סדרה זו של טיפים מכסה שיטות שונות של מיון נתונים ב- Excel. מידע ספציפי ניתן למצוא בדפים הבאים:
- מהיר מיון על עמודה אחת באמצעות מיין & מסנן או מקשים חמים
- מיון על מספר עמודות
- מיין לפי תאריכים או זמנים
- מיין לפי ימים בשבוע, חודשים או רשימות מותאמות אישית אחרות
- מיון לפי שורות - סידור מחדש של עמודות
בחירת נתונים למיון
לפני הנתונים ניתן למיין, Excel צריך לדעת את הטווח המדויק כי הוא להיות מסודר, ובדרך כלל Excel הוא די טוב בבחירת אזורים של נתונים קשורים - כל עוד כאשר הוא הוזן,
- לא נותרו שורות או עמודות ריקות בתוך שטח של נתונים קשורים;
- שורות ריקות ועמודות נותרו בין אזורים של נתונים קשורים.
Excel אפילו לקבוע, באופן מדויק למדי, אם אזור הנתונים יש שמות השדות ולא לכלול שורה זו מן הרשומות כדי למיין.
עם זאת, מאפשר ל- Excel לבחור את טווח המיון יכול להיות מסוכן - במיוחד עם כמויות גדולות של נתונים שקשה לבדוק.
כדי לוודא שנבחרו הנתונים הנכונים, סמן את הטווח לפני תחילת המיון.
אם אותו טווח הוא להיות מסודר שוב ושוב, הגישה הטובה ביותר היא לתת לו שם .
Friday of 05
מפתח מיון וסדר מיון
המיון מחייב שימוש במפתח מיון וסדר מיון.
מפתח המיון הוא הנתונים בעמודה או בעמודות שברצונך למיין. הוא מזוהה לפי כותרת העמודה או שם השדה. בתמונה למעלה, מקשי המיון האפשריים הם מזהה סטודנטים, שם , גיל , תוכנית וחודש שהתחיל
במיון מהיר, לחיצה על תא בודד בעמודה המכילה את מפתח המיון מספיקה כדי לספר ל- Excel מהו מפתח המיון.
עבור ערכי טקסט או מספרים מספריים, שתי האפשרויות עבור סדר המיון הן עולה ויורדות .
בעת שימוש בלחצן מיין & מסנן בכרטיסייה דף הבית של הסרט, אפשרויות מיון המיון ברשימה הנפתחת ישתנו בהתאם לסוג הנתונים בטווח שנבחר.
מיון מהיר באמצעות מיון & מסנן
ב- Excel, מיון מהיר יכול להתבצע באמצעות לחצן מיון & מסנן בכרטיסייה דף הבית של הסרט .
השלבים לביצוע מיון מהיר הם:
- לחץ על תא בעמודה שמכילה את מפתח המיון
- לחץ על הכרטיסייה דף הבית של הסרט אם יש צורך
- לחץ על הלחצן מיין וסנן כדי לפתוח את התפריט הנפתח של אפשרויות המיון
- לחץ על אחת משתי האפשרויות כדי למיין בסדר עולה או יורד
- בדוק כדי לוודא שהנתונים ממוינים כהלכה
מיון נתונים באמצעות מקשים חמים של רצועת הכלים
אין שילוב קיצור מקשים בלוח המקשים למיון נתונים ב- Excel.
מה זמין הם מקשים חמים, אשר מאפשרים לך להשתמש הקשות במקום מצביע העכבר כדי לבחור את אותן אפשרויות המפורטות לעיל על הכרטיסייה דף הבית של הסרט.
- שימוש במקלדת כדי לגשת לאפשרויות הסרט תמיד מתחיל עם מקש Alt .
כדי לסדר בסדר עולה באמצעות מקשים חמים
- לחץ על תא בעמודה מפתח מיון
- לחץ על המקשים הבאים בלוח המקשים:
- אלט HSS
- את טבלת הנתונים יש למיין א 'עד ת' / הקטן ביותר עד העמודה הנבחרת
המקשים החמים מתורגמים ל:
"Alt" מפתח> "דף הבית" הכרטיסייה> "עריכת" קבוצה> "מיון & מסנן" בתפריט> "למיין הקטן ביותר לגדול" אפשרות.
