טופס הזנת נתונים של Excel

הוראות שלב אחר שלב להזנת נתונים

באמצעות מובנה של Excel בטופס הזנת נתונים היא דרך מהירה וקלה להזין נתונים למסד נתונים של Excel.

השימוש בטופס מאפשר לך:

• הפעל טבלת מסד נתונים חדשה או כדי להוסיף רשומות חדשות למערכת קיימת
• לגלול רשומות נתונים אחד בכל פעם
• לחפש רשומות המכילות מידע ספציפי
• לערוך או למחוק רשומות בודדות לפי הצורך

על הוספת סמל טופס הזנת נתונים לסרגל הכלים גישה מהירה

טופס הזנת הנתונים הוא אחד מכלי הנתונים המובנים של Excel. כדי להשתמש בו כל שעליך לעשות הוא לספק את כותרות העמודות לשמש במסד הנתונים שלך, לחץ על סמל טופס, ו- Excel יעשה את השאר.

כדי לעשות דברים מאתגרים יותר, עם זאת, מאז Excel 2007, מיקרוסופט בחרה שלא לכלול את סמל טופס על הסרט.

הצעד הראשון לשימוש בטופס הזנת הנתונים הוא הוספת סמל הטופס לסרגל הכלים 'גישה מהירה' כדי שנוכל להשתמש בו.

זוהי פעולה חד פעמית. לאחר הוספה, הסמל 'טופס' נשאר זמין בסרגל הכלים 'גישה מהירה'.

מציאת טופס טופס הזנת נתונים

סרגל הכלים 'גישה מהירה' משמש לאחסון קיצורי דרך לתכונות שבהן נעשה שימוש תכוף ב- Excel. זה גם שם ניתן להוסיף את קיצורי הדרך לתכונות של Excel שאינן זמינות על הסרט.

אחת התכונות הללו היא טופס הזנת נתונים.

טופס הנתונים הוא דרך מהירה וקלה להוספת נתונים לטבלת מסד נתונים של Excel.

מסיבה כלשהי, עם זאת, מיקרוסופט בחרה לא להוסיף את הטופס לאחד הכרטיסיות של הסרט החל ב- Excel 2007.

להלן מספר צעדים שיוצגו בפניך כיצד להוסיף את סמל הטופס לסרגל הכלים 'גישה מהירה'.

הוסף את טופס הנתונים לסרגל הכלים 'גישה מהירה'

1. לחץ על החץ למטה בסוף סרגל הכלים 'גישה מהירה' כדי לפתוח את התפריט הנפתח.
2. בחר באפשרות פקודות נוספות מהרשימה כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח התאמה אישית של סרגל הכלים ' גישה מהירה ' .
3. לחץ על החץ למטה בסוף פקודות בחר מתוך שורה כדי לפתוח את התפריט הנפתח.
4. בחר את כל הפקודות מהרשימה כדי לראות את כל הפקודות הזמינות ב- Excel 2007 בחלונית השמאלית.
5. גלול ברשימה האלפביתית הזו כדי למצוא את הפקודה Form .
6. לחץ על הלחצן ' הוסף' בין חלוניות הפקודה כדי להוסיף את הפקודה 'טופס' לסרגל הכלים 'גישה מהירה'.
7. לחץ על אישור .

לחצן 'טופס' אמור כעת להתווסף לסרגל הכלים 'גישה מהירה'.

הוספת שמות שדות מסד הנתונים

כאמור, כל מה שאנחנו צריכים לעשות כדי להשתמש בטופס הזנת נתונים ב- Excel הוא לספק את כותרות העמודות או שמות השדות כדי לשמש באתר שלנו.

הדרך הקלה ביותר להוסיף את שמות השדות לטופס היא להקליד אותם לתאים בגליון העבודה שלך. ניתן לכלול עד 32 שמות שדות בטופס.

הזן את הכותרות הבאות בתאים A1 עד E1:

תעודת סטודנט
שם משפחה
התחלתי
גיל
תכנית

פתיחת טופס הזנת הנתונים

פתיחת טופס הזנת הנתונים

1. לחץ על התא A2 כדי להפוך אותו לתא פעיל .
2. לחץ על סמל הטופס שנוסף לסרגל הכלים 'גישה מהירה' בעמוד 2.
3. לחיצה על סמל הטופס תביא תיבת הודעה מ- Excel המכילה מספר אפשרויות הקשורות להוספת כותרות לטופס.
4. מאז אנחנו כבר הקלדת את שמות השדות שאנחנו רוצים להשתמש כמו כותרות כל מה שאנחנו צריכים לעשות הוא לחץ על אישור בתיבת ההודעה.
5. הטופס המכיל את כל שמות השדות יופיע על המסך.

הוספת רשומות נתונים באמצעות הטופס

הוספת רשומות נתונים באמצעות הטופס

לאחר הכותרות נתונים נוספו טופס הוספת רשומות למסד הנתונים הוא פשוט עניין של הקלדת הנתונים בסדר הנכון לשדות הטופס.

רשומות לדוגמה

הוסף את הרשומות הבאות למסד הנתונים על ידי הזנת הנתונים לשדות הטופס ליד הכותרות הנכונות. לחץ על כפתור חדש לאחר הזנת הרשומה הראשונה כדי לנקות את השדות עבור הרשומה השנייה.

