באמצעות אימות נתונים כדי למנוע הזנת נתונים לא חוקית ב - Excel

Friday 01

מנע הזנת נתונים לא חוקית

שימוש באימות נתונים כדי למנוע הזנת נתונים לא חוקית

ניתן להשתמש באפשרויות אימות הנתונים של Excel כדי לשלוט בסוג וערך הנתונים שהוכנסו לתאים ספציפיים בגליון עבודה .

רמות הבקרה השונות שניתן ליישם כוללות:

• הצגת הודעת הנחיה בעת לחיצה על תא המכיל מגבלות אימות נתונים, אך ללא הגבלות נתונים על התא עצמו
• המגביל את סוג ומגוון הנתונים שניתן להזין בתא
• באמצעות נוסחה הממוקמת במיקום אחר כדי לקבוע אם הנתונים שהוכנסו לתא תקפים

מדריך זה מכסה את האפשרות השנייה של הגבלת סוג ומגוון של נתונים שניתן להזין לתוך תא בגליון עבודה של Excel.

שימוש בהודעת התראה על שגיאה

בנוסף להגבלת ההגבלות על הנתונים שניתן להזין בתא, ניתן להציג הודעת התראה שגיאה המסבירה את ההגבלות בעת הזנת נתונים לא חוקיים.

קיימים שלושה סוגים של התראת השגיאה שניתן להציג והסוג הנבחר משפיע על האופן שבו נאכפות ההגבלות:

• עצור - מונע כניסה של נתונים לא חוקיים
• אזהרה - מזהיר כי נתונים לא חוקיים הוכנסו לתא עם אפשרות לעקוף את ההגבלות
• מידע - מודיע למשתמשים כי נתונים לא חוקיים הוכנסו לתא אך אינם מונעים את כניסתו

חריגות התראה על שגיאות

התראות שגיאה מוצגות רק כאשר הנתונים מוקלדים בתא. הן לא מופיעות אם:

• נתונים לא חוקיים מועתקים לתא או נכנסים באמצעות ידית המילוי
• נוסחה בתא מחשבת תוצאה לא חוקית
• מאקרו מזין נתונים לא חוקיים לתא

דוגמה: מניעת הזנת נתונים לא חוקית

כפי שמוצג בתמונה למעלה, דוגמה זו תציג את הפעולות הבאות:

1. להגדיר אפשרויות אימות נתונים המאפשרים רק מספרים שלמים עם ערך של פחות מ -5 להיות נכנסו לתא D1;
2. אם הוכנסו נתונים לא חוקיים לתא, תוצג התראה על שגיאת עצירה .

פתיחת תיבת הדו-שיח 'אימות תיקוף נתונים'

כל אפשרויות אימות הנתונים ב- Excel נקבעות באמצעות תיבת הדו-שיח אימות נתונים.

1. לחץ על תא D1 - המיקום שבו יחול אימות נתונים
2. לחץ על הכרטיסייה נתונים
3. בחר ' אימות נתונים' מהרצועת כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת
4. לחץ על אימות נתונים ברשימה כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח אימות נתונים

הכרטיסייה הגדרות

צעדים אלה מגבילים את סוג הנתונים שניתן להזין בתא D1 למספרים שלמים עם ערך של פחות מחמישה.

1. לחץ על הכרטיסייה הגדרות בתיבת הדו-שיח
2. תחת האפשרות אפשר: בחר באפשרות Whole Number מהרשימה
3. תחת האפשרות נתונים: בחר פחות מהרשימה
4. בשורה מקסימלית: הקלד את המספר 5

הכרטיסייה 'התראת שגיאה'

השלבים הבאים מציינים סוג התראת שגיאה להצגה ואת ההודעה שהיא מכילה.

1. לחץ על הכרטיסיה התראה שגיאה בתיבת הדו-שיח
2. ודא שתיבת הסימון "הצג הודעת שגיאה לאחר הזנת נתונים לא חוקיים" מסומנת
3. תחת האפשרות סגנון: בחר באפשרות עצור מהרשימה
4. בסוג שורת הכותרת: ערך נתונים לא חוקי
5. בהודעת השגיאה: סוג שורה: רק מספרים עם ערך של פחות מ -5 מותרים בתא זה
6. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח ולחזור לגליון העבודה

בדיקת הגדרות אימות הנתונים

1. לחץ על תא D1
2. הקלד את המספר 9 בתא D1
3. הקש על המקש Enter במקלדת
4. תיבת ההודעה 'התראה על שגיאת עצירה' אמורה להופיע על המסך מכיוון שמספר זה גדול מהערך המקסימלי שהוגדר בתיבת הדו-שיח
5. לחץ על הלחצן ' נסה שוב' בתיבה הודעת התראה שגיאה
6. הקלד את המספר 2 בתא D1
7. הקש על המקש Enter במקלדת
8. הנתונים צריכים להתקבל בתא שכן הוא קטן מהערך המרבי שהוגדר בתיבת הדו-שיח