התכונה 'מיזוג דואר' של Microsoft מאפשרת לך לשלוח את אותו מסמך עם שינויים קלים במספר רב של נמענים. המונח "מיזוג" נובע מכך שמסמך אחד (מכתב, לדוגמה) ממוזג עם מסמך מקור נתונים , כגון גיליון אלקטרוני .
התכונה 'מיזוג דואר' של Word פועלת בצורה חלקה עם נתונים מ- Excel. בעוד Word גם מאפשר לך ליצור מקור נתונים משלו, האפשרויות לשימוש בנתונים אלה מוגבלות. יתר על כן, אם כבר יש לך את הנתונים בגיליון אלקטרוני, זה לא הגיוני להקליד מחדש את כל המידע למקור הנתונים של Word.
הכנת הנתונים למיזוג דואר
תיאורטית, אתה יכול להשתמש בכל גליון Excel בפונקציה מיזוג דואר Word ללא כל הכנה מיוחדת. עם זאת, מומלץ לקחת קצת זמן כדי להכין את גליון העבודה שלך כדי לייעל את תהליך מיזוג דואר .
הנה כמה הנחיות כדי לראות כי יעזור להפוך את תהליך מיזוג דואר ללכת בצורה חלקה יותר.
ארגן את נתוני הגיליונות האלקטרוניים שלך
בסיכון של אמירת המובן מאליו, הנתונים שלך צריך להיות מאורגן בצורה מסודרת לתוך שורות ועמודות. תחשוב על כל שורה בתור רשומה אחת וכל עמודה כשדה שאתה הולך להכניס לתוך המסמך שלך. (בדוק את ערכת הנתונים של Excel הזנת נתונים אם אתה צריך רענון.)
צור שורת כותרת
צור שורת כותרת עבור הגיליון שבו אתה מתכוון להשתמש למיזוג הדואר. שורת כותרת היא שורה המכילה תוויות המזהות את הנתונים בתאים הבאים. Excel יכול להיות דקיק לפעמים על הבחנה בין נתונים ותוויות, אז לעשות את זה ברור באמצעות טקסט מודגש, גבולות תא הצללה כי הם ייחודיים את שורת הכותרת. זה יבטיח Excel מבדיל אותו משאר הנתונים שלך.
לאחר שתמזג את הנתונים עם המסמך הראשי, התוויות יופיעו כשמות שדות המיזוג, כך שלא יהיה בלבול לגבי הנתונים שאתה מכניס למסמך. יתר על כן, מומלץ לתווית את העמודות שלך, שכן הוא מסייע במניעת שגיאת משתמש.
שים את כל הנתונים על גיליון יחיד
הנתונים שאתה מתכוון להשתמש בהם למיזוג הדואר חייבים להיות על גיליון אחד. אם הוא מופץ על פני מספר גיליונות, יהיה עליך לשלב את הגיליונות או לבצע מיזוגים מרובים בדואר. כמו כן, ודא את הסדינים נקראים בבירור , כפי שאתה צריך להיות מסוגל לבחור את הגיליון אתה מתכוון להשתמש מבלי להציג אותו.
שיוך מקור נתונים במיזוג דואר
השלב הבא בתהליך מיזוג הדואר הוא לקשר את הגיליון האלקטרוני של Excel מוכן עם מסמך Word שלך.
- בסרגל הכלים מיזוג דואר, לחץ על הלחצן פתח מקור נתונים .
- בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים, נווט בין התיקיות עד שתמצא את חוברת העבודה של Excel. אם אינך מצליח למצוא את קובץ ה- Excel שלך, ודא ש"כל מקורות הנתונים "נבחרו בתפריט הנפתח" קבצים מסוג ".
- לחץ פעמיים על המקור המקור של קובץ המקור, או בחר אותו ולחץ על פתח .
- בתיבת הדו-שיח בחירת טבלה, בחר בגיליון Excel המכיל את הנתונים שברצונך למזג עם המסמך.
