הדבק קישורים נתונים, תרשימים, ו נוסחאות ב - Excel, Word, PowerPoint

Friday of 02

הדבק קישורים בין Excel ו - Word קבצים

הדבקה של קישורים

בנוסף להעתקה והדבקה של נתונים מקובץ Excel אחד למשנהו או לקובץ Microsoft Word, ניתן גם ליצור קישור בין שני קבצים או חוברות עבודה שיעדכנו את הנתונים המועתקים בקובץ השני אם השינויים המקוריים ישתנו.

ניתן גם ליצור קישור בין תרשים הממוקם בחוברת עבודה של Excel לבין שקופית PowerPoint או מסמך Word.

דוגמה מוצגת בתמונה שלמעלה, שבה נתונים מקובץ Excel מקושרים למסמך Word שניתן להשתמש בו בדוח.

בדוגמה, הנתונים מודבקים לתוך המסמך כטבלה, ולאחר מכן ניתן לעצב את כל תכונות העיצוב של Word.

קישור זה נוצר על ידי שימוש באפשרות הקישור להדבקה . עבור פעולות הקישור הדבק, הקובץ המכיל את הנתונים המקוריים ידוע כקובץ המקור ואת הקובץ השני או חוברת עבודה המכילה את הנוסחה הקישור הוא קובץ היעד .

קישור תאים בודדים ב- Excel עם פורמולה

קישורים ניתן גם ליצור בין תאים בודדים בחוברות עבודה שונות של Excel באמצעות נוסחה. שיטה זו יכולה לשמש ליצירת קישור חי עבור נוסחאות או נתונים, אבל זה עובד רק עבור תאים בודדים.

1. לחץ על התא בחוברת העבודה שאליה יוצגו הנתונים;
2. לחץ על סימן שווה ( = ) במקלדת כדי להתחיל את הנוסחה;
3. עבור לחוברת העבודה של המקור , לחץ על התא המכיל את הנתונים שיש לקשר;
4. הקש על המקש Enter במקלדת - Excel צריך לחזור לקובץ היעד עם הנתונים המקושרים המוצגים בתא שנבחר;
5. לחיצה על הנתונים המקושרים תציג את נוסחת הקישור - כגון = [Book1] Sheet1! $ A $ 1 בסרגל הנוסחה מעל גליון העבודה .

הערה : סימני הדולר בהתייחסות לתא - $ A $ 1 - מציינים כי מדובר בהתייחסות תא מוחלטת.

הדבק אפשרויות קישור ב- Word ו- Excel

בעת הדבקת קישור לנתונים, Word מאפשר לך לבחור אם לעצב את הנתונים המקושרים באמצעות ההגדרות הנוכחיות עבור המקור או קבצי היעד. Excel אינו מציע אפשרויות אלה, הוא מחיל באופן אוטומטי את הגדרות העיצוב הנוכחיות בקובץ היעד.

קישור נתונים בין Word ו- Excel

1. פתח את חוברת העבודה של Excel המכילה את הנתונים שיש לקשר (קובץ המקור )
2. פתח את קובץ היעד - חוברת עבודה של Excel או מסמך Word;
3. בקובץ המקור להדגיש את הנתונים להעתקה;
4. בקובץ המקור , לחץ על הלחצן העתק בכרטיסייה הבית של הסרט - הנתונים שנבחרו יהיו מוקפים בנמלים המארשות;
5. בקובץ היעד , לחץ עם מצביע העכבר על המיקום שבו יוצגו הנתונים המקושרים - ב- Excel לחץ על התא שיהיה בפינה השמאלית העליונה של הנתונים המודבקים;
6. כפי שמוצג בתמונה למעלה, לחץ על החץ הקטן בתחתית הלחצן ' הדבק' בכרטיסייה ' דף הבית' של הסרט כדי לפתוח את התפריט הנפתח ' אפשרויות הדבקה'
7. בהתאם לתוכנית היעד, אפשרויות הקישור להדפסה יהיו שונות:
   • עבור Word, הקישור להדביק נמצא תחת אפשרויות הדבקה בתפריט;
   • עבור Excel, הקישור להדביק נמצא תחת אפשרויות הדבקה אחרים בתפריט.
8. בחר את האפשרות המתאימה הדבק קישור ;
9. הנתונים המקושרים צריכים להופיע בקובץ היעד .

