Excel 2003 מדריך מסד נתונים

01 של 09

סקירת מסד נתונים של Excel 2003

לפעמים, אנחנו צריכים לעקוב אחר מידע מקום טוב זה בקובץ מסד נתונים של Excel. בין אם מדובר ברשימה אישית של מספרי טלפון, רשימת אנשי קשר של חברים בארגון או צוות, או אוסף של מטבעות, כרטיסים או ספרים, קובץ מסד נתונים של Excel מקל על כניסה, אחסון, ולמצוא מידע ספציפי.

Excel בנה את זה כלים כדי לעזור לך לעקוב אחר נתונים ולמצוא מידע ספציפי כאשר אתה רוצה את זה. כמו כן, עם מאות טורים ואלפי שורות, גיליון אלקטרוני של Excel יכול להכיל כמות עצומה של נתונים.

ראה גם את ערכת הלימוד בנושא: Excel 2007/2010/2013 מדריך שלב אחר שלב במסד הנתונים .

02 מתוך 09

טבלאות נתונים

הפורמט הבסיסי לאחסון נתונים במסד נתונים של Excel הוא טבלה. בטבלה, הנתונים מוזנים בשורות. כל שורה ידועה כרשומה .

לאחר יצירת טבלה, ניתן להשתמש בכלי הנתונים של Excel כדי לחפש, למיין ולסנן רשומות במסד הנתונים כדי למצוא מידע ספציפי.

אמנם יש מספר דרכים בהן ניתן להשתמש בכלי נתונים אלה ב- Excel, הדרך הקלה ביותר לעשות זאת היא ליצור את מה שמוכר כרשימה מהנתונים בטבלה.

כדי לעקוב אחר ערכת לימוד זו:

• הזן את הנתונים כפי שמוצג בתמונה לעיל.

טיפ - להזנת מזהה התלמיד במהירות:

1. הקלד את שני המזהים הראשונים - ST348-245 ו- ST348-246 לתאים A5 ו- A6 בהתאמה.
2. הדגש את שני המזהים לבחירתם.
3. לחץ על ידית המילוי וגרור אותו לתא A13.
4. את שאר תעודת הזהות של התלמיד יש להכניס לתאים A6 עד A13 כראוי.

03 מתוך 09

הזנת נתונים בצורה נכונה

בעת הזנת הנתונים, חשוב לוודא שהוא נכנס בצורה נכונה. מלבד שורה 2 בין כותרת הגיליון האלקטרוני לבין כותרות העמודות, אל תשאיר שורות ריקות אחרות בעת הזנת הנתונים. כמו כן, ודא כי אתה לא להשאיר תאים ריקים.

שגיאות בנתונים, הנגרמות על ידי הזנת נתונים שגויה, הן המקור לבעיות רבות הקשורות לניהול נתונים. אם הנתונים מוזנים כהלכה בהתחלה, סביר להניח שהתוכנית תחזיר לך את התוצאות הרצויות.

04 של 09

שורות הן רשומות

כאמור, שורות של נתונים, במסד נתונים ידועים רשומות. בעת הזנת רשומות, זכור את ההנחיות הבאות:

• אין להשאיר שורות ריקות בטבלה שנוצרת, אפילו לא בין הכותרות לבין השורה הראשונה של הנתונים.
• רשומה יכולה להכיל נתונים על פריט ספציפי אחד בלבד.
• תיעוד חייב לכלול גם את כל הנתונים במסד הנתונים על פריט זה. לא יכול להיות מידע על פריט ביותר משורה אחת.
  

05 מתוך 09

עמודות הן שדות

בעוד ששורות במסד נתונים של Excel נקראות רשומות, העמודות ידועות כשדות . כל עמודה זקוקה לכותרת כדי לזהות את הנתונים שהיא מכילה. כותרות אלה נקראות שמות שדות.

• שמות שדות משמשים כדי להבטיח שהנתונים עבור כל רשומה מוזנים באותו רצף.
• ודא שכל הנתונים בעמודה מוזנים באותו פורמט. אם אתה מתחיל להזין מספרים כמו ספרות (כגון 10 או 20) לשמור את זה. אין לשנות חלק דרך דרך ולהתחיל להזין מספרים כמו מילים (כגון עשרה או עשרים). היה עקבי.
• אין להשאיר עמודות ריקות בטבלה.

