ל- Excel אין את יכולות ניהול הנתונים של תוכניות מסדי נתונים יחסיים כגון SQL Server ו- Microsoft Access. מה זה יכול לעשות, עם זאת, משמש מסד נתונים פשוט או שטוח קובץ ממלא את דרישות ניהול נתונים במצבים רבים.
ב- Excel, הנתונים מאורגנים בטבלאות באמצעות השורות והעמודות של גליון עבודה. הגרסאות האחרונות יותר של התוכנית יש תכונה טבלה , מה שמקל על כניסה, לערוך, ולטפל בנתונים .
כל פיסת מידע או מידע על נושא מסוים - כגון מספר חלק או כתובת של אדם - מאוחסנת בתא גליון עבודה נפרד ושמה שדה.
תנאי מסד נתונים: טבלה, רשומות ושדות ב- Excel
מסד נתונים הוא אוסף של מידע קשור המאוחסן בקובץ מחשב אחד או יותר באופן מאורגן.
בדרך כלל המידע או הנתונים מאורגנים בטבלאות. מסד נתונים פשוט או שטוח קובץ, כגון Excel, מחזיקה את כל המידע על נושא אחד בטבלה אחת.
מאגרי מידע יחסיים, לעומת זאת, מורכבים ממספר טבלאות עם כל טבלה המכילה מידע על נושאים שונים, אך קשורים.
המידע בטבלה מאורגן בצורה כזו שהוא יכול בקלות להיות:
- מְעוּדכָּן
- מְמוּיָן
- מְתוּקָן
- סינון או חיפוש מידע ספציפי
רשומות
בטרמינולוגיה של מסדי נתונים, רשומה מחזיקה את כל המידע או הנתונים אודות אובייקט ספציפי אחד שהוזן במסד הנתונים.
ב- Excel, רשומות מאורגנות בדרך כלל בשורות גליון עבודה עם כל תא בשורה המכילה פריט אחד של מידע או ערך.
שדות
כל פריט מידע בודד ברשומת מסד נתונים - כגון מספר טלפון או מספר רחוב - נקרא שדה .
ב- Excel, התאים היחידים של גליון עבודה משמשים כשדות, מכיוון שכל תא יכול להכיל פיסת מידע אחת על אובייקט.
שמות שדות
זה חיוני כי הנתונים ייכנסו בצורה מאורגנת לתוך מסד נתונים, כך שניתן למיין או מסונן כדי למצוא מידע ספציפי.
כדי לוודא שהנתונים מוזנים בסדר זהה לכל רשומה, כותרות נוספות לכל עמודה בטבלה. כותרות עמודות אלה נקראות כשמות שדות.
ב- Excel, השורה העליונה בטבלה מכילה את שמות השדות עבור הטבלה. שורה זו מכונה בדרך כלל שורת כותרת .
דוגמא
בתמונה שלמעלה, כל המידע שנאסף עבור תלמיד אחד מאוחסן בשורה או רשומה בודדים בטבלה. כל תלמיד, לא משנה כמה או מעט מידע נאסף יש שורה נפרדת בטבלה.
כל תא בתוך שורה הוא שדה המכיל חתיכה אחת של מידע זה. שמות השדות בשורת הכותרת מסייעים להבטיח שהנתונים יישארו מאורגנים על ידי שמירה על כל הנתונים בנושא מסוים, כגון שם או גיל, באותה עמודה עבור כל התלמידים.
כלי הנתונים של Excel
מיקרוסופט כללה מספר כלי נתונים כדי להקל על עבודה עם כמויות גדולות של נתונים המאוחסנים בטבלאות Excel כדי לעזור לשמור על זה במצב טוב.
שימוש בטופס עבור רשומות
אחד הכלים האלה שמקל על עבודה עם רשומות בודדות הוא טופס הנתונים. ניתן להשתמש בטופס כדי למצוא, לערוך, להזין או למחוק רשומות בטבלאות המכילות עד 32 שדות או עמודות.
טופס ברירת המחדל כולל רשימה של שמות שדות בסדר שבו הם מסודרים בטבלה, כדי לוודא שהרשומות מוזנות כהלכה. לצד כל שם שדה היא תיבת טקסט להזנה או לעריכה של שדות הנתונים השונים.
אמנם ניתן ליצור טפסים מותאמים אישית, יצירת ושימוש בטופס ברירת המחדל הוא הרבה יותר קל ולעתים קרובות זה כל מה שצריך.
הסר רשומות נתונים כפולות
בעיה נפוצה עם כל מסדי הנתונים היא שגיאות בנתונים. בנוסף לשגיאות כתיב פשוטות או שדות נתונים חסרים, רשומות נתונים כפולות יכולות להיות דאגה גדולה ככל שטבלת הנתונים גדלה.
נוסף על כלי הנתונים של Excel ניתן להשתמש בהם כדי להסיר רשומות כפולות אלה - או כפילויות או חלקיות.
מיון נתונים
מיון אמצעים לארגון מחדש של נתונים לפי מאפיין מסוים, כגון מיון טבלה לפי סדר אלפביתי לפי שם משפחה או כרונולוגית מהישן ביותר לקטן.
אפשרויות המיון של Excel כוללות מיון לפי שדה אחד או יותר, מיון מותאם אישית, כגון לפי תאריך או שעה, ומיון לפי שורות שמאפשרות לסדר מחדש את השדות בטבלה.