01 מתוך 08
ניהול נתונים ב - Excel
לפעמים, אנחנו צריכים לעקוב אחר מידע. זה יכול להיות רשימה אישית של מספרי טלפון, רשימת אנשי קשר של ארגון או צוות, או אוסף של מטבעות, כרטיסים או ספרים.
מה הנתונים שיש לך, גיליון אלקטרוני , כמו Excel, הוא מקום נהדר לאחסן אותו. Excel בנה את זה כלים כדי לעזור לך לעקוב אחר נתונים ולמצוא מידע ספציפי כאשר אתה רוצה את זה. כמו כן, עם מאות טורים ואלפי שורות, גיליון אלקטרוני של Excel יכול להכיל כמות עצומה של נתונים .
Excel הוא פשוט יותר לשימוש מאשר תוכנית מסד נתונים מלא כגון Microsoft Access. הנתונים ניתן להזין בקלות לתוך הגיליון האלקטרוני, ועם רק כמה קליקים של העכבר אתה יכול למיין את הנתונים שלך ולמצוא מה שאתה רוצה.
02 מתוך 08
יצירת טבלאות ורשימות
הפורמט הבסיסי לאחסון נתונים ב- Excel הוא טבלה. בטבלה, הנתונים מוזנים בשורות. כל שורה ידועה כרשומה .
לאחר יצירת טבלה, ניתן להשתמש בכלי הנתונים של Excel כדי לחפש, למיין ולסנן את הרשומות כדי למצוא מידע ספציפי.
למרות שיש מספר דרכים בהן ניתן להשתמש בכלי נתונים אלה ב- Excel, הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא ליצור את מה שמוכר כרשימה מהנתונים בטבלה.
03 מתוך 08
הזנת נתונים בצורה נכונה
השלב הראשון ביצירת טבלה הוא להזין את הנתונים. כאשר עושים זאת, חשוב לוודא שהוא נכנס כראוי.
שגיאות בנתונים, הנגרמות על ידי הזנת נתונים שגויה, הן המקור לבעיות רבות הקשורות לניהול נתונים. אם הנתונים מוזנים כהלכה בהתחלה, סביר להניח שהתוכנית תחזיר לך את התוצאות הרצויות.
04 מתוך 08
שורות הן רשומות
כאמור, שורות של נתונים ידועים רשומות. בעת הזנת רשומות, זכור את ההנחיות הבאות:
- אין להשאיר שורות ריקות בטבלה שנוצרת, אפילו לא בין הכותרות לבין השורה הראשונה של הנתונים.
- רשומה יכולה להכיל נתונים על פריט ספציפי אחד בלבד.
- רשומה חייבת לכלול גם את כל הנתונים ברשימה על פריט זה. לא יכול להיות מידע על פריט ביותר משורה אחת.
- כדי ליצור רשימה, טבלת נתונים צריכה להכיל לפחות שתי רשומות נתונים.
05 מתוך 08
עמודות הן שדות
בעוד ששורות בטבלה נקראות רשומות, העמודות נקראות שדות . כל עמודה זקוקה לכותרת כדי לזהות את הנתונים שהיא מכילה. כותרות אלה נקראות שמות שדות.
- שמות שדות משמשים כדי להבטיח שהנתונים עבור כל רשומה מוזנים באותו רצף.
- ודא שכל הנתונים בעמודה מוזנים באותו פורמט. אם אתה מתחיל להזין מספרים כמו ספרות (כגון 10 או 20) לשמור את זה. אין לשנות חלק דרך דרך ולהתחיל להזין מספרים כמו מילים (כגון עשרה או עשרים). היה עקבי.
- אין להשאיר עמודות ריקות בטבלה.
- כדי ליצור רשימה, טבלה צריכה להיות לפחות שתי עמודות.
06 מתוך 08
יצירת הרשימה
לאחר שהנתונים הוכנסו לטבלה, ניתן להמיר אותה לרשימה . לשם כך:
- בחר תא אחד בטבלה.
- בחרו ' רשימה'> 'יצירת רשימה' מהתפריט כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח ' צור רשימה '.
- תיבת הדו-שיח מציגה את טווח התאים שיכללו ברשימה. אם הטבלה נוצרה כראוי, Excel בדרך כלל יבחר את הטווח הנכון.
- אם בחירת הטווח נכונה, לחץ על אישור .
07 מתוך 08
אם טווח הרשימה שגוי
אם, במקרה כלשהו, הטווח שמוצג בתיבת הדו-שיח Create List אינו נכון, יהיה עליך לבחור מחדש את טווח התאים לשימוש ברשימה.
לשם כך:
- לחץ על לחצן Return (חזרה) בתיבת הדו-שיח Create List (יצירת רשימה) כדי לחזור לגליון העבודה.
- תיבת הדו-שיח ' צור רשימה ' מתכווצת לתיבה קטנה, והטווח הנוכחי של התאים ניתן לראות בגליון העבודה המוקף בנמלים הצועדות.
- גרור בחר עם העכבר כדי לבחור את טווח התאים הנכון.
- לחץ על לחצן החזרה בתיבת הדו-שיח ' צור רשימה קטנה' כדי לחזור לגודל הרגיל.
- לחץ על אישור כדי לסיים את הרשימה.
08 מתוך 08
הרשימה
לאחר שנוצר,
- הרשימה תהיה גבול כהה סביבו.
- יהיו חיצים כלפי מטה לצד כל שם שדה שפותחים תפריטים נפתחים כאשר לוחצים עליהם.
- התפריטים הנפתחים מכילים אפשרויות למיון הרשימה לפי שמות השדות ולחיפוש ברשימה עבור רשומות התואמות לקריטריונים מסוימים.
- שורה ריקה המכילה כוכבית מתווסף לתחתית הרשימה. נתונים נוספים ניתן להוסיף לרשימה באמצעות שורה חדשה זו.