כדי לסדר בסדר יורד באמצעות מקשים חמים
השלבים למיון בסדר יורד באמצעות מקשים חמים זהים לאלה הרשומים עבור מיון עולה, למעט שילוב המקשים החמים הוא:
Alt HSO המקשים החמים מתורגמים ל:
"Alt" מפתח> "דף הבית" הכרטיסייה> "עריכת" קבוצה> "מיון & סינון" בתפריט> "למיין את הגדול ביותר" אפשרות.
02 מתוך 05
מיון על מספר עמודות של נתונים ב - Excel
בנוסף לביצוע מיון מהיר המבוסס על עמודה אחת של נתונים, תכונת המיון המותאמת אישית של Excel מאפשרת לך למיין על מספר עמודות על-ידי הגדרת מפתחות מיון מרובים.
בסוגי טורים מרובים, מקשי המיון מזוהים על-ידי בחירת כותרות העמודות בתיבת הדו-שיח מיון.
כמו מיון מהיר, מפתחות המיון מוגדרים על ידי זיהוי כותרות העמודות או שמות השדות בטבלה המכילה את מפתח המיון.
מיון על מספר עמודות לדוגמה
בדוגמה שלמעלה, בצע את השלבים הבאים כדי למיין את הנתונים בטווח H2 עד L12 על שני עמודות נתונים - תחילה לפי שם ולאחר מכן לפי גיל.
- הדגש את טווח התאים למיון
- לחץ על הכרטיסייה דף הבית של הסרט .
- לחץ על הסמל מיין וסנן על הסרט כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת.
- לחץ על מיון מותאם אישית ברשימה הנפתחת כדי להציג את תיבת הדו-שיח מיון
- תחת הכותרת עמודה בתיבת הדו-שיח, בחר שם מהרשימה הנפתחת כדי למיין תחילה את הנתונים לפי העמודה שם
- האפשרות ' מיין פועל' נשארת מוגדרת לערכים - מאחר שהמיין מבוסס על הנתונים בפועל בטבלה
- תחת הכותרת סדר מיון , בחר Z אל A מהרשימה הנפתחת כדי למיין את נתוני השם בסדר יורד
- בחלק העליון של תיבת הדו-שיח, לחץ על הלחצן הוסף רמה כדי להוסיף את אפשרות המיון השנייה
- עבור מפתח המיון השני, תחת כותרת עמודה , בחר ' גיל' מהרשימה הנפתחת כדי למיין רשומות עם שמות כפולים לפי העמודה 'גיל'
- תחת כותרת סדר מיון , בחר באפשרות הגדולה ביותר לקטנה מהרשימה הנפתחת כדי למיין את נתוני הגיל בסדר יורד
- לחץ על אישור בתיבת הדו-שיח כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ולמיין את הנתונים
כתוצאה מהגדרת מפתח מיון שני, בדוגמה שלעיל, שני הרשומות בעלות ערכים זהים עבור השדה שם עודכנו בסדר יורד לפי השדה גיל , וכתוצאה מכך נרשם הסטודנט א 'וילסון בן 21 שהיה לפני כן הרשומה של א 'וילסון השני בן 19.
השורה הראשונה: כותרות עמודות או נתונים?
טווח הנתונים שנבחרו למיון בדוגמה שלמעלה כלל את כותרות העמודות מעל השורה הראשונה של הנתונים.
Excel זיהה שורה זו הכילה נתונים שונים מהנתונים בשורות הבאות, כך שהיא הניחה שהשורה הראשונה תהיה כותרות עמודות והתאימה את האפשרויות הזמינות בתיבת הדו-שיח מיון כדי לכלול אותן.
אחד הקריטריונים שבהם משתמש Excel כדי לקבוע אם השורה הראשונה מכילה כותרות עמודות הוא עיצוב. בדוגמה לעיל, הטקסט בשורה הראשונה הוא גופן שונה והוא צבע שונה מהנתונים בשאר השורות. הוא מופרד גם מן השורות מתחת לגבול עבה.
Excel משתמש הבדל כזה בקבלת הנחישות שלה על אם השורה הראשונה היא שורת כותרת, וזה די טוב מקבל את זה נכון - אבל זה לא בלתי ניתן. אם היא טועה, תיבת הדו-שיח 'מיון' מכילה תיבת סימון - הנתונים שלי כוללים כותרות - שניתן להשתמש בהם כדי לעקוף את הבחירה האוטומטית הזו.
