כיצד לשמור על מסמכי Word שלך מאורגן

ארגון קטן עובר דרך ארוכה כאשר אתה מחפש קבצים

אם אתה מבלה יותר זמן בחיפוש אחר קבצי Microsoft Word שלך מאשר אתה עובד על אותם, אז זה הזמן לנצל חלק מהתכונות הארגוניות Word ו המחשב להציע.

שמור את כל קבצי Word עם תמונות ממוזערות

שמירת כל קובץ Word עם תמונת תצוגה מקדימה או תמונה ממוזערת מקלה על הזיהוי מבלי לפתוח אותם. ניתן לשמור את כל מסמכי Word בתצוגה מקדימה או בתמונה ממוזערת על ידי ביצוע מספר שלבים בלבד:

1. פתח את Microsoft Word.
2. לחץ על קובץ בשורת התפריטים.
3. בחר מאפיינים בחלק התחתון של התפריט הנפתח.
4. לחץ על הכרטיסייה סיכום .
5. שים סימן ביקורת ליד האפשרות שמור תמונה מקדימה עם מסמך זה או שמור תמונות ממוזערות עבור כל מסמכי Word (בהתאם לגרסת Word שברשותך).
6. לחץ על אישור .

עדכון מאפייני מסמך Word

אם אתה עובד עם כמויות אדירות של מסמכי Word שיש להם שמות ומיקומים דומים, אתה בהחלט רוצה לנצל את המאפיינים של מסמך Word תכונה . חזור אל קובץ > מאפיינים > סיכום והוסף הערות, מילות מפתח, קטגוריה, כותרת או פרטי נושא - דבר שיעזור לך להבדיל בין הקבצים. כאשר מגיע הזמן לעשות חיפוש, Word יכול למצוא בדיוק את מה שאתה צריך.

לעשות תיקיות במחשב ולהשתמש בהם

הגדרת תיקיה אחת עבור כל מסמכי Word שלך הולך קדימה ושם את זה משהו שאתה לא אשכח - כמו "MyWordDocs". לאכלס אותו עם תיקיות עם שמות הגיוני לך ולהשתמש בהם. אם אתה אחראי על הפקת הערות הפגישה השבועית, לדוגמה, ליצור תיקייה עבור הערות אלה וכוללות תיקיות נוספות בתוכו במשך חודשים או שנים.

אם יש לך שנים של מסמכי Word מפוזרים על המחשב שלך אין לי זמן לפתוח אותם ולהחליט אם הם שומרים או לא, פשוט לעשות תיקייה עבור כל אחת מן השנים אלה המסמכים הישנים הם מן ושחרר את כל המסמכים 2010 ב תיקיה אחת, 2011 ב אחר וכן הלאה עד שיש לך זמן לבקר אותם מחדש.

השתמש במערכת שמות קבצים עקבית

הקמת מערכת שמות הוא אולי הדבר החשוב ביותר שאתה יכול לעשות כדי לעזור כאשר מגיע הזמן למצוא את הקבצים הרצויים. אין דרך אחת נכונה שם הקבצים שלך, אבל בחירת מערכת מתן שמות ושימוש בו באופן עקבי שווה את המאמץ. ההצעות הן:

• כלול את סוג המסמך, כך שאתה יכול להגיד במבט מהיר כי כל שם קובץ המכיל "חוזה", "חכירה" או "ידיעון" הוא לא מכתב שאתה מחפש.
• התחל את השם עם שם הלקוח (או שם המשפחה של הנמען אם המסמכים הם אותיות).
• כלול את התאריך בשם הקובץ.

קח את הזמן

אם המחשב שלך כבר שופע קבצים, אל תנסה להתמודד עם הבעיות הארגוניות שלך בבת אחת. לשבור את העבודה לתוך חלקים לניהול ולבלות 15 דקות ביום עובד על זה. כאשר אתה מעגל קבצים Word תועה במחשב שלך, לשים אותם באחת התיקיות שביצעת, ליצור תיקייה חדשה, או למחוק אותם אם אתה כבר לא צריך אותם. אם אתה לא יכול להחליט, לשים אותם בתיקייה בשם HoldUntilDate ולקחת תאריך רחוק מספיק רחוק בעתיד, כי אם לא פתחת את התיקייה עד אז, אתה תרגיש נוח למחוק את זה. לא משנה מה סוגים של תיקיות שתבצע, לשים את כולם בתיקייה אחת גדולה Word שלך, אז אתה יודע איפה לחפש.