שלב אחר שלב בסיסי

השימוש ב- Excel אינו קשה כפי שהוא נראה

Excel הוא אלקטרוני progam גיליון אלקטרוני (aka תוכנה ) המשמש לאחסון, ארגון ומניפולציה נתונים.

הנתונים מאוחסנים בתאים בודדים המאורגנים בדרך כלל בסדרה של עמודות ושורות בגליון עבודה. אוסף זה של עמודות ושורות מכונה טבלה. לוחות משתמשים בכותרות בשורה העליונה ובצד שמאל של הטבלה כדי לזהות את הנתונים המאוחסנים בטבלה.

Excel יכול גם לבצע חישובים על הנתונים באמצעות נוסחאות . וכדי לסייע בקל למצוא ולקרוא את המידע בגליון עבודה, ל- Excel יש מספר תכונות עיצוב שניתן להחיל על תאים בודדים, על שורות ועמודות, או על טבלאות נתונים שלמות.

מאחר שכל גליון עבודה בגרסאות האחרונות של Excel מכיל מיליארדי תאים לגליון עבודה, לכל תא יש כתובת הידועה כנקודת התייחסות לתא, כך שניתן יהיה להפנות אותה בנוסחאות, תרשימים ותכונות אחרות של התוכנית.

הדרכה זו מכסה את השלבים הדרושים ליצירת ועיצוב גיליון אלקטרוני בסיסי המכיל את טבלת הנתונים, הנוסחאות והעיצוב הנראים בתמונה למעלה.

הנושאים הכלולים במדריך זה הם:

• הזנת הנתונים לטבלה
• הרחבת עמודות גליון עבודה בודדות
• הוסף את התאריך הנוכחי ואת טווח שם לגליון העבודה
• הוספת נוסחת הניכוי
• הוספת נוסחת שכר נטו
• העתקת נוסחאות עם ידית מילוי
• הוספת עיצוב מספר לנתונים
• הוספת עיצוב תאים

01 מתוך 08

הפעלת טבלת הנתונים

הזנת נתונים לתאי גליון עבודה היא תמיד תהליך בן שלושה שלבים.

השלבים הבאים הם:

1. לחץ על התא שבו אתה רוצה את הנתונים ללכת.
2. הקלד את הנתונים בתא.
3. הקש על המקש Enter במקלדת או לחץ על תא אחר עם העכבר.

כאמור, כל תא בגליון עבודה מזוהה על ידי כתובת או התייחסות לתא , אשר מורכב ממכתב העמודה ומספר השורה שמצטלבים במיקום התא.

בעת כתיבת הפניה לתא, אות המספרים תמיד כתובה תחילה ואחריה מספר השורה - כגון A5, C3 או D9.

בעת הזנת הנתונים עבור ערכת לימוד זו, חשוב להזין את הנתונים בתאי גליון העבודה הנכונים. נוסחאות שהוכנסו בשלבים הבאים נעזרו בהפניות התא של הנתונים שהוזנו כעת.

הזנת נתוני המדריך

1. כדי לעקוב אחר ערכת לימוד זו, השתמש בהפניות התא של הנתונים שנראים בתמונה למעלה כדי להזין את כל הנתונים בגליון עבודה ריק של Excel.

02 מתוך 08

הרחבת עמודות ב- Excel

כברירת מחדל, רוחב התא מאפשר רק שמונה תווים מכל הזנת נתונים שתוצג לפני שהנתונים נשפכים לתא הבא מימין.

אם התא או התאים שמימין ריקים, הנתונים שהוזנו מוצגים בגליון העבודה, כפי שמוצג עם כותרת גליון העבודה חישובים ניכוי עבור עובדים שנכנסו לתא A1.

אם התא מימין מכיל נתונים עם זאת, התוכן של התא הראשון מקוצצים שמונה תווים הראשונים.

כמה תאים של נתונים נכנסו בשלב הקודם, כגון התווית ניכוי שיעור: נכנס לתא B3 ו Thompson א נכנסו לתא A8 מקוצצים כי התאים בצד ימין מכיל נתונים.

כדי לתקן בעיה זו כדי שהנתונים יהיו גלויים לגמרי, יש להרחיב את העמודות המכילות נתונים אלה.