אם השורה הראשונה אינה מכילה כותרות, Excel משתמש במכתב העמודה - כגון עמודה D או עמודה E - כבחירה באפשרות ' עמודה ' בתיבת הדו-שיח ' מיון '.
03 מתוך 05
מיון נתונים לפי תאריך או שעה ב- Excel
בנוסף למיון נתוני טקסט בסדר אלפביתי או מספרים מהגדולים לקטנים, אפשרויות המיון של Excel כוללות מיון ערכי תאריכים.
ההזמנות המיועדות לתאריכים הן:
- סדר עולה - הישן ביותר
- סדר יורד - החדש ביותר לישן
מיון מהיר לעומת מיין תיבת הדו שיח
מאחר שתאריכים ושעות הם רק נתוני מספרים מעוצבים, עבור סוגים בעמודה אחת - כגון תאריך מושאל בדוגמה שלמעלה - ניתן להשתמש בשיטת המיון המהירה.
עבור סוגים הכוללים עמודות מרובות של תאריכים או פעמים, יש להשתמש בתיבת הדו-שיח ' מיון ' - בדיוק כמו בעת מיון בעמודים מרובים של מספר או נתוני טקסט.
מיין לפי תאריך תאריך
כדי לבצע מיון מהיר לפי תאריך בסדר עולה - הישן ביותר לחדש ביותר - לדוגמה בתמונה שלמעלה, השלבים יהיו:
- הדגש את טווח התאים למיון
- לחץ על הכרטיסייה דף הבית של הסרט
- לחץ על הסמל מיין וסנן על הסרט כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת
- לחץ על האפשרות מיין לישן ביותר ברשימה האחרונה כדי למיין את הנתונים בסדר עולה
- יש לסדר את הרשומות עם התאריכים העתיקים ביותר בעמודה ' שאילתה' בראש הטבלה
תאריכים וזמנים המאוחסנים כטקסט
אם תוצאות המיון לפי תאריך אינן מתבטאות כצפוי, הנתונים בעמודה שמכילה את מפתח המיון עשויים להכיל תאריכים או פעמים המאוחסנים כנתוני טקסט ולא כמספרים (התאריכים והשעות הם רק נתוני מספרים מעוצבים).
בתמונה לעיל, הרשומה עבור א 'פיטרסון הגיעה לתחתית הרשימה, כאשר על פי תאריך ההנפקה - 5 בנובמבר 2014 - היה צריך לרשום את הרשומה מעל הרשומה עבור א' וילסון, שגם היא יש מועד גיוס של 5 בנובמבר.
הסיבה לתוצאות הבלתי צפויות היא כי תאריך ההלוואה עבור א 'פיטרסון מאוחסן כטקסט, ולא כמספר
נתונים מעורבים ומיונים מהירים
בעת שימוש בשיטת המיון המהיר, אם רשומות המכילות נתוני טקסט ומספרים מעורבבות יחד, Excel ממין את המספר ואת נתוני הטקסט בנפרד - הצבת הרשומות עם נתוני טקסט בתחתית הרשימה הממוינת.
Excel עשוי לכלול גם את כותרות העמודות בתוצאות המיון - לפרש אותן כשורה נוספת של נתוני טקסט ולא כשמות השדות של טבלת הנתונים.
מיון אזהרות - מיון תיבת דיאלוג
כפי שמוצג בתמונה שלמעלה, אם תיבת הדו-שיח מיין משמשת, אפילו למיון בעמודה אחת, Excel מציג הודעה המזהירה אותך כי היא נתקלה בנתונים המאוחסנים כטקסט ומעניקה לך את הבחירה:
- מיין כל דבר שנראה כמו מספר כמספר
- מיין מספרים ומספרים המאוחסנים כטקסט בנפרד
אם תבחר באפשרות הראשונה, Excel ינסה להציב את נתוני הטקסט במיקום הנכון של תוצאות המיון.
בחר את האפשרות השנייה ו- Excel ימקם את הרשומות המכילות נתוני טקסט בתחתית תוצאות המיון - בדיוק כפי שהוא עושה עם מיני מהיר.
04 מתוך 05
מיון נתונים לפי ימי השבוע או לפי חודשים ב- Excel
מיין לפי ימים בשבוע או חודשים של השנה, תוך שימוש באותה רשימה מובנית מותאמת אישית המשמשת את Excel כדי להוסיף ימים או חודשים לגליון עבודה באמצעות ידית המילוי .
