כיצד ליצור מסד נתונים ב - Excel

עקוב אחר אנשי קשר, אוספים ונתונים אחרים באמצעות מסד נתונים של Excel

לפעמים, אנחנו צריכים לעקוב אחר מידע מקום טוב זה בקובץ מסד נתונים של Excel. בין אם מדובר ברשימה אישית של מספרי טלפון, רשימת אנשי קשר של חברים בארגון או צוות, או אוסף של מטבעות, כרטיסים או ספרים, קובץ מסד נתונים של Excel מקל על כניסה, אחסון, ולמצוא מידע ספציפי.

Microsoft Excel בנה את הכלים כדי לעזור לך לעקוב אחר נתונים ולמצוא מידע ספציפי כאשר תרצה בכך. כמו כן, עם מאות טורים ואלפי שורות , גיליון אלקטרוני של Excel יכול להכיל כמות עצומה של נתונים .

הזנת הנתונים

הפורמט הבסיסי לאחסון נתונים במסד נתונים של Excel הוא טבלה.

לאחר יצירת טבלה, ניתן להשתמש בכלי הנתונים של Excel כדי לחפש, למיין ולסנן רשומות במסד הנתונים כדי למצוא מידע ספציפי.

כדי לעקוב אחר ערכת לימוד זו, הזן את הנתונים כפי שמוצג בתמונה שלמעלה.

הזן את מזהה התלמיד במהירות:

1. הקלד את שני המזהים הראשונים - ST348-245 ו- ST348-246 לתאים A5 ו- A6, בהתאמה.
2. הדגש את שני המזהים לבחירתם.
3. לחץ על ידית המילוי וגרור אותו לתא A13 .
4. את שאר תעודת הזהות של התלמיד יש להכניס לתאים A6 עד A13 כראוי.

הזנת נתונים בצורה נכונה

בעת הזנת הנתונים, חשוב לוודא שהוא נכנס בצורה נכונה. מלבד שורה 2 בין כותרת הגיליון האלקטרוני לבין כותרות העמודות, אל תשאיר שורות ריקות אחרות בעת הזנת הנתונים. כמו כן, ודא כי אתה לא להשאיר תאים ריקים.

שגיאות בנתונים , הנגרמות על ידי הזנת נתונים שגויה, הן המקור לבעיות רבות הקשורות לניהול נתונים. אם הנתונים מוזנים כהלכה בהתחלה, סביר להניח שהתוכנית תחזיר לך את התוצאות הרצויות.

שורות הן רשומות

כל שורה בודדת של נתונים, במסד נתונים ידועה כרשומה . בעת הזנת רשומות, זכור את ההנחיות הבאות:

• אין להשאיר שורות ריקות בטבלה שנוצרת. זה כולל לא להשאיר שורה ריקה בין כותרות העמודות לבין השורה הראשונה של הנתונים.
• רשומה יכולה להכיל נתונים על פריט ספציפי אחד בלבד.
• תיעוד חייב לכלול גם את כל הנתונים במסד הנתונים על פריט זה. לא יכול להיות מידע על פריט ביותר משורה אחת.

עמודות הן שדות

בעוד ששורות במסד נתונים של Excel נקראות רשומות, העמודות ידועות כשדות . כל עמודה זקוקה לכותרת כדי לזהות את הנתונים שהיא מכילה. כותרות אלה נקראות שמות שדות.

• שמות שדות משמשים כדי להבטיח שהנתונים עבור כל רשומה מוזנים באותו רצף.
• ודא שכל הנתונים בעמודה מוזנים באותו פורמט. אם אתה מתחיל להזין מספרים כמו ספרות (כגון 10 או 20) לשמור את זה. אין לשנות חלק דרך דרך ולהתחיל להזין מספרים כמו מילים (כגון עשרה או עשרים). היה עקבי.
• אל תשאיר עמודות ריקות בטבלה.