כמו בכל תוכניות Microsoft, קיימות דרכים רבות להרחבת העמודות . השלבים הבאים מכסים כיצד להרחיב עמודות באמצעות העכבר.

הרחבת עמודות גליון עבודה בודדות

1. הצב את מצביע העכבר על הקו שבין העמודות A ו- B בכותרת העמודה .
2. המצביע ישתנה לחץ דו-ראשי.
3. לחץ לחיצה ממושכת על לחצן העכבר השמאלי וגרור את החץ בעל הכפתור הדו-צדדי ימינה כדי להרחיב את העמודה A עד שכל הערך Thompson A. גלוי.
4. הרחב עמודות אחרות להצגת נתונים לפי הצורך.

רוחב עמודות וגיליונות עבודה

מאחר שכותרת גליון העבודה ארוכה כל כך בהשוואה לתוויות האחרות בעמודה A, אם העמודה הורחבה כך שתציג את הכותרת כולה בתא A1, גליון העבודה לא ייראה מוזר, אך הוא יקשה על השימוש בגליון העבודה בגלל את הפערים בין התוויות בצד שמאל ואת שאר עמודות הנתונים.

כמו אין ערכים אחרים בשורה 1, זה לא נכון להשאיר את הכותרת כפי שהוא - נשפך לתוך התאים ימינה. לחלופין, ל- Excel יש תכונה הנקראת מיזוג ומרכז אשר ישמשו בשלב מאוחר יותר כדי למרכז במהירות את הכותרת מעל טבלת הנתונים.

03 מתוך 08

הוספת תאריך וטווח טווח

סקירה של פונקציית תאריך

זה נורמלי להוסיף את התאריך לגיליון אלקטרוני - לעתים קרובות מאוד כדי לציין מתי הסדין עודכן לאחרונה.

ל- Excel יש מספר פונקציות תאריך אשר מקלות על הזנת התאריך בגליון עבודה.

הפונקציות הן רק נוסחאות מובנות ב- Excel כדי להקל על ביצוע משימות נפוצות - כגון הוספת התאריך לגליון עבודה.

הפונקציה TODAY קלה לשימוש מכיוון שאין לה טיעונים - כלומר נתונים שיש לספק לפונקציה כדי שהיא תעבוד.

הפונקציה TODAY היא גם אחת הפונקציות הנדיעות של Excel, מה שאומר שהיא מעדכנת את עצמה בכל פעם מחדש - וזה בדרך כלל פעם את גליון העבודה נפתח.

הוספת התאריך עם הפונקציה TODAY

השלבים הבאים יוסיפו את הפונקציה TODAY לתא C2 של גליון העבודה.

1. לחץ על תא C2 כדי להפוך אותו לתא פעיל
2. לחץ על הכרטיסייה נוסחאות של הסרט
3. לחץ על האפשרות תאריך ושעה על הסרט כדי לפתוח את רשימת פונקציות התאריך
4. לחץ על הפונקציה Today כדי להציג את תיבת הדו-שיח של הפונקציה
5. לחץ על אישור בתיבת הדו-שיח כדי להזין את הפונקציה ולחזור לגליון העבודה
6. יש להוסיף את התאריך הנוכחי לתא C2

ראה ###### סמלים במקום התאריך

אם שורה של סמלים תג תג מופיעים בתא C2 במקום התאריך לאחר הוספת הפונקציה TODAY לתא זה, זה בגלל התא אינו מספיק רחב כדי להציג את הנתונים מעוצב.

כפי שצוין קודם לכן, מספרים unformatted או נתוני טקסט נשפך לתאים ריקים ימינה אם הוא רחב מדי עבור התא. נתונים שעוצבו כסוג מסוים של מספר - כגון מטבע, תאריכים או שעה, אינם נשפכים לתא הבא אם הם רחבים יותר מהתא שבו הם נמצאים. במקום זאת, הם מציגים את השגיאה ######.

כדי לתקן את הבעיה, הרחב את העמודה C באמצעות השיטה המתוארת בשלב הקודם של ערכת הלימוד.