1. סטודנט : SA267-567
   שם משפחה : ג 'ונס
   ראשוני : ב.
   גיל : 21
   תוכנית : שפות
   
   סטודנט : SA267-211
   שם משפחה : ויליאמס
   ראשוני : J.
   גיל : 19
   תכנית : מדע

טיפ: בעת הזנת נתונים הדומים מאוד למספרי הזיהוי של התלמיד (רק המספרים לאחר המקף שונים) השתמש בהעתקה והדבקה כדי להאיץ ולפשט את הזנת הנתונים.

כדי להוסיף את הרשומות הנותרות למסד הנתונים של המדריך, השתמש בטופס כדי להזין את שאר הנתונים שנמצאו בתמונה למעלה בתאים A4 עד E11.

הוספת רשומות נתונים בטופס (con't)

כדי להוסיף את הרשומות הנותרות למסד הנתונים של המדריך, השתמש בטופס כדי להזין את שאר הנתונים שנמצאו בתמונה כאן בתאים A4 עד E11.

שימוש בכלי הנתונים של הטופס

בעיה רצינית עם מסד נתונים היא שמירה על שלמות הנתונים כאשר הקובץ גדל בגודל. זה דורש:

• תיקון שגיאות נתונים או עדכון רשומות בודדות.
• מחיקת רשומות מיושנות או כפולות.

טופס הזנת הנתונים מכיל מספר כלים בצד ימין, המאפשרים לאתר ולתקן רשומות ממסד הנתונים.

כלים אלה הם:

• מצא את הקודם ו - הבא לחצנים - אלה מאפשרים לך לגלול קדימה ואחורה דרך רישום מסד נתונים אחד בכל פעם.
• לחצן מחק - זה משמש למחיקת רשומות ממסד הנתונים.
• לחצן שחזור - לחצן זה יכול לשמש לביטול שינויים ברשומה הנמצאת בעריכה. מדי פעם, אנחנו עושים את השינויים הלא נכונים לרשומה או אפילו לערוך את הרשומה הלא נכונה לחלוטין. אם כן, ניתן להשתמש בלחצן השחזור כדי לבטל את השינויים.
• הערה: הלחצן 'שחזור' פועל רק כל עוד קיים רישום בטופס. ברגע שאתה ניגש לרשומה אחרת או סוגר את הטופס, לחצן השחזור הופך לבלתי פעיל.
• הלחצן ' קריטריונים' מאפשר לך לחפש במסד הנתונים עבור רשומות המבוססות על קריטריונים ספציפיים, כגון שם, גיל או תוכנית. דוגמה לשימוש בלחצן 'קריטריונים' כלולה בשלב הבא של ערכת הלימוד.

חיפוש רשומות באמצעות שם שדה אחד

הלחצן 'קריטריונים' מאפשר לך לחפש במסד הנתונים של רשומות באמצעות שם שדה אחד או יותר, כגון שם, גיל או תוכנית.

חיפוש רשומות באמצעות שם שדה אחד

1. לחץ על כפתור הקריטריונים בטופס.
2. לחיצה על הלחצן קריטריונים מנקה את כל שדות הטופס, אך אינה מסירה נתונים ממסד הנתונים.
3. לחץ על שדה התוכנית ואת סוג האמנויות כפי שאנחנו רוצים לחפש את כל התלמידים נרשמו בתוכנית אומנויות במכללה.
4. לחץ על הלחצן הבא . את הרשומה עבור H. תומפסון צריך להופיע בצורת כפי שהיא נרשמת בתוכנית אומנויות.
5. לחץ על כפתור הבא לאתר השני והשלישי את הרשומות עבור ג 'גרהם ו W הנדרסון צריך להופיע אחד אחרי השני כפי שהם נרשמים גם בתוכנית אומנויות.

השלב הבא של הדרכה זו כולל דוגמה לחיפוש רשומות התואמות קריטריונים מרובים.

חיפוש רשומות באמצעות שמות שדות מרובים

בדוגמה זו נחפש את כל התלמידים בגילאים 18 ו נרשם בתוכנית אומנויות במכללה. רק הרשומות התואמות את שני הקריטריונים יוצגו בטופס.

1. לחץ על הלחצן קריטריונים בטופס.
2. לחץ על שדה הגיל וסוג 18.
3. לחץ על השדה Program והקלד Arts.
4. לחץ על הלחצן הבא . את הרשומה עבור H תומפסון צריך להופיע בצורת מאז שהיא גם בת 18 ו נרשם בתוכנית אומנויות.
5. לחץ על הלחצן הבא לאתר הבא ואת הרשומה עבור ג 'רהם ג' ים צריך להופיע כי גם הוא גם בן 18 ו נרשם בתוכנית אומנויות.
6. לחץ על הלחצן הבא הבא והרשומה עבור ג 'ר ג' ים עדיין צריך להיות גלוי שכן אין רשומות אחרות התואמות את שני הקריטריונים.

את הרשומה של W. הנדרסון לא צריך להיות מוצג בדוגמה זו כי, למרות שהוא נרשם בתוכנית אומנויות, הוא לא בן 18 ולכן הוא אינו תואם את שני קריטריוני החיפוש.