רשימה זו מאפשרת מיון לפי ימים או חודשים בסדר כרונולוגי ולא בסדר אלפביתי.
בדוגמה שלעיל, הנתונים ממוינים לפי החודש שבו התלמידים התחילו את תוכנית הלימודים המקוונת שלהם.
כמו עם אפשרויות מיון אחרות, מיון ערכים לפי רשימה מותאמת אישית יכול להיות מוצג עולה (ראשון עד שבת / ינואר עד דצמבר) או בסדר יורד (שבת עד יום ראשון / דצמבר עד ינואר).
בתמונה לעיל, בצע את השלבים הבאים כדי למיין את הנתונים מדגם בטווח H2 עד L12 על ידי חודשים של השנה:
- הדגש את טווח התאים למיון
- לחץ על הכרטיסייה דף הבית של הסרט .
- לחץ על הסמל מיין וסנן על הסרט כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת.
- לחץ על ' מיון מותאם אישית' ברשימה הנפתחת כדי להציג את תיבת הדו-שיח ' מיון '
- תחת הכותרת עמודה בתיבת הדו-שיח, בחר ' חודש התחיל' מהרשימה הנפתחת כדי למיין את הנתונים לפי חודשי השנה
- האפשרות ' מיין פועל' נשארת מוגדרת לערכים - מאחר שהמיין מבוסס על הנתונים בפועל בטבלה
- תחת הכותרת סדר מיון , לחץ על החץ למטה לצד אפשרות ברירת המחדל א 'עד ת' כדי לפתוח את התפריט הנפתח
- בתפריט, בחר באפשרות ' רשימה מותאמת אישית' לפתיחת תיבת הדו-שיח ' רשימות מותאמות אישית '
- בחלון השמאלי של תיבת הדו-שיח, לחץ פעם אחת ברשימה: ינואר, פברואר, מרץ, אפריל ... כדי לבחור אותו
לחץ על אישור כדי לאשר את הבחירה ולחזור אל תיבת הדו-שיח מיין
הרשימה שנבחרה - ינואר, פברואר, מרץ, אפריל - תוצג תחת הכותרת סדר
לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ולמיין את הנתונים לפי חודשי השנה
הערה : כברירת מחדל, רשימות מותאמות אישית מוצגות רק בסדר עולה בתיבת הדו-שיח ' רשימות מותאמות אישית '. כדי למיין נתונים בסדר יורד ברשימה מותאמת אישית לאחר בחירת הרשימה הרצויה כך שתוצג תחת הכותרת סדר בתיבת הדו-שיח מיון :
- לחץ על החץ למטה ליד הרשימה המוצגת - כגון ינואר, פברואר, מרץ, אפריל ... כדי לפתוח את התפריט הנפתח
- בתפריט, בחר באפשרות רשימה מותאמת אישית המוצגת בסדר יורד - כגון דצמבר, נובמבר, אוקטובר, ספטמבר ...
לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ולמיין את הנתונים בסדר יורד באמצעות הרשימה המותאמת אישית
05 מתוך 05
מיין לפי שורות כדי לסדר מחדש עמודות ב- Excel
כפי שמוצג עם אפשרויות המיון הקודמות, הנתונים מסודרים בדרך כלל באמצעות כותרות עמודות או שמות שדות והתוצאה היא סידור מחדש של שורות או רשומות שלמות של נתונים.
אפשרות מיון פחות ידועה, ולכן, בשימוש פחות ב- Excel היא למיין לפי שורה, אשר יש את האפקט של סידור מחדש של סדר עמודות משמאל לימין בגליון עבודה
אחת הסיבות למיון לפי שורה היא להתאים את סדר העמודות בין טבלאות נתונים שונות. עם העמודות באותו סדר מימין לשמאל, קל יותר להשוות רשומות או להעתיק ולהעביר נתונים בין השולחנות.
התאמה אישית של סדר העמודה
לעתים רחוקות מאוד, עם זאת, הוא מקבל את העמודות בסדר הנכון משימה פשוטה בשל המגבלות של אפשרויות סדר מיון עולה ויורד עבור ערכים.
בדרך כלל, יש צורך להשתמש בסדר מיון מותאם אישית, ו- Excel כולל אפשרויות למיון לפי תא או צבע גופן או על ידי סמלי עיצוב מותנה .