הוספת טווח בשם

טווח שם נוצר כאשר אחד או יותר מהתאים מקבלים שם כדי להקל על הזיהוי. טווחים נמדדים יכולים לשמש כתחליף להתייחסות תאים כאשר משתמשים בפונקציות, נוסחאות ותרשימים.

הדרך הקלה ביותר ליצור טווחי שם היא להשתמש בתיבה שם הממוקם בפינה השמאלית העליונה של גליון העבודה מעל מספרי השורות.

במדריך זה, שיעור שם יינתן לתא C6 כדי לזהות את שיעור הניכוי החלים על שכרו של העובד. טווח השם ישתמש בנוסחת הניכוי שיתווספה לתאים C6 עד C9 בגליון העבודה.

1. בחר תא C6 בגליון העבודה
2. סוג "שיעור" (ללא מרכאות) בתיבה שם ולחץ על מקש Enter במקלדת
3. תא C6 עכשיו יש את השם של "שיעור"

שם זה ישמש לפישוט יצירת נוסחאות הניכויים בשלב הבא של המדריך.

04 מתוך 08

הזנת נוסחת הניכויים של העובד

סקירה כללית של Excel

נוסחאות Excel מאפשרות לך לבצע חישובים על נתוני מספר שהוכנסו לגליון עבודה .

נוסחאות Excel ניתן להשתמש עבור crunching מספר בסיסי, כגון חיבור או חיסור, כמו גם חישובים מורכבים יותר, כגון מציאת הממוצע של התלמיד על תוצאות הבדיקה, וחישוב תשלומי המשכנתא.

• נוסחאות ב- Excel תמיד מתחילות בסימן השווה ( = )
• הסימן השווה מוקלד תמיד לתא שבו ברצונך שהתשובה תופיע
• הנוסחה הושלמה על ידי לחיצה על מקש Enter במקלדת

באמצעות הפניות Cell נוסחאות

דרך נפוצה ליצירת נוסחאות ב- Excel כוללת הזנת נתוני הנוסחה לתאי גליון עבודה ולאחר מכן שימוש בפניות התא עבור הנתונים בנוסחה, במקום בנתונים עצמם.

היתרון העיקרי של גישה זו הוא שאם מאוחר יותר יהיה צורך לשנות את הנתונים , זה פשוט עניין של החלפת הנתונים בתאים ולא לשכתב את הנוסחה.

תוצאות הנוסחה יעודכנו אוטומטית לאחר שינוי הנתונים.

שימוש בשם טווחים נוסחאות

חלופה להפניות תאים היא טווחי שם - כגון טווח הטווח שנוצרו בשלב הקודם.

ב נוסחה, טווח טווח פונקציה זהה התייחסות התא אבל זה משמש בדרך כלל ערכים המשמשים מספר פעמים נוסחאות שונות - כגון שיעור ניכוי עבור פנסיה או יתרונות בריאותיים, שיעור מס, או מדעי קבוע - בעוד שהפניות תאים הן מעשיות יותר בנוסחאות המתייחסות לנתונים ספציפיים רק פעם אחת.

בשלבים הבאים, הן הפניות תאים והן טווח שם משמשים ליצירת נוסחאות.

הזנת נוסחת הניכויים של העובד

הנוסחה הראשונה שנוצרה בתא C6 תכפיל את השכר ברוטו של העובד ב 'סמית על ידי שיעור הניכוי בתא C3.

הנוסחה המוגמרת בתא C6 תהיה:

= B6 * שיעור

באמצעות הצבעה כדי להזין את הנוסחה

למרות שניתן פשוט להקליד את הנוסחה לעיל לתוך תא C6 ויש להם את התשובה הנכונה מופיעים, עדיף להשתמש בהצבעה כדי להוסיף את הפניות התא נוסחאות על מנת למזער את האפשרות של שגיאות שנוצרו על ידי הקלדת התייחסות התא הלא נכון.

הצבעה כרוכה לחיצה על התא המכיל את הנתונים עם מצביע העכבר כדי להוסיף את הפניה התא או שם טווח לנוסחה.

