כיצד ליצור רשימה למטה ב - Excel - -

אפשרויות אימות הנתונים של Excel כוללות יצירת רשימה נפתחת המגבילה את הנתונים שניתן להזין בתא מסוים לרשימה מוגדרת מראש של רשומות.

כאשר הרשימה הנפתחת מתווספת לתא, יוצג לידו חץ. לחיצה על החץ תפתח את הרשימה ותאפשר לך לבחור אחד מפריטי הרשימה כדי להיכנס לתא.

ניתן להשתמש בנתונים המשמשים ברשימה:

• על אותה גליון עבודה כמו ברשימה
• על גליון עבודה שונה באותו חוברת עבודה
• בחוברת עבודה אחרת

ערכת לימוד: שימוש בנתונים המאוחסנים בחוברת עבודה אחרת

במדריך זה, ניצור רשימה נפתחת באמצעות רשימה של רשומות הנמצאות בחוברת עבודה אחרת.

יתרונות השימוש ברשימת רשומות הנמצאת בחוברת עבודה אחרת כוללים ריכוז נתוני רשימה, אם משתמשים בהם על ידי משתמשים מרובים ומגינים על הנתונים מפני שינוי מקרי או מכוון.

הערה: כאשר נתוני הרשימה מאוחסנים בחוברת עבודה נפרדת, על שני חוברות העבודה להיות פתוחות כדי שהרשימה תפעל.

בעקבות השלבים בנושאי ההדרכה שבהמשך, אתה עובר ביצירה, שימוש ושינוי של הרשימה הנפתחת הדומה לזו שנראית בתמונה למעלה.

עם זאת, הנחיות הדרכה אלה אינן כוללות פעולות עיצוב לגליונות העבודה.

זה לא יפריע להשלים את ערכת הלימוד. גליון העבודה שלך ייראה שונה מהדוגמה בעמוד 1, אך הרשימה הנפתחת תיתן לך את אותן התוצאות.

נושאי הדרכה

• פתיחת קבצים ושמירת נתוני הדרכה
• יצירת שני טווחים בשם
• פתיחת תיבת הדו-שיח 'אימות תיקוף נתונים'
• הזנת מקור הנתונים והשלמת הרשימה הנפתחת
• שינוי פריטי הרשימה
• אפשרויות להגנה על הרשימה הנפתחת

01 of 06

הזנת נתוני המדריך

פתיחת שני חוברות עבודה של Excel

כאמור, עבור מערך הדרכה זה, הנתונים עבור הרשימה הנפתחת יופיעו בחוברת עבודה אחרת מהרשימה הנפתחת.

לקבלת הדרכה זו בצע את השלבים הבאים:

1. פתח שתי חוברות עבודה ריקות של Excel
2. שמור חוברת עבודה אחת עם השם data-source.xlsx - חוברת עבודה זו תכיל את הנתונים עבור הרשימה הנפתחת
3. שמור את חוברת העבודה השנייה עם השם drop-down-list.xlsx - חוברת עבודה זו תכיל את הרשימה הנפתחת
4. השאר את שתי חוברות העבודה פתוחות לאחר שמירה.

הזנת נתוני המדריך

1. הזן את הנתונים שלהלן לתאים A1 עד A4 של חוברת העבודה data-source.xlsx כפי שמוצג בתמונה למעלה.
2. A1 - זנגוויל A2 - לימון A3 - שיבולת שועל צימוק A4 - צ 'יפס שוקולד
3. שמור את חוברת העבודה והשאיר אותה פתוחה
4. הזן את הנתונים הבאים לתאים B1 של חוברת העבודה drop-down-list.xlsx .
5. B1 - סוג קובץ Cookie:
6. שמור את חוברת העבודה והשאיר אותה פתוחה
7. הרשימה הנפתחת תתווסף לתא C1 של חוברת עבודה זו

02 מתוך 06

יצירת שני טווחים בשם

יצירת שני טווחים בשם

טווח בעל שם מאפשר לך להתייחס לטווח מסוים של תאים בחוברת עבודה של Excel.

טווחים בשם יש שימושים רבים ב- Excel כולל שימוש בהם נוסחאות בעת יצירת תרשימים.

בכל המקרים, טווח שם משמש במקום טווח של הפניות תא המציין את המיקום של נתונים בגליון עבודה.

בעת שימוש ברשימה נפתחת הנמצאת בחוברת עבודה אחרת, יש להשתמש בשני טווחי שם.

• אחד מהם נוצר עבור רשימת הפריטים בחוברת העבודה שבה נמצאים הנתונים
• השני נוצר בחוברת העבודה שבה נמצאת הרשימה הנפתחת. טווח זה בשם השני מקשר לתחום שמופיע בחוברת העבודה הראשונה

שלבי הדרכה

טווח ראשון בשם

1. בחר תאים A1 - A4 של חוברת העבודה data-source.xlsx כדי להדגיש אותם
2. לחץ על שם התיבה הממוקם מעל עמודה A
3. הקלד "Cookies" (ללא מרכאות) בתיבה שם
4. הקש על המקש ENTER במקלדת
5. לתאים A1 עד A4 של חוברת העבודה data-source.xlsx יש כעת את שם הטווח של קובצי Cookie
6. שמור את חוברת העבודה

טווח שם שני

טווח זה בשם השני אינו משתמש בהפניות תאיות מחוברת העבודה הנפתחת-list.xlsx .

במקום זאת, זה יהיה, כאמור, קישור שם טווח עוגיות בחוברת העבודה data-source.xlsx .

דבר זה נחוץ מכיוון ש- Excel לא יקבל הפניות לתא מחוברת עבודה אחרת עבור טווח בעל שם. זה יהיה, עם זאת, למעט שם טווח אחר.

