יש הרבה יישומים דוא"ל בחוץ, והם לא בהכרח אותו דבר. אם ברצונך לפתוח את ההודעה ולקרוא אותה, עליך להשתמש בתבנית הודעה שבה תומך יישום הנמען שלך. ל- Microsoft Outlook יש 3 פורמטים שונים של הודעות הנחוצים למצבים שונים.
3 פורמטים של הודעות ב- Outlook ומתי להשתמש בו
לכל פורמט הודעה יש אפשרויות שונות, זו שתבחר קובעת אם באפשרותך להוסיף טקסט מעוצב, כגון גופנים מודגשים, גופנים צבעוניים וכדורים, ואם באפשרותך להוסיף תמונות לגוף ההודעה. מה שחשוב הוא לבחור כי הנמען יוכל לראות - זה נהדר לקבל את העיצוב והתמונות, אבל כמה יישומי דואר אלקטרוני אינם תומכים הודעות מעוצבות או תמונות.
באמצעות Outlook , באפשרותך לשלוח הודעות בשלושה פורמטים שונים.
טקסט רגיל
טקסט רגיל שולח הודעות דוא"ל באמצעות תווים טקסט פשוט. כל יישומי הדואר האלקטרוני תומכים בטקסט רגיל. פורמט זה הוא נהדר אם אתה לא תלוי כל עיצוב מפואר, וזה מבטיח תאימות מקסימלית. כל מי שיש לו חשבון דוא"ל יוכל לקרוא את ההודעה שלך. טקסט רגיל אינו תומך בגופנים מודגשים, נטויים, בצבע, או בעיצוב טקסט אחר. הוא גם אינו תומך בתמונות המוצגות ישירות בגוף ההודעה, אם כי ניתן לכלול את התמונות כקובץ מצורף. עליך לציין כי Hubspot מצא כי הודעות טקסט רגיל לקבל שיעור פתוח וקליק גבוה יותר מאשר הודעות HTML.
HTML
HTML מאפשר לך להשתמש בתבנית HTML. זהו פורמט ההודעה המוגדר כברירת מחדל ב- Outlook. זה גם הפורמט הטוב ביותר לשימוש כאשר אתה רוצה ליצור הודעות דומות מסמכים מסורתיים, עם גופנים שונים, צבעים, רשימות תבליט. אתה יכול לעשות טקסט להתבלט עם נטוי, למשל, או לשנות את הגופן. אתה יכול גם לכלול תמונות שיוצגו בשורה להשתמש בכלים אחרים עיצוב כדי להפוך את ההודעות שלך יפה יותר וקל יותר לקריאה. כיום, רוב האנשים עם דוא"ל יכולים לקבל הודעות בפורמט HTML בסדר (אם כי חלקם מעדיפים טקסט רגיל למען טוהר). כברירת מחדל, כאשר אתה בוחר באחת מהאפשרויות שמאפשרות עיצוב (HTML או Rich Text), ההודעה נשלחת בפורמט HTML. לכן, כאשר אתה משתמש ב- HTML, אתה יודע שמה שאתה שולח הוא מה שהנמען יראה.
תבנית טקסט עשיר (RTF)
Rich Text הוא פורמט ההודעה הקנייני של Outlook. RTF תומך בעיצוב טקסט, כולל כדורים, יישור ואובייקטים מקושרים. Outlook ממיר באופן אוטומטי הודעות בפורמט RTF ל- HTML כברירת מחדל בעת שליחתן לנמען אינטרנט, כך שתצורת ההודעה נשמרת והקבצים המצורפים יתקבלו. Outlook גם מעצב באופן אוטומטי בקשות של בקשות ומשימות והודעות עם לחצני הצבעה, כך שניתן יהיה לשלוח פריטים אלה ללא פגע באינטרנט למשתמשי Outlook אחרים, ללא קשר לתבנית ברירת המחדל של ההודעה. אם ההודעה הקשורה לאינטרנט היא משימה או בקשה לפגישה, עליך להשתמש ב- RTF. Outlook ממיר אותו באופן אוטומטי לפורמט יומן האינטרנט, פורמט נפוץ לפריטי לוח השנה, כך שיישומי דואר אלקטרוני אחרים יוכלו לתמוך בו. באפשרותך להשתמש ב- RTF בעת שליחת הודעות בארגון המשתמש ב- Microsoft Exchange; עם זאת, אנו ממליצים שתשתמש בפורמט HTML. זהו פורמט Microsoft שבו תומכות יישומי הדואר האלקטרוני הבאים בלבד: Microsoft Exchange Client 4.0 ו- 5.0; Microsoft Office Outlook 2007; Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 ו- 2002
כיצד להגדיר את פורמט ברירת המחדל
בצע את הקישור כדי ללמוד כיצד להגדיר את תבנית ברירת המחדל ב- Outlook.