- ודא שתיבת הסימון ליד "שורת הנתונים הראשונה מכילה כותרות עמודות" מסומנת.
- לחץ על אישור .
כעת, כאשר מקור הנתונים משויך למסמך הראשי, באפשרותך להתחיל להזין טקסט ו / או לערוך את מסמך Word. עם זאת, לא ניתן לבצע שינויים במקור הנתונים שלך ב- Excel; אם עליך לבצע שינויים בנתונים, עליך לסגור את המסמך הראשי ב- Word לפני שתוכל לפתוח את מקור הנתונים ב- Excel.
הוספת שלבי מיזוג למסמך קלה על ידי ביצוע השלבים הבאים:
- לחץ על הלחצן הוסף שדה מיזוג בסרגל הכלים מיזוג דואר. תיבת הדו-שיח 'הוסף שדה מיזוג' תופיע.
- הדגש את שם השדה שברצונך להוסיף מהרשימה ולחץ על הוסף .
- התיבה תישאר פתוחה, ומאפשרת לך להוסיף שדות נוספים. אם תוסיף יותר משדה אחד ברצף, Word לא יוסיף רווח באופן אוטומטי בין השדות במסמך; עליך לעשות זאת בעצמך לאחר סגירת תיבת הדו-שיח. במסמך שלך תראה את שם השדה מוקף בחצים כפולים.
- בסיום, לחץ על סגור .
הוספת בלוקים כתובת ברכות - השתמש בזהירות
מיקרוסופט הוסיפה לאחרונה תכונת מיזוג דואר המאפשרת להוסיף קוביות כתובות וקווי ברכה. על ידי לחיצה על הלחצן המתאים בסרגל הכלים, Word יאפשר לך להוסיף מספר שדות בו זמנית, מסודרים בווריאציות נפוצות.
הכפתור ' הוסף כתובת' הוא אחד מימין. את שורת ברכה להוסיף בצד ימין.
יתר על כן, כאשר אתה לוחץ על כפתור אחד, Word מציג תיבת דו שיח אשר נותן לך כמה אפשרויות על אילו שדות אתה רוצה להוסיף, איך אתה רוצה אותם להיות מסודרים, מה פיסוק לכלול ואחרים. אמנם זה נשמע פשוט מספיק, וזה אם אתה משתמש במקור נתונים שנוצר ב- Word, זה יכול לקבל מבלבל אם אתה משתמש בגליון עבודה של Excel.
זכור מתי ההמלצה על הוספת שורת כותרת בגליון העבודה שלך בעמוד 1 של מאמר זה? ובכן, אם אתה שם שדה שדה אחר מאשר מה Word משתמש כשדה שם עבור נתונים דומים, Word עשוי להתאים את השדות בצורה שגויה.
המשמעות היא שאם אתה משתמש בבלוק הכתובות או הוסף לחצני קו ברכה , הנתונים עשויים להופיע בסדר שונה מזה שתציין - פשוט משום שהתוויות אינן תואמות. למרבה המזל, מיקרוסופט ציפתה לכך ונבנתה בתכונת שדות התאמה המאפשרת לך להתאים את שמות השדות שלך לאלה שמשתמשים ב- Word בבלוקים.
שימוש בשדות התאמה לתוויות שדה שדה
כדי להתאים שדות, בצע את הפעולות הבאות:
- לחץ על הלחצן ' שדות התאמה' בסרגל הכלים.
- בתיבת הדו-שיח שדות התאמה, תראה רשימה של שמות שדות Word בשמאל. בצד ימין של התיבה, תראה עמודה של תיבות נפתחות. השם בתיבה הנפתחת הוא השדה שבו Word משתמש עבור כל שדה בהתאמה בשדה בלוק כתובת או בלוק קו ברכה. כדי לבצע שינויים, פשוט בחר את שם השדה מתוך הרשימה הנפתחת.
- לאחר שתבצע שינויים, לחץ על אישור .
