אך אם העמודה B מוסתרת לפני המיון, היא תישאר בתור עמודה B ולא תיבחר מחדש עם העמודות האחרות בטווח המיון.
08 מתוך 08
כל המספרים צריך להיות חנויות כמו מספרים
בעיה: ודא שכל המספרים מאוחסנים כמספרים. אם התוצאות אינן מה שציפית, העמודה עשויה להכיל מספרים המאוחסנים כטקסט ולא כמספרים. לדוגמה, מספרים שליליים המיובאים מכמה מערכות חשבונאיות או מספר שהוזנו עם 'גרש' מוביל מאוחסנים כטקסט.
כאשר אתה במהירות מיון נתונים עם AZ או ZA כפתור, דברים יכולים ללכת בצורה לא נכונה. אם יש שורה ריקה או עמודות ריקות בתוך הנתונים, חלק מהנתונים ניתן למיין, תוך התעלמות נתונים אחרים. תאר לעצמך את הבלגן יהיה לך, אם שמות ומספר הטלפון כבר לא תואם, או אם הזמנות ללכת ללקוחות הלא נכון!
הדרך הקלה ביותר להבטיח את טווח הנתונים הנכון נבחרה לפני מיון היא לתת לו שם.
ההנחה השנייה משפיעה בדיוק על מה מיין Excel. אם יש לך תא בודד שנבחר, Excel מרחיב את הבחירה כדי לבחור טווח (בדומה ללחיצה על Ctrl + Shift + 8) כשהוא מוקף בעמודה אחת ובשורות ריקות או יותר. לאחר מכן הוא בודק את השורה הראשונה בטווח שנבחר כדי לקבוע אם הוא מכיל מידע כותרת או לא.
זה המקום שבו מיון עם הכלים סרגל הכלים יכול להיות מסובך, הכותרת שלך (בהנחה שיש לך אחד) חייב לעמוד בכמה הנחיות קפדניות למדי כדי ש- Excel יזהה אותו ככותרת. לדוגמה, אם יש תאים ריקים בשורת הכותרת, Excel עשוי לחשוב שהיא אינה כותרת. כמו כן, אם שורת הכותרת מעוצבת כמו השורות האחרות בטווח הנתונים, ייתכן שהיא לא תזהה אותה. כמו כן, אם טבלת הנתונים מורכבת כולה מטקסט ושורת הכותרת אינה מכילה טקסט, Excel יהיה כמעט כל הזמן - לא יזהה את שורת הכותרת. (השורה נראית כמו שורת נתונים אחרת ל- Excel).
רק לאחר בחירת טווח וקביעת אם יש שורת הכותרת יהיה Excel לעשות את המיון בפועל. כמה אתה מרוצה מהתוצאות תלוי אם Excel יש גם את הבחירה טווח ואת שורת הכותרת הכותרת נכונה. לדוגמה, אם Excel אינו חושב שיש לך שורת כותרת, ואתה עושה זאת, אז הכותרת שלך ממוינת לגוף הנתונים; זה בדרך כלל דבר רע.
כדי לוודא שטווח הנתונים שלך מזוהה כהלכה, השתמש במקש הקיצור Ctrl + Shift + 8 כדי לראות מה בוחר ב- Excel; זה מה ימוין. אם הוא אינו תואם את הציפיות שלך, עליך לשנות את אופי הנתונים בטבלה, או שעליך לבחור את טווח הנתונים לפני שימוש בתיבת הדו-שיח מיון.
כדי לוודא שהכותרת שלך מזוהה כהלכה, השתמש בקיצור Ctrl + Shift + 8 כדי לבחור את טווח הנתונים, ולאחר מכן עיין בשורה הראשונה. אם בכותרת שלך יש תאים ריקים בין הנבחרים בשורה הראשונה או שהשורה הראשונה מעוצבת בדיוק כמו השורה השנייה, או אם יש לך יותר משורת כותרת אחת שנבחרה, אז Excel מניח שאין לך שורת כותרת כלל. כדי לתקן זאת, בצע שינויים בשורת הכותרת כדי לוודא שהיא מזוהה כהלכה על ידי Excel.
לבסוף, כל ההימורים יכולים להיות כבויים אם טבלת הנתונים שלך משתמשת בכותרות מרובות שורות. Excel מתקשה לזהות אותם. אתה מתחבר לבעיה כאשר אתה מצפה זה לכלול שורות ריקות בכותרת זו; זה פשוט לא יכול לעשות את זה באופן אוטומטי. אתה יכול, עם זאת, פשוט לבחור את כל השורות שברצונך למיין לפני לעשות את המיון. במילים אחרות, להיות ספציפי במה שאתה רוצה Excel למיין; אל תתן ל- Excel לבצע את ההנחות עבורך.
תאריכים וזמנים המאוחסנים כטקסט
אם תוצאות המיון לפי תאריך אינן מתבטאות כצפוי, הנתונים בעמודה שמכילה את מפתח המיון עשויים להכיל תאריכים או פעמים המאוחסנים כנתוני טקסט ולא כמספרים (התאריכים והשעות הם רק נתוני מספרים מעוצבים).
בתמונה לעיל, הרשומה עבור א 'פיטרסון הגיעה לתחתית הרשימה, כאשר על פי תאריך ההנפקה - 5 בנובמבר 2014 - היה צריך לרשום את הרשומה מעל הרשומה עבור א' וילסון, שגם היא יש מועד גיוס של 5 בנובמבר.
הסיבה לתוצאות הבלתי צפויות היא כי תאריך ההלוואה עבור א 'פיטרסון מאוחסן כטקסט, ולא כמספר
נתונים מעורבים ומיונים מהירים.
בעת שימוש בשיטת מיון מהירה של רשומות המכילות נתוני טקסט ומספר מעורבבים יחד, Excel ממיין את המספר ואת נתוני הטקסט בנפרד - הצבת הרשומות עם נתוני טקסט בתחתית הרשימה הממוינת.
Excel עשוי לכלול גם את כותרות העמודות בתוצאות המיון - לפרש אותן כשורה נוספת של נתוני טקסט ולא כשמות השדות של טבלת הנתונים.
מיון אזהרות - מיון תיבת דיאלוג
כפי שמוצג בתמונה שלמעלה, אם תיבת הדו-שיח מיין משמשת, אפילו למיון בעמודה אחת, Excel מציג הודעה המזהירה אותך כי היא נתקלה בנתונים המאוחסנים כטקסט ומעניקה לך את הבחירה:
מיין כל דבר שנראה כמו מספר כמספר
מיין מספרים ומספרים המאוחסנים כטקסט בנפרד
אם תבחר באפשרות הראשונה, Excel ינסה להציב את נתוני הטקסט במיקום הנכון של תוצאות המיון.
בחר את האפשרות השנייה ו- Excel ימקם את הרשומות המכילות נתוני טקסט בתחתית תוצאות המיון - בדיוק כפי שהוא עושה עם מיני מהיר.