1. לחץ על תא C6 כדי להפוך אותו לתא פעיל
2. הקלד את הסימן השווה ( = ) לתא C6 כדי להתחיל את הנוסחה
3. לחץ על תא B6 עם מצביע העכבר כדי להוסיף את הפניה התא לנוסחה לאחר סימן שווה
4. הקלד את סמל הכפל ( * ) בתא C6 לאחר הפניה לתא
5. לחץ על תא C3 עם מצביע העכבר כדי להוסיף את טווח טווח בשם הנוסחה
6. לחץ על המקש Enter במקלדת כדי להשלים את הנוסחה
7. התשובה 2747.34 צריכה להיות נוכחת בתא C6
8. למרות שהתשובה לנוסחה מוצגת בתא C6, לחיצה על תא זה תציג את הנוסחה = B6 * שיעור בסרגל הנוסחה מעל גליון העבודה

05 מתוך 08

הזנת נוסחת שכר נטו

הזנת נוסחת שכר נטו

נוסחה זו נוצרת בתא D6 ומחשבת משכורת נטו של העובד על ידי ניכוי סכום הניכוי המחושב בנוסחה הראשונה משכר ברוטו .

הנוסחה המוגמרת בתא D6 תהיה:

= B6 - C6

1. לחץ על תא D6 כדי להפוך אותו לתא פעיל
2. הקלד את הסימן השווה ( = ) לתא D6
3. לחץ על תא B6 עם מצביע העכבר כדי להוסיף את הפניה התא לנוסחה לאחר סימן שווה
4. הקלד סימן מינוס ( - ) בתא D6 לאחר הפניה לתא
5. לחץ על תא C6 עם מצביע העכבר לאותה התייחסות התא לנוסחה
6. לחץ על המקש Enter במקלדת כדי להשלים את הנוסחה
7. התשובה 43,041.66 צריך להיות נוכח בתא D6
8. כדי לראות את הנוסחה בתא D6, לחץ על תא זה כדי להציג את הנוסחה = B6 - C6 בסרגל הנוסחה

התייחסות תא התייחסות יחסית והעתקת נוסחאות

עד כה, נוסחי הניכויים ומשכורת נטו נוספו לתא אחד בלבד בגליון העבודה - C6 ו- D6 בהתאמה.

כתוצאה מכך, גליון העבודה הושלם רק עבור עובד אחד בלבד - ב 'סמית'.

במקום לעבור את המשימה זמן רב של יצירה מחדש של כל נוסחה עבור העובדים האחרים, Excel מאפשר, בנסיבות מסוימות, נוסחאות להעתיק תאים אחרים.

נסיבות אלה כוללות לרוב את השימוש בסוג ספציפי של הפניה לתא - המכונה התייחסות תאית יחסית - בנוסחאות.

הפניות התאים שהוכנסו לנוסחאות בשלבים הקודמים היו הפניות תאיות יחסית, והן סוג ברירת המחדל של הפניה לתא ב- Excel, על מנת להפוך את נוסחאות ההעתקה לפשטות ככל האפשר.

השלב הבא במדריך משתמש ב- Fill Handle כדי להעתיק את שתי הנוסחאות לשורות הבאות כדי להשלים את טבלת הנתונים עבור כל העובדים.

06 מתוך 08

העתקת נוסחאות עם ידית מילוי

מלא סקירה סקירה

ידית המילוי היא נקודה שחורה קטנה או ריבוע בפינה הימנית התחתונה של התא הפעיל .

ידית המילוי כוללת מספר שימושים, כולל העתקת תוכן התא לתאים סמוכים. מילוי תאים עם סדרה של מספרים או תוויות טקסט, ואת נוסחאות העתקה.

בשלב זה של המדריך, ידית המילוי תשמש להעתקה של נוסחי הניכוי ושל שכר נטו מהתאים C6 ו- D6 ועד לתאים C9 ו- D9.

העתקת נוסחאות עם ידית מילוי

1. הדגשת תאים B6 ו C6 בגליון העבודה
2. מניחים את מצביע העכבר מעל הריבוע השחור בפינה הימנית התחתונה של התא D6 - המצביע ישתנה לסימן פלוס "+"
3. לחץ לחיצה ממושכת על לחצן העכבר השמאלי וגרור את ידית המילוי למטה לתא C9
4. לשחרר את לחצן העכבר - תאים C7 ל C9 צריך להכיל את התוצאות של נוסחה ניכוי ותאים D7 ל D9 הנוסחה שכר נטו

07 מתוך 08

יישום מספר עיצוב ב- Excel

סקירה על עיצוב מספר Excel

עיצוב מספר מתייחס לתוספת של סמלי מטבעות, סמנים עשרוניים, סימני אחוזים וסמלים אחרים המסייעים לזהות את סוג הנתונים הקיימים בתא ולהקל על הקריאה.