יצירת הטבלה

לאחר שהנתונים הוזנו, ניתן להמיר אותו לטבלה . לשם כך:

1. הדגש את התאים A3 עד E13 בגליון העבודה.
2. לחץ על הכרטיסייה דף הבית .
3. לחץ על האפשרות פורמט כשולחן על הסרט כדי לפתוח את התפריט הנפתח.
4. בחרו באפשרות Blue Table Style 9 בגודל בינוני כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח ' עיצוב כטבלה '.
5. בעוד תיבת הדו שיח פתוחה, תאים A3 ל E13 על גליון העבודה צריך להיות מוקף נמלים צועדים.
6. אם הנמלים המצעדות מקיפות את טווח התאים הנכון, לחץ על אישור בתיבת הדו-שיח ' עיצוב כשולחן '.
7. אם הנמלים המצעדות אינן מקיפות את טווח התאים הנכון, הדגש את הטווח הנכון בגליון העבודה ולאחר מכן לחץ על אישור בתיבת הדו-שיח ' עיצוב כטבלה '.
8. הטבלה צריכה לכלול את החצים הנפתחים שנוספים ליד כל שם שדה, ושורות הטבלה צריכות להיות מעוצבות לסירוגין בכחול בהיר וכחול כהה.

שימוש בכלי מסד הנתונים

לאחר שיצרת את מסד הנתונים, תוכל להשתמש בכלים הממוקמים מתחת לחצים הנפתחים לצד כל שם שדה כדי למיין או לסנן את הנתונים.

מיון נתונים

1. לחץ על החץ הנפתח שליד שם השדה שם משפחה .
2. לחץ על האפשרות מיון א 'עד ת' כדי למיין את הנתונים לפי סדר אלפביתי.
3. לאחר מיון, גרהם ג 'יי צריך להיות שיא הראשון בטבלה ווילסון. R צריך להיות האחרון.

סינון נתונים

1. לחץ על החץ הנפתח שלצד שם שדה התוכנית .
2. לחץ על תיבת הסימון לצד האפשרות בחר הכל כדי לנקות את כל תיבות הסימון.
3. לחץ על תיבת הסימון שלצד האפשרות Business כדי להוסיף סימן ביקורת לתיבה.
4. לחץ על אישור .
5. רק שני סטודנטים - ג 'תומפסון ו פ' סמית ' צריך להיות גלוי מאז הם רק שני נרשם בתוכנית העסקית.
6. כדי להציג את כל הרשומות, לחץ על החץ הנפתח שלצד שם שדה התוכנית .
7. לחץ על האפשרות נקה מסנן מ "תוכנית" אפשרות.

הרחבת המאגר

כדי להוסיף רשומות נוספות למסד הנתונים שלך:

• מניחים את מצביע העכבר על הנקודה הקטנה בפינה הימנית התחתונה של השולחן.
• מצביע העכבר ישתנה לחץ דו-ראשי.
• כאשר זה קורה, לחץ והחזק את לחצן העכבר הימני וגרור את המצביע למטה כדי להוסיף שורה ריקה לתחתית מסד הנתונים.
• הוסף את הנתונים הבאים לשורה החדשה הזו:
  תא - נתונים
  A14 - ST348-255
  B14 - כריסטופר
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - מדע

