הגדרת תגובה אוטומטית של Office ב - Outlook

הגדר תגובת חופשה מחוץ למשרד ב- Outlook, והתוכנה תענה לכל הודעות דוא"ל חדשות שתקבל בזמן שאתה נמצא.

לוקח את הדוא"ל שלך עם אתה קל; מה שקשה לעזוב את זה מאחור

לאן שאתה הולך, לוקח את כל הדוא"ל שלך עם קטנה, מנות שימושית קל. משאיר אותו מאחורי על מחשב גדול, גדול הוא קשה ולעתים קרובות הדבר השפוי לעשות.

אם אתם משתוקקים לשפיות, Outlook נמצא כאן כדי לעזור לכם: בזמן שאתם יוצאים לחופשה מהמבול היומי של האימייל, Outlook יגיב באופן אוטומטי להודעות נכנסות - לוקח את הנטל הזה מהכתפיים, גם אחרי שתחזרו.

כמובן, Outlook מעולם לא יגיב בצורה קוהרנטית, מתוחכמת ומתוחכמת ככל יכולתך באופן אישי, אך היא תגיב בחריצות, ותאפשר לשולחים לדעת שאתה מחוץ למשרד, אולי כאשר תחזור, ואם הם צריכים לעקוב - (אם עדיין רלוונטי) או להפנותם לאיש קשר אחר לעניינים הדורשים תגובה מיידית יותר.

הגדר מענה אוטומטי לחופשה מחוץ למשרד ב- Outlook עבור חשבון POP ו- IMAP

כדי להגדיר ספק שירות אוטומטי ב- Outlook עבור חשבון דוא"ל מסוג IMAP או POP (עבור Exchange, ראה בהמשך), הגדר תחילה את ההודעה המשמשת לתשובה:

1. צור הודעה חדשה (לחץ על New Email ) ב- Outlook.
2. הזן את הנושא הרצוי ואת ההודעה עבור Outlook שלך מחוץ למשרד אוטומטי תשובה.
   • אם אפשרי ורלוונטי, האם לכלול אנשים כאשר אתה יכול לשלוח תשובה אישית, או אם הם צריכים לצפות לתשובה בכלל. ייתכן שיחלוף זמן מה לאחר שתחזור.
   • ניתן גם להוסיף עותק: ו עותק מוסתר: נמענים לקבל עותק של כל תשובה אוטומטית.
   • אם אתה מגדיר את אאוטלוק מחוץ למשרד אוטומטי תגובה להישלח בתגובה לכל הדואר הנכנס (במקום רק הודעות מאנשי קשר לבחור), האם לקחת בחשבון כי לחשוף יותר מדי מידע בחופשיות מהווה סיכון .
3. לחץ על קובץ (או קובץ FILE ).
4. בחר שמירה בשם בגיליון שמופיע.
5. ודא שתבנית Outlook נבחרה תחת שמירה כסוג:.
6. לחלופין, הזן שם תבנית תחת שם קובץ: (Outlook בחרה את הנושא של התבנית כברירת מחדל).
7. לחץ על שמור .

המשך ליצור את הכלל מחוץ למשרד של המגיב האוטומטי ב- Outlook:

1. לחץ על קובץ (או קובץ FILE ) בתצוגת דואר של Outlook.
2. ודא שהקטגוריה Info פתוחה.
3. לחץ על נהל כללים והתראות תחת פרטי חשבון .
4. ודא שאתה נמצא בכרטיסייה כללי דואר אלקטרוני בחלון כללים והתראות .
5. כעת ודא שהחשבון שעבורו ברצונך ליצור את תגובת החופשה נבחר תחת החל שינויים לתיקייה זו :.
   • תוכל להחיל את הכלל על כל החשבונות שלך בקלות; ראה להלן, שלב 21.
6. לחץ על כלל חדש ...
7. ודא שהחלת הכלל על הודעות שאני מקבל נבחרת תחת התחל מתוך כלל ריק .
8. לחץ על הבא> .
9. ודא איפה השם שלי בתיבה אל מסומנת תחת שלב 1: בחר תנאי (ים) .
   • אתה יכול להשאיר את כל תיבות לא מסומן ולהפוך את Outlook מחוץ למשרד תגובה אוטומטית המגיב על כל הדואר הנכנס, או שאתה יכול לבדוק איפה השם שלי בתיבה אל או עותק כדי לכלול הודעות דוא"ל שבו אתה רק נמען עותק .
10. לחץ על הבא> .
11. ודא שההודעה באמצעות תבנית מסוימת מסומנת תחת שלב 1: בחר פעולות (פעולות) .
12. לחץ על תבנית מסוימת תחת שלב 2: ערוך את תיאור הכלל (לחץ על ערך המסומן בקו תחתון) .

