כאשר אתה מפיץ מסמכים באופן אלקטרוני, לא ניתן לסמוך על הנמענים לאחר מותקן Word במחשב שלהם.
כמו כן, אנשים רבים לא אוהבים לקבל מסמכי Word , גם אם הם מותקנים ב- Word. הסיבה לכך היא שמסמכי Word יכולים להכיל פקודות מאקרו זדוניות.
לכן, הדרך הטובה ביותר להפיץ מסמכים היא בפורמט PDF. Adobe Acrobat הוא תקן הזהב ביצירת PDF. אבל זה נושא תג מחיר חסון. אם רק ליצור PDF מדי פעם, אתה כנראה לא רוצה לרכוש Acrobat.
במקרה זה, באפשרותך להוריד את התוספת החינמית של Microsoft כ- PDF ל- Office 2007. זה מאפשר לך ליצור מסמכי PDF ב- Word ושש יישומי Office אחרים. זה גם מאפשר לך ליצור מסמכים XPS. XPS הוא פורמט הקובץ השטוח של מיקרוסופט. מאחר שאין לה את הסכמתה הנרחבת של PDF, אני לא ממליץ על הפצת מסמכים בפורמט XPS.
לאחר שתוריד ותתקין את התוספת, בצע את השלבים הבאים ליצירת PDF ב- Word:
- לחץ על הלחצן Office
- לחץ על הדפסה
- בתיבת הדו-שיח הדפסה, בחר PDF ברשימת אפשרויות המדפסת
- לחץ על הדפסה
התוספת פועלת עם Office XP.