טופס הזנת נתונים של Excel 2003

01 מתוך 08

שימוש בטופס להזנת נתונים ב- Excel

באמצעות מובנה של Excel בטופס הזנת נתונים היא דרך מהירה וקלה להזין נתונים למסד נתונים של Excel.

השימוש בטופס מאפשר לך:

• הפעל טבלת מסד נתונים חדשה או כדי להוסיף רשומות חדשות למערכת קיימת
• לגלול רשומות נתונים אחד בכל פעם
• לחפש רשומות המכילות מידע ספציפי
• לערוך או למחוק רשומות בודדות במידת הצורך

עיין בערכת הלימוד בנושא: טופס הזנת נתונים של Excel 2010/2007 .

02 מתוך 08

הוספת שמות שדות מסד הנתונים

כאמור, כל מה שאנחנו צריכים לעשות כדי להשתמש בטופס הזנת נתונים ב- Excel הוא לספק את כותרות העמודות או שמות השדות כדי לשמש באתר שלנו.

הדרך הקלה ביותר להוסיף את שמות השדות לטופס היא להקליד אותם לתאים בגליון העבודה שלך. ניתן לכלול עד 32 שמות שדות בטופס.

הזן את הכותרות הבאות בתאים A1 עד E1:

תעודת סטודנט
שם משפחה
התחלתי
גיל
תכנית

03 מתוך 08

פתיחת טופס הזנת הנתונים

הערה: לקבלת עזרה עם דוגמה זו, עיין בתמונה שלמעלה.

1. לחץ על התא A2 כדי להפוך אותו לתא פעיל .
2. לחץ על נתונים> טופס בתפריטים.
3. פתיחת הטופס תביא תחילה תיבת הודעה מ- Excel המכילה מספר אפשרויות הקשורות להוספת כותרות לטופס.
4. מאז אנחנו כבר הקלדת את שמות השדות שאנחנו רוצים להשתמש כמו כותרות כל מה שאנחנו צריכים לעשות הוא לחץ על אישור בתיבת ההודעה.
5. הטופס המכיל את כל שמות השדות יופיע על המסך.

04 מתוך 08

הוספת רשומות נתונים באמצעות הטופס

הערה: לקבלת עזרה עם דוגמה זו, עיין בתמונה שלמעלה.

לאחר הכותרות נתונים נוספו טופס הוספת רשומות למסד הנתונים הוא פשוט עניין של הקלדת הנתונים בסדר הנכון לשדות הטופס.

רשומות לדוגמה

הוסף את הרשומות הבאות למסד הנתונים על ידי הזנת הנתונים לשדות הטופס ליד הכותרות הנכונות. לחץ על כפתור חדש לאחר הזנת הרשומה הראשונה כדי לנקות את השדות עבור הרשומה השנייה.

1. סטודנט : SA267-567
   שם משפחה : ג 'ונס
   ראשוני : ב.
   גיל : 21
   תוכנית : שפות
   
   סטודנט : SA267-211
   שם משפחה : ויליאמס
   ראשוני : J.
   גיל : 19
   תכנית : מדע

טיפ: בעת הזנת נתונים הדומים מאוד כגון מספרי הזיהוי של התלמיד (רק המספרים לאחר המקף שונים), השתמש בעותק והדבק כדי להאיץ ולפשט את הזנת הנתונים.

05 מתוך 08

הוספת רשומות נתונים בטופס (Con't)

הערה: לקבלת עזרה עם דוגמה זו, עיין בתמונה שלמעלה.

כדי להוסיף את הרשומות הנותרות למסד הנתונים של המדריך, השתמש בטופס כדי להזין את שאר הנתונים שנמצאו בתמונה למעלה בתאים A4 עד E11.

06 מתוך 08

שימוש בכלי הנתונים של הטופס

הערה: לקבלת עזרה עם דוגמה זו, עיין בתמונה שלמעלה.

בעיה רצינית עם מסד נתונים היא שמירה על שלמות הנתונים כאשר הקובץ גדל בגודל. זה דורש:

• תיקון שגיאות נתונים או עדכון רשומות בודדות
• מחיקת רשומות מיושנות או כפולות

טופס הזנת הנתונים מכיל מספר כלים בצד ימין, המאפשרים לאתר ולתקן רשומות ממסד הנתונים.