ניתן גם להציג את תיבת הדו-שיח 'שדות התאמה' על-ידי לחיצה על הלחצן ' שדות התאמה' בתחתית תיבת הדו-שיח 'הוסף כתובת' או 'תיבת דו-שיח', שניהם מופיעים בעת לחיצה על לחצן סרגל הכלים המתאים.
הצגת מסמכי מיזוג דואר
לפני שנמשיך לתצוגה מקדימה והדפסה של המסמכים הממוזגים שלך, פתק על עיצוב: בעת הוספת שדות מיזוג למסמך, Word אינו נושא את העיצוב של הנתונים ממקור הנתונים.
החלת עיצוב מיוחד מתוך גיליון אלקטרוני של מקור
אם אתה רוצה להחיל עיצוב מיוחד כגון נטוי, מודגש או מודגש, עליך לעשות זאת ב- Word. אם אתה מציג את המסמך עם שדות, עליך לבחור את החצים הכפולים משני צידי השדה שאליהם ברצונך להחיל את העיצוב. אם אתה מציג את הנתונים הממוזגים במסמך, פשוט סמן את הטקסט שברצונך לשנות.
זכור כי כל שינוי יבוצע לאורך כל המסמכים הממוזגים, לא רק את הפרט.
תצוגה מקדימה של המסמכים הממוזגים
כדי להציג את המסמכים הממוזגים בתצוגה מקדימה, לחץ על הלחצן הצג נתונים ממוזגים בסרגל הכלים מיזוג דואר. לחצן זה פועל כמו מתג להחלפה, כך שאם אתה רוצה לחזור לצפייה רק בשדות ולא בנתונים שהם מכילים, לחץ עליו שוב.
ניתן לנווט בין המסמכים הממוזגים באמצעות לחצני הניווט בסרגל הכלים 'מיזוג דואר'. הם, משמאל לימין: שיא ראשון , הקלטה קודמת , לך להקליט , הרשומה הבאה , רשומה אחרונה .
לפני שתמזג את המסמכים שלך, עליך להציג את כולם בתצוגה מקדימה, או כמה שיותר כדי לוודא שהכל התמזג כהלכה. הקדש תשומת לב מיוחדת לדברים כגון פיסוק ורווח בין הנתונים הממוזגים.
סיים את מסמך מיזוג הדואר שלך
כאשר אתה מוכן למזג את המסמכים שלך, יש לך שתי אפשרויות.
מזג למדפסת
הראשון הוא למזג אותם למדפסת. אם תבחר באפשרות זו, המסמכים יישלחו למדפסת ללא כל שינוי. ניתן למזג למדפסת פשוט על-ידי לחיצה על הלחצן ' מזג לסרגל הכלים של מדפסת' .
מזג למסמך חדש
אם אתה צריך להתאים אישית חלק או את כל המסמכים (אם כי, אתה תהיה חכם להוסיף שדה הערה במקור הנתונים עבור הערות מותאמות אישית), או לבצע שינויים אחרים לפני ההדפסה, אתה יכול למזג אותם למסמך חדש; אם תתמזג למסמך חדש, המייל יתמזג עם המסמך הראשי ומקור הנתונים יישאר שלם, אך יהיה לך קובץ שני המכיל את המסמכים הממוזגים.
לשם כך, לחץ על הלחצן ' מזג למסמך חדש למסמך' .
בכל שיטה שתבחר, תוצג בפניך תיבת דו-שיח שבה תוכל לומר ל- Word למזג את כל הרשומות, הרשומה הנוכחית או טווח רשומות.
לחץ על לחצן האפשרות לצד הבחירה הרצויה ולאחר מכן לחץ על אישור .
אם אתה רוצה למזג טווח, יהיה עליך להכניס את מספר ההתחלה ואת המספר הסופי של הרשומות שברצונך לכלול במיזוג לפני שתלחץ על אישור .
אם בחרת להדפיס את המסמכים, לאחר הופעת תיבת הדו-שיח, תוצג בפניך תיבת הדו-שיח הדפסה. אתה יכול לתקשר עם זה כמו שאתה עושה עבור כל מסמך אחר.