ארכיון ישן ב - Outlook ולשמור על קובץ PST קטן

כמו ערימת הדואר שאתה שומר ב- Outlook גדל, כך, בדרך כלל, עושה את הזמן זה לוקח את Outlook לעשות מה שאתה רוצה לעשות את זה. מגבלת גודל הקובץ PST נולים. (קובץ PST או "תיקיות אישיות" , כמובן, הוא המקום שבו Outlook שומר את כל הנתונים שלך, כולל לוחות שנה , אנשי קשר ודוא"ל).

קובץ PST קטן הוא קובץ PST מהיר

כך או כך, היא משלמת כדי לשמור על הגודל של קובץ ה- PST הראשי שלך קטן לניהול. אתה יכול לעשות את Outlook לעשות את זה באמצעות AutoArchive . או שאתה מחלק את ההודעות שלך בין קבצי PST נוספים, אשר יכול להיות כאבים ומהיר.

ארכיון ישן ב - Outlook ולשמור על קובץ PST קטן

כדי ליצור ארכיון של הודעות ישנות ב- Outlook בנפרד מקובץ ה- PST שבו אתה משתמש בכל יום:

1. • ב- Outlook 2007:
     1. בחר קובץ | ניהול קובץ נתונים מהתפריט ב- Outlook.
   • ב- Outlook 2016:
     1. לחץ על קובץ .
     2. עבור אל הקטגוריה מידע .
     3. לחץ על הגדרות חשבון .
     4. בחר הגדרות חשבון ... מהתפריט שהצג.
     5. עבור אל הכרטיסייה קובץ נתונים .
2. לחץ על הוסף:
   • ב- Outlook 2016:
     1. הזן את השם עבור הארכיון תחת שם קובץ:.
     2. בחר את הפורמט הרצוי תחת שמירה כסוג :; בדרך כלל, בחר קובץ נתונים של Outlook .
   • ב- Outlook 2007:
     1. בחר את הפורמט הרצוי. אלא אם כן ייתכן שיהיה עליך לגשת לנתונים באמצעות Outlook 2002 או גרסה מוקדמת יותר, ניתן לסמן את תיקיות התיקיות האישיות של Office Outlook (.pst) .
     2. לחץ על אישור .
     3. הזן את שם הקובץ הרצוי.
        • הארכיונים השנתיים פועלים היטב, ושיום קובץ ה- PST לאחר שנה הגיונית. כמובן, אתה יכול לבחור ארכיונים חודשיים אם יש לך הרבה דואר גדול להתמודד עם או תוכנית אחרת. רק לוודא את גודל PST קבצים בגודל המתקבל איפשהו בסביבות 1-2 GB. קבצים גדולים יותר נוטים להיות פחות יעילים.
     4. לחץ על אישור .
     5. הקלד את השם הרצוי של קובץ ה- PST של הארכיון תחת שם:.
        • שוב, זה הגיוני שם הארכיון שלך אחרי התוכן שלה (שנה בשווי של הדואר במקרה שלי).

1. לחלופין, הגן על הגישה באמצעות סיסמה .
2. לחץ על אישור .
3. כעת לחץ על סגור .

העבר את הדואר לארכיון

כדי לאכלס את הארכיון החדש שנוצר שלך PST:

• גרור ושחרר תיקיות שלמות לתיקיית השורש החדשה המופיעה תחת תיקיות דואר .
  • זה שימושי אם כבר יש לך "ארכיון" תיקייה המכילה, נניח, כל הדואר של השנה שעברה. פשוט תשחרר אותו לתוך PST ארכיון.
• לחלופין, לארכיון פריטים בודדים:
  1. לחץ על תיקיית הבסיס בשם PST בארכיון שלך תחת תיקיות דואר עם כפתור העכבר הימני.
  2. בחר תיקייה חדשה ... מהתפריט.
  3. הקלד את שם התיקייה הרצוי.
  4. ודא פריטים דואר ופוסט נבחר תחת תיקיה מכילה: אם אתה רוצה ארכיון הודעות דוא"ל. לאחסון פריטים אחרים בארכיון, בחר את הקטגוריה המתאימה.
  5. לחץ על אישור .
  6. גרור ושחרר בודדים או קבוצות של הודעות דוא"ל אל התיקיה החדשה שנוצרה.
• כדי להעביר את כל הדואר שקדם לתאריך מסוים בתיקייה (או תיקיות מקוננות):
  1. • ב- Outlook 2016:
       1. לחץ על קובץ .
       2. עבור אל הקטגוריה מידע .
       3. לחץ על כלי ניקוי .
       4. בחר ארכיון ... מהתפריט שהופיע.
     • ב- Outlook 2007:
       1. בחר קובץ | ארכיון ... מהתפריט ב- Outlook.
  2. ודא שארכיון זה תיקייה וכל תיקיות המשנה: נבחר.
  3. סמן את התיקייה הרצויה.
  4. ציין את תאריך האימייל שלפניו (לדוגמה, 1 בינואר השנה) שברצונך להעביר תחת פריטים בארכיון ישנים מ: __ .
  5. השתמש בלחצן עיון ... כדי לבחור את קובץ ה- PST של הארכיון שנוצר למעלה.
  6. לחץ על אישור .

• לחלופין, לדחוס את קובץ PST חי לתבוע שטח ששוחרר מיד מיד.

סגור את קובץ ה- PST של הארכיון

לאחר שמירת כל הפריטים בארכיון, באפשרותך לסגור את קובץ ה- PST ב- Outlook:

1. לחץ על תיקיית השורש של ארכיון PST שלך תחת תיקיות דואר עם כפתור העכבר הימני.
2. בחר באפשרות סגור את "___" מהתפריט.

גישה לדואר מקובץ PST של ארכיון סגור

כדי לאחזר הודעות מקובץ PST של ארכיון שנסגרת:

1. • ב- Outlook 2016:
     1. לחץ על קובץ .
     2. בחר באפשרות פתח וייצא .
     3. לחץ על פתח את קובץ הנתונים של Outlook .
   • ב- Outlook 2007:
     1. בחר קובץ | פתח | Outlook Data File ... מהתפריט ב- Outlook.
2. הדגש את קובץ ה- PST הרצוי בארכיון.
3. לחץ על פתח .

קובץ ה- PST ותיקיותיו יופיעו תחת תיקיות דואר , מוכן לפעולה.