הוספת סמל אחוז

1. בחר בתא C3 כדי להדגיש אותו
2. לחץ על הכרטיסייה דף הבית של הסרט
3. לחץ על האפשרות General כדי לפתוח את התפריט הנפתח ' תבנית מספר'
4. בתפריט, לחץ על האפשרות אחוז כדי לשנות את הפורמט של הערך בתא C3 מ 0.06 ל -6%

הוספת סמל המטבע

1. בחר בתאים D6 עד D9 כדי להדגיש אותם
2. בכרטיסייה דף הבית של הסרט, לחץ על האפשרות General כדי לפתוח את התפריט הנפתח ' תבנית מספר'
3. לחץ על המטבע בתפריט כדי לשנות את העיצוב של הערכים בתאים D6 עד D9 למטבע עם שתי ספרות אחרי הנקודה העשרונית

08 מתוך 08

החלת עיצוב התא ב - Excel

סקירה על עיצוב תאים

עיצוב תאים מתייחס לאפשרויות עיצוב - כגון החלת עיצוב מודגש על טקסט או על מספרים, שינוי יישור נתונים, הוספת גבולות לתאים או שימוש בתכונה מיזוג ומרכז כדי לשנות את מראה הנתונים בתא.

במדריך זה, פורמטים של תאים שהוזכרו לעיל יחולו על תאים ספציפיים בגליון העבודה, כך שהוא יתאים את גליון העבודה סיים הציג בעמוד 1 של המדריך.

הוספת עיצוב מודגש

1. בחר תא A1 כדי להדגיש אותו.
2. לחץ על הכרטיסייה דף הבית של הסרט .
3. לחץ על אפשרות העיצוב מודגש כפי שצוין בתמונה לעיל כדי מודגש את הנתונים בתא A1.
4. חזור על רצף השלבים לעיל כדי מודגש את הנתונים בתאים A5 ל D5.

שינוי מערך יישור נתונים

שלב זה ישנה את היישור השמאלי השמאלי של מספר תאים למרכז יישור

1. בחר בתא C3 כדי להדגיש אותו.
2. לחץ על הכרטיסייה דף הבית של הסרט.
3. לחץ על האפשרות יישור מרכז כפי שזוהה בתמונה לעיל כדי למרכז את הנתונים בתא C3.
4. חזור על רצף השלבים לעיל למרכז ליישר את הנתונים בתאים A5 ל D5.

מיזוג תאים מרכזיים

מיזוג מרכז אפשרות משלב מספר שנבחרו לתוך תא אחד ומרכז את הזנת הנתונים השמאלי ביותר בתא על פני התא הממוזג החדש. שלב זה ימזג ומרכז את כותרת גליון העבודה - חישובים לניכוי עבור עובדים ,

1. בחר בתאים A1 עד D1 כדי להדגיש אותם.
2. לחץ על הכרטיסייה דף הבית של הסרט.
3. לחץ על האפשרות מיזוג & מרכז כפי שזוהה בתמונה לעיל כדי למזג תאים A1 ל D1 ומרכז את הכותרת על פני תאים אלה.

הוספת גבולות תחתון לתאים

שלב זה יוסיף גבולות תחתונים לתאים המכילים נתונים בשורות 1, 5 ו -9

1. בחר את התא הממוזג A1 ל- D1 כדי להדגיש אותו.
2. לחץ על הכרטיסייה דף הבית של הסרט.
3. לחץ על החץ למטה שליד האפשרות ' גבול' כפי שזוהה בתמונה למעלה כדי לפתוח את התפריט הנפתח של הגבולות.
4. לחץ על האפשרות ' גבול תחתון' בתפריט כדי להוסיף גבול לתחתית התא הממוזג.
5. חזור על רצף השלבים לעיל כדי להוסיף גבול תחתון לתאים A5 ל D5 לתאים A9 ל D9.