סינון נתונים בגיליון אלקטרוני פירושו להגדיר תנאים כך שרק נתונים מסוימים יוצגו. זה נעשה כדי להקל על להתמקד במידע ספציפי במערך נתונים גדול או בטבלה. סינון אינו מסיר או משנה נתונים; זה רק משנה אילו שורות או עמודות מופיעות בגליון העבודה הפעיל של Excel.
סינון רשומות נתונים
מסננים לעבוד עם רשומות או שורות של נתונים בגליון העבודה. התנאים שנקבעו מושווים עם אחד או יותר שדות ברשומה. אם התנאים מתקיימים, הרשומה תוצג. אם התנאים אינם מתקיימים, הרשומה מסוננת כך שהיא לא תוצג עם שאר רשומות הנתונים.
סינון נתונים עוקב אחר שתי גישות שונות, בהתאם לסוג הנתונים שסוננו - מספרי או נתוני טקסט.
סינון נתונים מספריים
ניתן לסנן נתונים מספריים על בסיס:
- אם הנתונים שווים מספר מסוים
- בין אם הנתונים גדולים או נמוכים ממספר מסוים
- הנתונים הם מעל או מתחת לערך הממוצע של הנתונים בכללותם
סינון נתוני טקסט
ניתן לסנן נתוני טקסט על בסיס:
- אם הנתונים תואמים מילה מסוימת
- אם הנתונים הם מילה המכילה אות אחת או יותר
- אם הנתונים הם מילה שמתחילה או מסתיימת באות מסוימת של האלפבית
העתקת רשומות מסוננות
בנוסף להסתרת רשומות באופן זמני, Excel מעניק לך אפשרויות להעתקת הנתונים הרצויים לאזור נפרד של גליון העבודה . לעתים קרובות הליך זה נעשה כאשר עותק קבוע של הרשימה מסוננת עונה איזה סוג של דרישה עסקית.
שיטות עבודה מומלצות לסינון
שמור על עצמך כמה בעיות על ידי ביצוע הנחיות עבודה מומלצות לעבודה עם נתונים מסוננים:
- אלא אם כן יש סיבה טובה לכך, אל תגלח גיליון אלקטרוני משותף עם מסננים פעילים. משתמשים אחרים עשויים שלא להבחין שהקובץ מסונן.
- למרות שאתה יכול לסנן על מספר עמודות בו זמנית, מסננים אלה הם תוסף, לא בלעדי. במילים אחרות, סינון רשימת אנשי קשר כדי להראות לכולם במדינת קליפורניה, והם מעל גיל 60 ייתן לך את כל מי מעל 60 בקליפורניה. מסנן כזה לא יראה לך את בני ה -60 או את תושבי קליפורניה.
- מסנני טקסט מורכבים לעבוד כמו גם הנתונים הבסיסיים יאפשר. הנתונים "מסולסלים" יובילו לתוצאות מסוננות שעלולות להיות מטעות או לא נכונות. לדוגמה, סינון עבור אנשים שחיים באילינוי לא יתפוס את האנשים שחיים "IL" או שחיים "אילינוי" או "אילנואה".
- נקוט משנה זהירות בעת מיון נתונים מסוננים. מיון נתונים מסוננים חלקית יוביל לשינוי מבני של קובץ הנתונים - מצב שנמנע בדרך כלל מלפרט. אם עליך למיין מערך נתונים מסונן, להעתיק את הנתונים המסוננים לגליון עבודה חדש ולמיין אותו.