יצירת טווח השם השני, ולכן, לא נעשה באמצעות תיבת שם אבל באמצעות האפשרות שם מנהל הממוקם בכרטיסייה נוסחאות של הסרט.

1. לחץ על תא C1 בחוברת העבודה הנפתחת list.xlsx
2. לחץ על נוסחאות> שם מנהל על הסרט כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח ' שם מנהל '
3. לחץ על הלחצן חדש כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח שם חדש
4. בסוג השורה 'שם': נתונים
5. ב- Refers to line line: = 'data-source.xlsx' קובצי Cookie
6. לחץ על אישור כדי להשלים את טווח השם ולחזור לתיבת הדו-שיח 'שם מנהל'
7. לחץ על סגור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח מנהל שם
8. שמור את חוברת העבודה

03 מתוך 06

פתיחת תיבת הדו-שיח 'אימות תיקוף נתונים'

פתיחת תיבת הדו-שיח 'אימות תיקוף נתונים'

כל אפשרויות אימות הנתונים ב- Excel, כולל רשימות הנפתחות, מוגדרות באמצעות תיבת הדו-שיח אימות נתונים.

בנוסף להוספת רשימות נפתחות לגליון עבודה, אימות נתונים ב- Excel יכול לשמש גם כדי לשלוט או להגביל את סוג הנתונים שניתן להזין בתאים ספציפיים בגליון עבודה.

שלבי הדרכה

1. לחץ על תא C1 של החוברת הנפתחת list.xlsx כדי להפוך אותו לתא הפעיל - זה המקום שבו הרשימה הנפתחת יהיה ממוקם
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים של תפריט סרט מעל גליון העבודה
3. לחץ על סמל אימות הנתונים על הסרט כדי לפתוח את התפריט הנפתח
4. לחץ על האפשרות אימות נתונים בתפריט כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח אימות נתונים
5. השאר את תיבת הדו-שיח פתוחה עבור השלב הבא במדריך

04 מתוך 06

שימוש ברשימה לאימות נתונים

בחירת רשימה לאימות נתונים

כאמור, קיימות מספר אפשרויות לאימות נתונים ב- Excel בנוסף לרשימה נפתחת.

בשלב זה אנו בוחרים את האפשרות רשימה כסוג של אימות נתונים לשמש תא D1 של גליון העבודה.

שלבי הדרכה

1. לחץ על הכרטיסייה הגדרות בתיבת הדו-שיח
2. לחץ על החץ למטה בסוף השורה אפשר כדי לפתוח את התפריט הנפתח
3. לחץ על הרשימה כדי לבחור רשימה נפתחת לאימות נתונים בתא C1 ולהפעלת קו המקור בתיבת הדו-שיח

הזנת מקור הנתונים והשלמת הרשימה הנפתחת

מאחר שמקור הנתונים של הרשימה הנפתחת נמצא בחוברת עבודה אחרת, טווח השם השני שנוצר קודם לכן ייכנס בשורה Source בתיבת הדו-שיח.

שלבי הדרכה

1. לחץ על קו המקור
2. הקלד "= נתונים" (ללא מרכאות) בשורת המקור
3. לחץ על אישור כדי להשלים את הרשימה הנפתחת ולסגור את תיבת הדו-שיח אימות נתונים
4. סמל קטן של חץ למטה הממוקם בצד ימין של תא C1
5. לחיצה על החץ למטה אמורה לפתוח את הרשימה הנפתחת המכילה את ארבעת שמות ה- Cookie שהוכנסו לתאים A1 ל- A4 של חוברת העבודה data-source.xlsx
6. לחיצה על אחד השמות צריכה להזין את השם לתא C1

05 מתוך 06

שינוי הרשימה הנפתחת

שינוי פריטי הרשימה

כדי לשמור על הרשימה הנפתחת מעודכנת עם השינויים בנתונים שלנו, ייתכן שיהיה צורך לשנות מעת לעת את הבחירות ברשימה.

מאחר שהשתמשנו בטווח שם כמקור לפריטי הרשימה שלנו ולא בשמות הרשימה בפועל, שינוי שמות קובצי ה- cookie בטווח שמופיע בתאים A1 עד A4 של חוברת הנתונים data-source.xlsx משנה באופן מיידי את השמות הנפתחים רשימה.

אם הנתונים מוזנים ישירות לתוך תיבת הדו שיח, ביצוע שינויים ברשימה כרוך חוזר לתוך תיבת הדו שיח ולערוך את קו המקור.

בשלב זה נשנה את לימון ל- Shortbread ברשימה הנפתחת על-ידי שינוי הנתונים בתא A2 של טווח שם בחוברת העבודה data-source.xlsx .

שלבי הדרכה

1. לחץ על תא A2 בחוברת הנתונים data- source.xlsx (לימון) כדי להפוך אותו לתא הפעיל
2. הקלד Shortbread לתא A2 ולחץ על המקש Enter במקלדת
3. לחץ על החץ למטה עבור הרשימה הנפתחת בתא C1 של חוברת העבודה הנפתחת list.xlsx כדי לפתוח את הרשימה
4. פריט 2 ברשימה צריך עכשיו לקרוא Shortbread במקום לימון

06 מתוך 06

אפשרויות להגנה על הרשימה הנפתחת

אפשרויות להגנה על הרשימה הנפתחת

מאחר שהנתונים שלנו מופיעים בגליון עבודה אחר מתוך הרשימה הנפתחת הזמינה להגנה על נתוני הרשימה, כולל:

• הגן על גליון העבודה הכולל נעילת תאים A1 על A4 על גיליון 2
• דרוש סיסמה כדי לשנות את חוברת העבודה
• לאחר פתיחת חוברת העבודה לקריאה בלבד