1. ודא תבניות משתמש בטוח במערכת הקבצים נבחרה תחת חפש ב:.
2. הדגש את התבנית שנוצרה לפני.
3. לחץ על פתח .
4. כעת לחץ על הבא> .
5. ודא כי למעט אם זה תשובה אוטומטית מסומנת תחת שלב 1: בחר חריגים (אם) הצורך .
6. לחץ על הבא> .
7. הקלד את השם הרצוי עבור מסנן התגובות האוטומטי שלך תחת שלב 1: ציין שם עבור כלל זה .
8. ודא שהפעלת כלל זה מסומנת כדי לאפשר את תגובת החופשה בבת אחת; תוכל לבטל את הסימון של הפעלת כלל זה , כמובן, ולהעביר את התגובה האוטומטית רק לפי הצורך.
   • כדי להפעיל את המסנן בכל עת, פתח את החלון ' כללים והתראות' כמתואר למעלה וודא שחוק החופשה הוא בדיקה בכרטיסייה כללי דואר אלקטרוני .
9. לחלופין, הפעל את צור כלל זה בכל החשבונות .
   • עם זאת, זכור שמסננים אינם פועלים עם סוגי חשבונות מסוימים (שעבורם Outlook לא ייצור אותם אפילו עם תיבה זו מסומנת).
10. לחץ על סיום .
11. לחץ על אישור .

כבה את כלל התגובה של חופשת Outlook

כדי להשבית תגובה אוטומטית מחוץ למשרד שהגדרת (והפעלת) ב- Outlook:

1. בחר קובץ (או קובץ FILE ) בתצוגת הדואר של Outlook.
2. עבור אל הקטגוריה מידע .
3. לחץ על נהל כללים והתראות (לצד כללים והתראות ).
4. ודא שהכרטיסייה כללי דואר אלקטרוני נבחרה.
5. בחר בחשבון שעבורו ברצונך להשבית את המגיב האוטומטי שנבחר תחת החל שינויים בתיקייה זו : ( עליך להשבית את תגובת החופשה עבור כל חשבון בנפרד).
6. ודא שכלל המגיב האוטומטי שיצרת כדי להפעיל את התשובה אינו מסומן ברשימת הכללים.
7. לחץ על אישור .

אלטרנטיבי: Outlook Outlook המשימות תוספים

במקום להגדיר כלל ב- Outlook באופן ידני, באפשרותך להשתמש בכלי כגון Email Responder (FreeBusy) או Auto Answer Manager. כלים אלה הם בדרך כלל גם חכם על שליחת רק מחוץ למשרד מחוץ אוטומטי תגובות.

האם לקחת בחשבון כי Outlook עצמו ישלח תגובה אוטומטית לכל כתובת אחת לכל הפעלה; תגובה אוטומטית שנייה עשויה להישלח רק לאחר סגירה של Outlook ופתח מחדש. כמו כן, Outlook לא יענה אוטומטית לשולח עם שתי הודעות שונות.

הגדר מענה אוטומטי לחופשה מחוץ למשרד ב- Outlook עבור חשבון Exchange

אם אתה משתמש ב- Outlook עם חשבון Exchange, באפשרותך להגדיר תשובה אוטומטית מחוץ למשרד ישירות בשרת:

1. לחץ על FILE בחלון הראשי של Outlook.
2. פתח את הקטגוריה Info .
3. לחץ על תגובות אוטומטיות .
4. הקפד לשלוח תשובות אוטומטיות .
5. כדי להפעיל את המגיב האוטומטי ולהפסיק באופן אוטומטי:
   1. ודא שרק שלח במהלך טווח זמן זה: מסומן.
   2. בחר את התאריך והשעה הרצויים להתחלת המגיב האוטומטי תחת שעת התחלה:.
   3. בחר את תאריך הסיום והשעה הרצויים תחת שעת סיום .
6. הזן את ההודעה של התשובה האוטומטית מחוץ למשרד שלך תחת 'הארגון שלי' .
   • הודעת אימייל זו תישלח לאנשים בחברה שלך.
7. כדי לשלוח תגובות אוטומטיות לאנשים מחוץ לחברה שלך גם כן:
   1. פתח את הכרטיסייה ' הארגון החיצוני' שלי .
   2. ודא שתשובה אוטומטית לאנשים מחוץ לארגון שלי מסומנת אם אתה בסדר עם הסיכונים הביטחוניים הכרוכים בכך .
   3. הזן את ההודעה שנשלחה לאנשים מחוץ לחברה שלך.
8. לחץ על אישור .

כדי לשמור על תשובות מחוץ למשרד באופן מרכזי יותר בשרת Exchange (כולל תבניות שמציעות שדות הממוזגים עם Active Directory), תוכל לנסות את Symprex Out-of-Office Manager.

(נבדק עם Outlook 2013 ו- Outlook 2016)