אפשרויות אלה, כפי שמתואר בחלק התחתון של דף זה, הן עדיין די עבודה אינטנסיבי ולא כל כך קל לשימוש.
כנראה הדרך הקלה ביותר לספר ל- Excel את סדר העמודות היא להוסיף שורה מעל או מתחת לטבלת הנתונים המכילה את המספרים 1, 2, 3, 4 ... המציינים את סדר העמודות משמאל לימין.
מיון לפי שורות ואז הופך להיות עניין פשוט של מיון העמודות הקטן ביותר לגדול על ידי שורה המכילה את המספרים.
לאחר המיון נעשה, שורה נוספת של מספרים יכול בקלות להימחק .
מיין לפי דוגמת שורות
במדגם הנתונים המשמש לסדרה זו על אפשרויות מיון של Excel, העמודה ' מזהה תלמיד' תמיד הייתה הראשונה בצד שמאל, ולאחר מכן את השם ולאחר מכן את גיל .
במקרה זה, כפי שמוצג בתמונה שלמעלה, העמודות תוקנו מחדש כך שטור התוכנית הוא הראשון בצד שמאל ואחריו חודש התחיל , שם וכו '.
השלבים הבאים שימשו לשינוי סדר העמודה כפי שמוצג בתמונה שלמעלה:
- הוסף שורה ריקה מעל השורה המכילה את שמות השדות
- בשורה חדשה זו, הזן את המספרים הבאים משמאל לימין
עמודה H: 5, 3, 4, 1, 2 - הדגש את טווח H2 עד L13
- לחץ על הכרטיסייה דף הבית של הסרט .
- לחץ על הסמל מיין וסנן על הסרט כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת.
- לחץ על מיון מותאם אישית ברשימה הנפתחת כדי להציג את תיבת הדו-שיח מיון
- בחלק העליון של תיבת הדו-שיח, לחץ על אפשרויות לפתיחת תיבת הדו-שיח אפשרויות מיון
- בקטע 'כיוון' של תיבת דו-שיח זו, לחץ על מיין משמאל לימין כדי למיין את סדר העמודות משמאל לימין בגליון העבודה
- לחץ על אישור כדי לסגור תיבת דו-שיח זו
- עם השינוי בכיוון הדפסה, הכותרת עמודה בתיבת הדו-שיח מיון משתנה לשורה
- תחת הכותרת שורה , בחר למיין לפי שורה 2 - השורה המכילה את המספרים המותאמים אישית
- האפשרות ' מיין פועל' מוגדרת כ'ערכים '
- תחת הכותרת סדר מיון , בחר באפשרות הקטן ביותר לגדול מהרשימה הנפתחת כדי למיין את המספרים בשורה 2 בסדר עולה
- לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ולמיין את העמודות משמאל לימין על ידי המספרים בשורה 2
- סדר העמודות צריך להתחיל עם תוכנית ואחריו חודש התחיל , שם , וכו '
שימוש באפשרויות המיון המותאמות אישית של Excel לסידור מחדש של עמודות
כפי שצוין לעיל, כאשר סוגים מותאמים אישית זמינים בתיבת הדו-שיח 'מיון' ב- Excel, אפשרויות אלה אינן קלות לשימוש כשמדובר בסידור מחדש של עמודות בגליון עבודה.
אפשרויות ליצירת סדר מיון מותאם אישית הזמין בתיבת הדו-שיח מיון הן למיון הנתונים על-ידי:
ו, אלא אם כל עמודה כבר יש עיצוב ייחודי להחיל - כגון גופן צבעים או תאים שונים, עיצוב זה צריך להיות הוסיף תאים בודדים באותה שורה עבור כל עמודה להיות reordered.
לדוגמה, כדי להשתמש בצבע גופן כדי לסדר מחדש את העמודות בתמונה למעלה
- לחץ על כל שם שדה ולשנות את צבע הגופן עבור כל אחד - כגון אדום, ירוק, כחול, וכו '
- בתיבת הדו-שיח מיון, הגדר את האפשרות מיין לפי צבע גופן
- תחת סדר, הגדר ידנית את סדר השמות של שדות השמות כך שיתאימו לסדר העמודה הרצוי
- לאחר מיון, אפס את צבע הגופן עבור כל שם שדה