כיצד ליצור ולהשתמש תבניות Word

יצירת תבניות Word משלך כדי לחסוך זמן, אבל לתכנן אותם הראשון

אם לעתים קרובות אתה יוצר מסמכים המכילים את אותו עיצוב מיוחד, אך לא תמיד מכילים את אותו טקסט - כגון חשבוניות, פתקי אריזה, מכתבי טופס וכו '- תוכל להפוך את התהליך לאוטומטי ולחסוך לעצמך כמות ניכרת של זמן על ידי יצירת תבנית ב - Word.

מהו תבנית?

עבור אלה לא מוכר עם תבניות, הנה הסבר מהיר: תבנית של Microsoft Word הוא סוג של מסמך שיוצר עותק של עצמו כאשר אתה פותח את זה. עותק זה כולל את כל העיצוב והתבנית של התבנית, כגון לוגו וטבלאות, אך ניתן לשנות זאת על-ידי הזנת תוכן מבלי לשנות את התבנית המקורית.

אתה יכול לפתוח את התבנית כמה פעמים שתרצה, ובכל פעם זה יוצר עותק חדש של עצמו למסמך חדש. הקובץ שנוצר נשמר כסוג קובץ סטנדרטי של Word (לדוגמה, docx).

תבנית Word יכולה להכיל עיצוב, סגנונות, טקסט boilerplate, פקודות מאקרו , כותרות עליונות ותחתונות, וכן מילונים מותאמים אישית , סרגלי כלים ורשומות AutoText .

תכנון תבנית Word

לפני שתיצור את תבנית Word, מומלץ ליצור רשימה של פרטים שברצונך לכלול בה. הזמן שאתה מבלה תכנון תחסוך לך זמן רב יותר בטווח הארוך.

הנה כמה טיפים לגבי מה לכלול:

• כל טקסט שיש בכל המסמכים המבוססים על התבנית.
• עיצוב כמו עמודות, שוליים, עצירות כרטיסיות, הערות שוליים, הערות שוליים וכו '.
• Macros ייתכן שתרצה להשתמש אך ספציפיים למסמך זה.
• עבור אותיות, הוסף שדה תאריך שיתעדכן אוטומטית בכל פעם שהתבנית תיפתח.
• גם עבור מכתבים, לכלול את הכתובת שלך ואת פרטי הקשר.
• השתמש בשדות או בטקסט אוטומטי לקבלת מידע שעשוי להשתנות, אך תמיד יכיל את אותו סוג מידע (לדוגמה, מספרי עמודים, כותרת מסמך, נתיב קובץ וכו '). סוג זה של מידע הוא לעתים קרובות כותרות עליונות ותחתונות.
• אם המסמך שלך מכיל חלקים בעלי עיצוב שונה, באפשרותך להשתמש בטקסט מציין מיקום תיאורטי, כגון TITLE או HEADING, שאותם תוכל להקליד בעותק שנוצר מהתבנית. בדרך זו יהיה עיצוב ספציפי לאותו סעיף.

ברגע שיש לך מתאר של מה שאתה רוצה, לפרוס את המסמך אב טיפוס במסמך Word ריק. כלול את כל האלמנטים שציינת ואת העיצוב הרצוי עבור המסמכים שלך.

שמירת תבנית חדשה

שמור את המסמך כתבנית על ידי ביצוע השלבים הבאים:

Word 2003

1. לחץ על קובץ בתפריט העליון.
2. לחץ על שמור בשם ...
3. נווט אל המיקום שבו ברצונך לשמור את התבנית. Word מתחיל במיקום ברירת המחדל לשמירת התבניות. זכור שתבניות שנשמרו במיקומים שאינם מיקום ברירת המחדל לא יופיעו בתיבת הדו-שיח תבניות בעת יצירת מסמכים חדשים.
4. בשדה "שם קובץ", הקלד שם קובץ תבנית הניתן לזיהוי.
5. לחץ על הרשימה הנפתחת "שמור כסוג" ובחר באפשרות תבניות מסמך .
6. לחץ על שמור .

Word 2007

1. לחץ על לחצן Microsoft Office בפינה השמאלית העליונה.
2. מקם את מצביע העכבר על שמור בשם .... בתפריט המשני שנפתח, לחץ על תבנית Word .
3. נווט אל המיקום שבו ברצונך לשמור את התבנית. Word מתחיל במיקום ברירת המחדל לשמירת התבניות. זכור שתבניות שנשמרו במיקומים שאינם מיקום ברירת המחדל לא יופיעו בתיבת הדו-שיח תבניות.
4. בשדה "שם קובץ", הקלד שם קובץ תבנית הניתן לזיהוי.
5. לחץ על שמור .

Word 2010 וגרסאות מאוחרות יותר

1. לחץ על הכרטיסייה קובץ.
2. לחץ על שמור בשם ...
3. נווט אל המיקום שבו ברצונך לשמור את התבנית. Word מתחיל במיקום ברירת המחדל לשמירת התבניות. זכור שתבניות שנשמרו במיקומים שאינם מיקום ברירת המחדל לא יופיעו בתיבת הדו-שיח תבניות בעת יצירת מסמכים חדשים.
4. בשדה "שם קובץ", הקלד שם קובץ תבנית הניתן לזיהוי.
5. לחץ על הרשימה הנפתחת "שמור כסוג" ובחר באפשרות תבניות מסמך .
6. לחץ על שמור .

המסמך נשמר כעת כתבנית עם סיומת הקובץ .dot או .dotx שניתן להשתמש בהם ליצירת מסמכים חדשים המבוססים על זה.