06 מתוך 09

יצירת הרשימה

לאחר שהנתונים הוכנסו לטבלה, ניתן להמיר אותה לרשימה . לשם כך:

1. הדגשת תאים A3 עד E13 בגליון העבודה.
2. לחץ על נתונים> רשימה> יצירת רשימה מהתפריט כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח יצירת רשימה .
3. בעוד תיבת הדו שיח פתוחה, תאים A3 ל E13 על גליון העבודה צריך להיות מוקף נמלים צועדים.
4. אם הנמלים המצעדות מקיפות את טווח התאים הנכון, לחץ על אישור בתיבת הדו-שיח יצירת רשימה .
5. אם הנמלים המצעדות אינן מקיפות את טווח התאים הנכון, הדגש את הטווח הנכון בגליון העבודה ולאחר מכן לחץ על אישור בתיבת הדו-שיח יצירת רשימה .
6. השולחן צריך להיות מוקף בגבול כהה ויש לו ירידה בחצים שמופיעים לצד כל שם שדה.

07 מתוך 09

שימוש בכלי מסד הנתונים

לאחר שיצרת את מסד הנתונים, תוכל להשתמש בכלים הממוקמים מתחת לחצים הנפתחים לצד כל שם שדה כדי למיין או לסנן את הנתונים.

מיון נתונים

1. לחץ על החץ הנפתח שלצד שם השדה שם משפחה .
2. לחץ על האפשרות מיין סדר עולה כדי למיין את הנתונים לפי סדר אלפביתי מ- A ל- Z.
3. לאחר מיון, גרהם ג 'יי צריך להיות שיא הראשון בטבלה וילסון ר' צריך להיות האחרון.

סינון נתונים

1. לחץ על החץ הנפתח שלצד שם שדה התוכנית .
2. לחץ על האפשרות Business כדי לסנן את כל התלמידים, לא בתוכנית העסקית.
3. לחץ על אישור.
4. רק שני סטודנטים - ג 'תומפסון ו פ' סמית 'צריך להיות גלוי מאז הם רק שני נרשם בתוכנית העסקית.
5. כדי להציג את כל הרשומות, לחץ על החץ הנפתח שליד שם שדה התוכנית .
6. לחץ על האפשרות הכל .
   

08 מתוך 09

הרחבת המאגר

כדי להוסיף רשומות נוספות למסד הנתונים שלך:

• שורה ריקה המכילה כוכבית (תאים A14 עד E14) מתווסף לתחתית מסד הנתונים כאשר הוא נוצר.
• נתונים נוספים ניתן להוסיף למסד הנתונים באמצעות שורה ריקה זו.
• הוסף את הנתונים הבאים:
  
  תא - נתונים
  A14 - ST348-255
  B14 - כריסטופר
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - מדע

09 של 09

השלמת עיצוב מסד הנתונים

הערה : שלב זה כרוך בשימוש בסמלים הממוקמים בסרגל הכלים עיצוב , הנמצא בדרך כלל בחלק העליון של מסך Excel 2003. אם הוא אינו קיים, קרא כיצד למצוא סרגלי כלים של Excel שיעזרו לך לאתר אותו.

1. הדגש תאים A1 עד E1 בגליון העבודה.
2. לחץ על הסמל מיזוג ומרכז בסרגל הכלים עיצוב כדי למרכז את הכותרת.
3. כאשר התאים A1 עד E1 עדיין נבחרים, לחץ על הסמל ' מילוי צבע' בסרגל הכלים ' עיצוב' (נראה כמו צבע יכול) כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת של צבע הרקע.
4. בחר ים ירוק מהרשימה כדי לשנות את צבע הרקע של תאים A1 - E1 ירוק כהה.
5. לחץ על סמל גופן צבע בסרגל הכלים עיצוב (זה אות גדולה "A") כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת צבע גופן.
6. בחרו ' לבן' מהרשימה כדי לשנות את צבע הטקסט בתאים A1 - E1 עד לבן.
7. תאים להדגיש A2 - E2 בגליון העבודה.
8. לחץ על הסמל ' מילוי צבע' בסרגל הכלים ' עיצוב' כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת של צבע הרקע.
9. בחר אור ירוק מהרשימה כדי לשנות את צבע הרקע של תאים A2 - E2 לירוק בהיר.
10. הדגשת תאים A3 - E14 בגליון העבודה.
11. בחרו ' תבנית'> 'פורמט אוטומטי' מהתפריטים לפתיחת תיבת הדו-שיח ' דיווח אוטומטי '.
12. בחר רשימה 2 מרשימת האפשרויות לתבנית תאים A3 - E14.
13. הדגשת תאים A3 - E14 בגליון העבודה.
14. לחץ על האפשרות אפשרות מרכז בסרגל הכלים עיצוב כדי ליישר את הטקסט בתאים A3 ל E14.
15. בשלב זה, אם יש לך את כל השלבים הבאים של המדריך כראוי, הגיליון האלקטרוני שלך צריך להיות דומה לגיליון האלקטרוני בתמונה בשלב 1 של הדרכה זו.