כלים אלה הם:

• מצא את הקודם ו - הבא לחצנים - אלה מאפשרים לך לגלול קדימה ואחורה דרך רישום מסד נתונים אחד בכל פעם.
• לחצן מחק - זה משמש למחיקת רשומות ממסד הנתונים.
• לחצן שחזור - לחצן זה יכול לשמש לביטול שינויים ברשומה הנמצאת בעריכה. מדי פעם, אנחנו עושים את השינויים הלא נכונים לרשומה או אפילו לערוך את הרשומה הלא נכונה לחלוטין. אם כן, ניתן להשתמש בלחצן השחזור כדי לבטל את השינויים.
• הערה: לחצן השחזור פועל רק כל עוד קיים רישום בטופס. ברגע שאתה ניגש לרשומה אחרת או סוגר את הטופס, לחצן השחזור הופך לבלתי פעיל.
• הלחצן ' קריטריונים' מאפשר לך לחפש במסד הנתונים עבור רשומות המבוססות על קריטריונים ספציפיים, כגון שם, גיל או תוכנית. דוגמה לשימוש בלחצן ' קריטריונים' כלולה בשלב הבא של ערכת הלימוד.

07 מתוך 08

חיפוש רשומות באמצעות שם שדה אחד

הלחצן ' קריטריונים' מאפשר לך לחפש במסד הנתונים של רשומות באמצעות שם שדה אחד או יותר - כגון שם, גיל או תוכנית.

הערה: לקבלת עזרה עם דוגמה זו, עיין בתמונה שלמעלה.

1. לחץ על כפתור הקריטריונים בטופס.
2. לחיצה על הלחצן קריטריונים מנקה את כל שדות הטופס, אך אינה מסירה נתונים ממסד הנתונים.
3. לחץ על שדה התוכנית ואת סוג האמנויות כפי שאנחנו רוצים לחפש את כל התלמידים נרשמו בתוכנית אומנויות במכללה.
4. לחץ על הלחצן הבא . את הרשומה עבור H. תומפסון צריך להופיע בצורת כפי שהיא נרשמת בתוכנית אומנויות.
5. לחץ על כפתור הבא לאתר בפעם השנייה והשלישית ואת הרשומות של ג 'גרהם וו' הנדרסון צריך להופיע אחד אחרי השני כפי שהם נרשמים גם בתוכנית אומנויות.

השלב הבא של המדריך כולל דוגמה לחיפוש רשומות התואמות קריטריונים מרובים.

08 מתוך 08

חיפוש רשומות באמצעות שמות שדות מרובים

הלחצן ' קריטריונים' מאפשר לך לחפש במסד הנתונים של רשומות באמצעות שם שדה אחד או יותר - כגון שם, גיל או תוכנית.

הערה: לקבלת עזרה עם דוגמה זו, עיין בתמונה שלמעלה.

בדוגמה זו, נחפש את כל התלמידים שגילם 18 שנים ונרשמו לתוכנית האמנויות במכללה. רק הרשומות התואמות את שני הקריטריונים יוצגו בטופס.

1. לחץ על כפתור הקריטריונים בטופס.
2. לחץ על שדה הגיל וסוג 18 .
3. לחץ על השדה Program והקלד Arts .
4. לחץ על הלחצן הבא . את הרשומה עבור H תומפסון צריך להופיע בצורת מאז שהיא גם בת 18 ו נרשם בתוכנית אומנויות.
5. לחץ על כפתור " הבא" בפעם הבאה והרשומה עבור ג 'ר ג' רם צריך להופיע כי גם הוא גם בן 18 ו נרשם בתוכנית אומנויות.
6. לחץ על כפתור הבא לאתר בפעם השלישית ואת הרשומה עבור ג 'רהם ג' ים עדיין צריך להיות גלוי שכן אין רשומות אחרות התואמות את שני הקריטריונים.

את הרשומה של W. הנדרסון לא צריך להיות מוצג בדוגמה זו כי, למרות שהוא נרשם בתוכנית אומנויות, הוא לא בן 18 ולכן הוא אינו תואם את שני קריטריוני החיפוש.