מבוא למיזוג דואר ושימושיו

מיזוג דואר הוא כלי שמפשט את היצירה של סדרה של מסמכים הדומים אך מכילים אלמנטים נתונים ייחודיים ומשתנים. פעולה זו מושגת על ידי קישור מסד נתונים המכיל אלמנטים אלה נתונים למסמך, אשר מכיל שדות מיזוג שבו נתונים ייחודיים יהיה מאוכלס.

מיזוג דואר חוסך לך זמן ומאמץ על ידי אוטומציה של תהליך הזנת נתונים סטנדרטיים של נתונים כגון שמות וכתובות למסמך. לדוגמה, תוכל לקשר מכתב טופס לקבוצה של אנשי קשר ב- Outlook; ייתכן שלמכתב זה יהיה שדה מיזוג עבור כל כתובת של איש קשר ואחד עבור שם איש הקשר המתאים כחלק מהמלצת המכתב.

שימושים של מיזוג דואר

מיזוג דואר, עבור אנשים רבים, מעורר מחשבות על דואר זבל. בעוד משווקים להשתמש ללא ספק מיזוג דואר ליצור כמויות גדולות של דואר במהירות ובקלות, שימושים רבים אחרים עשויים להפתיע אותך ולשנות את הדרך שבה אתה יוצר כמה מסמכים שלך.

ניתן להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור כל סוג של מסמך מודפס, כמו גם מסמכים מבוזרים אלקטרוניים ופקסים. סוגי המסמכים שניתן ליצור באמצעות מיזוג דואר הם כמעט בלתי מוגבלות. הנה כמה דוגמאות:

• קטלוגים
• מלאי
• חשבוניות
• תוויות
• מעטפות
• וכמובן, מכתבים

כאשר נעשה שימוש חכם, מיזוג דואר יכול לשפר את הפרודוקטיביות שלך מאוד. זה גם יכול להגביר את האפקטיביות של המסמכים שאתה יוצר. לדוגמה, על ידי התאמה אישית של אותיות עם שמות של נמענים או אלמנטים אחרים הספציפיים לכל נמען, אתה מציג תמונה אישית מלוטשת אשר קובעת את הבמה לתוצאה הרצויה לך.

אנטומיה של מיזוג דואר

מיזוג דואר מורכב משני חלקים עיקריים: המסמך ומקור הנתונים , המכונה גם מסד הנתונים Microsoft Word מפשט את העבודה שלך ומאפשר לך להשתמש ביישומי Office אחרים כגון Excel ו- Outlook כמקור נתונים. אם יש לך את חבילת Office מלא, באמצעות אחד היישומים שלה כמקור הנתונים שלך הוא קל, נוח, מומלץ מאוד. שימוש באנשי קשר שכבר הזנת באנשי הקשר של Outlook, לדוגמה, יחסוך ממך להזין מחדש את המידע הזה למקור נתונים אחר. שימוש בגיליון אלקטרוני קיים של Excel מעניק לך גמישות רבה אף יותר בנתונים שלך מאשר מקור הנתונים ש- Word ייצור.

אם יש לך רק את תוכנית Word, עם זאת, אתה עדיין יכול להשתמש בתכונה מיזוג דואר. Word יש את היכולת ליצור מקור נתונים להתאמה אישית מלאה לך להשתמש במיזוג הדואר שלך.

הגדרת מיזוג דואר

מיזוג דואר עשוי להיראות מסובך - ומסובך, מסמכים כבדים הנתונים מסתמכים על מסדי נתונים גדולים בהחלט יכול להיות. Word, לעומת זאת, מפשט את ההתקנה של מיזוג דואר עבור שימושים נפוצים על-ידי אספקת מכשפים המלווים אותך בתהליך של קישור המסמך למסד נתונים. באופן כללי, אתה יכול להשלים את התהליך בתוך פחות מ 10 צעדים פשוטים למדי, כולל איתור ותיקון שגיאות. זה פחות מאשר להכין את המסמך באופן ידני ייקח, ועם הרבה פחות זמן וטרחה, יותר מדי.