שמור ב- Excel באמצעות מקשי קיצור

שמור מוקדם, שמור לעתים קרובות!

אתה כבר לשים הרבה עבודה לתוך גיליון אלקטרוני של Excel; אל תתנו לו לחמוק משם כי שכחת לשמור אותו! השתמש בעצות אלה כדי לשמור על בטיחות העבודה ושמירתה בפעם הבאה שתזדקק לקובץ זה.

שמור קיצור מקשים

בנוסף לשמירת קובצי Workbook באמצעות האפשרות שמור שממוקמת בתפריט 'קובץ' או בסמל 'שמירה' בסרגל הכלים 'גישה מהירה', ל- Excel יש אפשרות לשמור באמצעות מקשי קיצור במקלדת.

שילוב המפתח עבור קיצור דרך זה הוא:

Ctrl + S

• אם הקובץ נשמר קודם, מצביע העכבר ישתנה לסמל זכוכית שעה בזמן השמירה.
• אם חוברת העבודה נשמרת בפעם הראשונה, תיבת הדו-שיח שמירה בשם תפתח.

בפעם הראשונה שמור

כאשר קובץ נשמר בפעם הראשונה, יש לציין שתי פיסות מידע בתיבת הדו-שיח שמירה בשם:

• שם הקובץ (עד 255 תווים כולל רווחים).
• המיקום (תיקיה) שבו הקובץ יאוחסן.

שמור לעתים קרובות

מאז השימוש במקשי הקיצור Ctrl + S הוא כזה דרך קלה לשמור נתונים, מומלץ לשמור לעתים קרובות - לפחות כל חמש דקות - כדי למנוע אובדן נתונים במקרה של התרסקות המחשב.

הצמדת מיקומים

מאז Excel 2013, ניתן להצמיד מיקומים שנשמרו בשימוש תכוף תחת שמירה בשם .

פעולה זו שומרת על המיקום נגיש בחלק העליון של רשימת התיקיות האחרונות. אין הגבלה על מספר המיקומים שניתן להצמיד.

כדי להצמיד מיקום שמירה:

1. לחץ על קובץ> שמירה בשם.
2. בחלון שמירה בשם, הצב את סמן העכבר במיקום הרצוי תחת תיקיות אחרונות.
3. בפינה השמאלית התחתונה של המסך מופיעה תמונה אופקית קטנה של סיכת דחיפה עבור מיקום זה.
4. לחץ על הסיכה עבור מיקום זה. התמונה משתנה לתמונה אנכית של סיכת דחיפה המציינת שהמיקום מוצמד כעת לראש רשימת התיקיות האחרונות.
5. כדי לבטל הצמדה של מיקום, לחץ על תמונת הדחיפה האנכית שוב כדי לשנות אותה בחזרה לסיכה אופקי.

שמירת קבצי Excel בפורמט PDF

אחת התכונות הראשון הציג ב- Excel 2010 היתה היכולת להמיר או לשמור את קבצי הגיליון האלקטרוני של Excel בפורמט PDF.

קובץ PDF (Portable Document Format) מאפשר לאחרים להציג מסמכים ללא צורך בתוכנית המקורית - כמו Excel - המותקנת במחשב שלהם.

במקום זאת, משתמשים יכולים לפתוח את הקובץ עם תוכנית חופשית PDF Reader כגון Adobe Acrobat Reader.

קובץ PDF גם מאפשר לך לתת לאחרים להציג נתונים גיליון אלקטרוני מבלי לתת להם את ההזדמנות לשנות את זה.

שמירת גיליון העבודה הפעיל בפורמט PDF

בעת שמירת קובץ בתבנית PDF, כברירת מחדל, רק גליון העבודה הנוכחי או הפעיל - זוהי גליון העבודה על המסך - נשמר.

השלבים לשמירת גליון עבודה של Excel בתבנית PDF באמצעות האפשרות 'שמור כסוג קובץ' הם:

1. לחץ על הכרטיסייה קובץ של הסרט כדי להציג את אפשרויות התפריט הזמינות.
2. לחץ על שמירה בשם כדי לפתוח את תיבת הדו שיח שמירה בשם.
3. בחר מיקום לשמירת הקובץ תחת השורה שמור בשורה העליונה של תיבת הדו-שיח.
4. הקלד שם לקובץ תחת השורה ' שם קובץ' שבתחתית תיבת הדו-שיח.
5. לחץ על החץ למטה בסוף השורה שמור כסוג בתחתית תיבת הדו-שיח כדי לפתוח את התפריט הנפתח.
6. גלול ברשימה כדי למצוא ולחץ על האפשרות PDF (* .pdf) כדי להפוך אותה לזמינה בשורה ' שמור כסוג ' בתיבת הדו-שיח.
7. לחץ על שמור כדי לשמור את הקובץ בפורמט PDF ולסגור את תיבת הדו-שיח.

שמור דפים מרובים או כל חוברת עבודה בפורמט PDF

כאמור, אפשרות ברירת המחדל שמירה בלבד חוסכת את גליון העבודה הנוכחי בפורמט PDF.

קיימות שתי דרכים לשינוי גיליונות עבודה מרובים או חוברת עבודה שלמה בתבנית PDF:

1. כדי לשמור דפים מרובים בחוברת עבודה, סמן את הכרטיסיות של גליון העבודה לפני שמירת הקובץ. רק גיליונות אלה יישמרו בקובץ PDF.
2. כדי לשמור חוברת עבודה שלמה:
   • הדגש את כל כרטיסיות הגיליון;
   • פתח את האפשרויות בתיבת הדו-שיח שמירה בשם.

הערה : הלחצן אפשרויות מופיע רק לאחר שינוי סוג הקובץ ל- PDF (* .pdf) בתיבת הדו-שיח שמירה בשם. זה נותן לך מספר אפשרויות לגבי מה המידע והנתונים נשמר בפורמט PDF.

1. לחץ על האפשרות PDF (* .pdf) כדי להפוך את הלחצן אפשרויות להופיע בשורת שמור כסוג של תיבת הדו-שיח;
2. לחץ על הלחצן כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח אפשרויות ;
3. בחר ' חוברת עבודה שלמה' בקטע 'פרסם מה';
4. לחץ על אישור כדי לחזור לתיבת הדו-שיח שמירה בשם.