השלמת עיצוב מסד הנתונים

1. הדגש תאים A1 עד E1 בגליון העבודה.
2. לחץ על הכרטיסייה דף הבית .
3. לחץ על המיזוג במרכז אפשרות של הסרט למרכז את הכותרת.
4. לחץ על צבע מילוי (נראה כמו צבע יכול) על הסרט כדי לפתוח את צבע מילוי הרשימה הנפתחת.
5. בחר כחול, הדגשה 1 מהרשימה כדי לשנות את צבע הרקע בתאים A1 - E1 כחול כהה.
6. לחץ על הסמל ' צבע גופן' בסרגל הכלים ' עיצוב' (זהו אות גדולה "A") כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת של צבע הגופן.
7. בחרו ' לבן' מהרשימה כדי לשנות את צבע הטקסט בתאים A1 - E1 עד לבן.
8. תאים להדגיש A2 - E2 בגליון העבודה.
9. לחץ על ' מילוי צבע' על הסרט כדי לפתוח את הרשימה הנפתחת צבע מילוי.
10. בחר כחול, הדגשה 1, Lighter 80 מהרשימה כדי לשנות את צבע הרקע בתאים A2 - E2 לתכלת.
11. הדגשת תאים A4 - E14 בגליון העבודה.
12. לחץ על האפשרות מרכז על הסרט למרכז ליישר את הטקסט בתאים A14 עד E14.
13. בשלב זה, אם יש לך את כל השלבים הבאים של המדריך כראוי, הגיליון האלקטרוני שלך צריך להיות דומה לגיליון האלקטרוני בתמונה בשלב 1 של הדרכה זו.

פונקציות מסד נתונים

תחביר : Dfunction (Database_arr, Field_str num, Criteria_arr)

כאשר D פונקציה היא אחת מהפעולות הבאות:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• דצום
• DVAR
• DVARP

סוג : מסד נתונים

פונקציות מסד נתונים שימושיות במיוחד כאשר Google Sheets משמש לשמירה על נתונים מובנים, כגון מסד נתונים. כל פונקציית מסד נתונים, תפקוד, מחשבת את הפונקציה המתאימה על קבוצת משנה של טווח תאים נחשב טבלת מסד נתונים. פונקציות מסד נתונים לוקחות שלוש ארגומנטים:

• Database_arr הוא מערך, מערך מוטמע או מערך שנוצר על ידי ביטוי מערך שמובנה כך שכל שורה אחרי שורה 1 היא רשומת מסד נתונים, וכל עמודה היא שדה מסד נתונים. שורה 1 מכילה את התוויות עבור כל שדה.
• Field_str num מציין איזה עמודה (שדה) מכילה את הערכים להיות ממוצעים. זה יכול לבוא לידי ביטוי גם את שם השדה (מחרוזת טקסט) או את מספר העמודה, שם העמודה השמאלית ביותר יהיה מיוצג כמו 1.
• Criteria_arr הוא מערך, מערך מוטמע או מערך שנוצר על ידי ביטוי מערך שמובנה כך שהשורה הראשונה מכילה את שמות השדות שאליהם ייושם הקריטריון (קריטריונים), והשורות הבאות יכילו את המבחן המותנה (ים) .

השורה הראשונה בקריטריונים מציינת שמות שדות. כל שורה אחרת בקריטריונים מייצגת מסנן, שהוא אוסף של מגבלות על השדות המתאימים. הגבלות מתוארות בסימון Query-by-Example, ויכולות לכלול ערך להתאמה או לאופרטור השוואה ואחריו ערך השוואה. דוגמאות להגבלות הן: "שוקולד", "42", "> 42 =", "> 42". תא ריק לא אומר שום הגבלה על השדה המתאים.

מסנן תואם לשורת מסד נתונים אם כל הגבלות המסנן (ההגבלות בשורת המסנן) מתקיימות. שורת מסד נתונים (רשומה) עונה על הקריטריונים אם ורק אם מסנן אחד לפחות מתאים לה. שם שדה עשוי להופיע יותר מפעם אחת בטווח הקריטריונים כדי לאפשר הגבלות רבות החלות בו זמנית (לדוגמה, טמפרטורה> = 65 וטמפרטורה <= 82).

DGET הוא פונקציית מסד הנתונים היחידה שאינה צוברת ערכים. DGET מחזיר את הערך של השדה שצוין בארגומנט השני (בדומה ל- VLOOKUP) רק כאשר רק רשומה אחת מתאימה לקריטריונים; אחרת, היא מחזירה שגיאה המציינת התאמות או התאמות מרובות