אתה יכול לעבור את כל הדוא"ל שלך על ידי הגבלת כמות הדוא"ל שאתה צריך להתמודד עם בכל עת.
אם יש לך יותר ממספר הודעות ביום ...
... בתיבת הדואר הנכנס שלך, "להתמודד עם כל הודעה ברגע שהיא מגיעה" - גישה לא עובד בשבילך.
זו לא אשמתך. גישה זו יכולה לעבוד רק עבור אלה שתפקידם היחיד הוא לענות על הודעות דוא"ל מהר ככל האפשר.
למרבה המזל, השדרה מעט שונה מאפשר לך לעבוד ללא הפרעה על ידי דוא"ל, עדיין להשיב בתוך זמן סביר, אין הודעות דוא"ל איחור על ידי חודשים להיפטר הדוא"ל צבר, מדי.
קבל ולהישאר על גבי הדוא"ל שלך בקלות על ידי התמודדות עם זה מחר
כדי לקבל אחיזה בדוא"ל שלך:
- הסר את העיניים מתיבת הדואר הנכנס .
- ודא שהודעות דואר אוטומטיות והודעות דואר חדשות כבויות.
- להתמודד עם כל הדואר שהגיע אתמול , כמו אצוות רבות ככל שתראה לנכון.
- פחות אצוות, יותר טוב. אם אתה מטפל בכל הדואר של אתמול בבת אחת, רוב הסיכויים שאתה השקיע את הזמן ואת המאמץ על זה.
- זמן לתזמן עבור עיבוד הדוא"ל שלך .
- להתמודד עם ההודעות בסדר.
- אם הודעה דורשת מחקר, תזמן את המחקר למחר, ותן לשולח לדעת שתחזור אליהם. אם נדרשת עבודה נוספת, יש לתזמן על תקופה ארוכה יותר.
- ודא שאתה יכול למצוא את ההודעה המקורית כאשר העבודה מתבצעת. השולח, והכי חשוב, תאריך ציין יחד עם המשימה צריך להיות מספיק. ב- Mac OS X Mail , תוכל גם להשתמש ב- LinkABoo .
- באפשרותך להשתמש בתיקיה חכמה שמציגה רק את ההודעות שהגיעו אתמול, להחיל דגלים (ימי תווית בצבעים לסירוגין, לדוגמה), או להסתמך על מיון לפי תאריך ההגעה.
- תוכל לבדוק את תיבת הדואר הנכנס שלך מעת לעת עבור הודעות דוא"ל הדורשות פעולה דחופה .
אם העבודה שלך דורשת את זה, תהליך הדואר לעתים קרובות יותר מאשר מדי יום - שלוש פעמים ביום, למשל. לא משנה מה התקופה שתבחר, את מרכיב חיוני הוא כי רשימת הודעות דוא"ל סגורה על ערכים חדשים בזמן שאתה עובד על זה.
מדוע עיבוד יומי של תיבת הדואר הנכנס?
אלא אם כן אתה צריך להתמודד עם דואר בתדירות גבוהה יותר, אני מזמין אותך לנסות עיבוד יומי, אם כי. יש לה יתרונות נוספים:
- אתה לא מקדים את התקדים של תשובה מיידית, התחייבות שלא ניתן לעמוד בה.
- לוח זמנים יומי קל לשמור ולזכור.
- אתה יכול לבחור את הזמן המושלם של היום עבור כל סוג של הודעה.
ידית את הודעות הדוא"ל הקלה ביותר!
גם אם זה לא בדרך כלל את הסגנון שלך,
- לעשות הניסוי עם מקבל את ההודעות הכי קל מהדרך הראשונה.
ברגע שאתה מקבל את הודעות דוא"ל מאתגרות יותר, את ההתקדמות היציבה יש מאולף אותם קצת כבר. אם אתה במהירות סרק את המסובך לפני venturing קדימה עם קל, אתה כבר ביליתי קצת זמן לבוא עם פתרונות, גם.
מה אם אני מתגעגע ליום מרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלי?
אם אתה מתגעגע כמה ימים עקב נסיעה או חגים, זה לא עניין גדול.
- להתמודד עם הודעות דוא"ל כאילו הם הגיעו אתמול.
לעתים קרובות, עובר יומיים או אפילו שבוע של דוא"ל לא לוקח את כל זה יותר זמן ומאמץ מאשר טיפול יום אחד.
אם ערימת הודעות דוא"ל היא כל כך גבוהה, כי אתה לא יכול להתמודד עם זה ביום אחד, תן אסטרטגיה אחרת לעזור לך:
כיצד לנקות צבר של דוא"ל
כדי להיפטר צבר של הודעות דוא"ל:
- צור תיקייה חדשה.
- להעביר את כל הודעות הדוא"ל יוצא מן הדואר הנכנס שלך לתיקיה זו.
- כל יום ולפני כל דבר אחר, לעשות משהו עם לפחות אחד ההודעות בתיקייה צבר.
- אתה לא צריך להשיב על זה. אתה לא צריך להגיש את זה. אבל תעשי משהו. חפש אתר שעשוי לעזור לך לענות, לדוגמה. או לחפש את כתובת הדוא"ל (או מספר) של מישהו שיכול לעזור לך.
- בימים מסוימים, אתה תעשה את זה מינימום. גדול! על רבים אחרים, תוכלו להתמודד עם ערימה של מסרים בבת אחת. גדול!
- ידית את כל הדואר החדש כנ"ל.
למדתי אסטרטגיות אלה מאת מארק פורסטר של לעשות את זה מחר: וסודות אחרים של ניהול זמן (להשוות מחירים), ספר נהדר מסביב אם אתה רוצה לעשות הכל ועדיין יש זמן לשחק (להשוות מחירים) - מארק פורסטר דמי ניהול זמן.