הערות :

• אם שני הקבצים פתוחים כאשר הנתונים מתעדכנים בקובץ המקור , קובץ היעד צריך להתעדכן באופן מיידי.
• אם קובץ היעד סגור כאשר נתוני המקור משתנים, הנתונים בתאי היעד יעודכנו בפעם הבאה שבה הקובץ ייפתח.
• אם קובץ המקור נסגר כאשר קובץ היעד נפתח, ייתכן שתופיע תיבת התראה המציינת שהמסמך מכיל קישורים לקבצים חיצוניים ומבקש ממך לעדכן / לא לעדכן את הקישורים.

הצגת פורמולה קישורים ב- Excel

האופן שבו נוסחת הקישור מוצגת משתנה מעט בין Excel 2007 לגירסאות מתקדמות יותר של התוכנית.

• ב- Excel 2010 ובגירסאות מתקדמות יותר של התוכנית, אם תלחץ על הנתונים המקושרים בקובץ היעד, נוסחה כגון = [Book1] Sheet1! A1 מופיעה בסרגל הנוסחה מעל גליון העבודה;
• ב- Excel 2007, נוסחת הקישור מוצגת כך: {= Excel.Sheet.12 | Book1! '! Sheet1! R1C1'} בסרגל הנוסחה.

הערות:

• בנוסחת 2007, ההתייחסות לתא המוחלט נכתבה בסגנון R1C1 - המייצג שורה 1 בעמודה 1 ואשר שווה לסגנון הפניה הנפוץ יותר של תא SAS1
• בשתי הנוסחאות, Book1 מציין את שם קובץ המקור

הצגת מידע קישור ב- MS Word

כדי להציג מידע על הנתונים המקושרים - כגון קובץ המקור, הנתונים המקושרים ושיטת העדכון:

1. לחץ לחיצה ימנית על הנתונים המקושרים כדי לפתוח את תפריט ההקשר;
2. בחר אובייקט גליון עבודה מקושר> קישורים ... כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח קישורים ב- Word;
3. אם יש יותר מקישור אחד במסמך הנוכחי, כל הקישורים יופיעו בחלון שבראש תיבת הדו-שיח;
4. לחיצה על קישור תציג מידע על קישור זה מתחת לחלון בתיבת הדו-שיח.

02 of 02

הדבק קישור בין תרשימים ב - Excel ו - PowerPoint

קישור תרשימים עם הדבק קישור ב- PowerPoint ו- Word

כאמור, בנוסף ליצירת קישור עבור נתוני טקסט או נוסחאות, ניתן גם להשתמש בקישור הדבק כדי לחבר תרשים הממוקם בחוברת עבודה אחת של Excel עם עותק בחוברת עבודה שנייה או בקובץ MS PowerPoint או Word.

לאחר הקישור, השינויים בנתונים בקובץ המקור משתקפים הן בתרשים המקורי והן בהעתק הממוקם בקובץ היעד .

בחירת מקור או יעד עיצוב

כאשר הדבקת קישור בין תרשימים, PowerPoint, Word ו- Excel מאפשרים לך לבחור אם לעצב את התרשים המקושרים באמצעות עיצוב העיצוב הנוכחי עבור המקור או קבצי היעד.

קישור תרשימים ב- Excel ו- PowerPoint

כפי שמוצג בתמונה למעלה, דוגמה זו יוצרת קישור בין תרשים בחוברת עבודה של Excel - קובץ המקור ושקופית במצגת PowerPoint - קובץ היעד .

1. פתח חוברת עבודה המכילה את התרשים להעתקה;
2. פתח את קובץ מצגת היעד;
3. בחוברת העבודה של Excel, לחץ על התרשים כדי לבחור בו;
4. לחץ על לחצן העתק בכרטיסייה דף הבית של הסרט ב- Excel;
5. לחץ על השקופית ב- PowerPoint שבו יוצג התרשים המקושר;
6. ב- PowerPoint, לחץ על החץ הקטן בתחתית לחצן הדבק - כפי שמוצג בתמונה - כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת;
7. לחץ על ערכת הנושא 'השתמש' או על הסמל 'שמור מקור עיצוב' ברשימה הנפתחת כדי להדביק את התרשים המקושר אל PowerPoint.

הערות:

• אם שני הקבצים המכילים את התרשימים המקושרים פתוחים, השינויים בנתוני המקור צריכים להתעדכן מיידית בשתי התרשימים.
  
• בעת פתיחת מצגת PowerPoint המכילה נתונים מקושרים, עשוי להופיע תיבת התראה המציינת חשש אבטחה פוטנציאלי ולשאול אותך אם ברצונך לעדכן את הנתונים המקושרים.