מבוא לתכונות וליסודות
האם אתה overwhelmed על ידי כמויות גדולות של נתונים, כי יש לעקוב אחר הארגון שלך? ייתכן שאתה משתמש כעת במערכת הגשת מסמכים, במסמכי טקסט או בגיליון אלקטרוני כדי לעקוב אחר המידע הקריטי שלך. אם אתה מחפש מערכת ניהול נתונים גמישה יותר, מסד נתונים עשוי להיות רק הישועה שאתה מחפש ו- Microsoft Access 2013 מספק אפשרות מצוינת.
מהו מסד נתונים?
ברמה הבסיסית ביותר, מסד נתונים הוא אוסף מאורגן של נתונים. מערכת ניהול מסדי נתונים (DBMS) כגון Microsoft Access, Oracle או SQL Server מספקת לך את כלי התוכנה הדרושים לך כדי לארגן את הנתונים באופן גמיש. זה כולל מתקנים להוסיף, לשנות או למחוק נתונים ממסד הנתונים, לשאול שאלות (או שאילתות) על הנתונים המאוחסנים במסד הנתונים לייצר דוחות המסכמים את התוכן הנבחר.
Microsoft Access 2013
Microsoft Access 2013 מספק למשתמשים את אחד הפתרונות הפשוטים והגמישים ביותר של DBMS בשוק כיום. משתמשים רגילים של מוצרי מיקרוסופט ייהנו מהמוכר והמוצר המוכרים של Windows וכן מהאינטגרציה ההדוקה עם מוצרים אחרים של Microsoft Office. לקבלת מידע נוסף על ממשק Access 2010, קרא את Access User 2013 Interface Tour שלנו .
הבה נבחן תחילה שלושה מבין המרכיבים העיקריים של Access, שרוב משתמשי מסד הנתונים ייתקלו בהם - טבלאות, שאילתות וטפסים. אם אין לך כבר מסד נתונים של Access, ייתכן שתרצה לקרוא על יצירת מסד נתונים של Access 2013 מתוך Scratch או יצירת Access 2013 Database מתבנית.
טבלאות Microsoft Access
לוחות מהווים את אבני היסוד של כל מסד נתונים. אם אתה מכיר את הגיליונות האלקטרוניים, תמצא טבלאות מסד נתונים דומות מאוד.
טבלת מסד נתונים משותפת עשויה להכיל מידע על עובדים, כולל מאפיינים כגון שם, תאריך לידה ותואר. זה יכול להיות מובנה כדלקמן:
- כרטיס עובד
- שם משפחה
- שם פרטי
- כותרת
- דִברֵי בְּרָכָה
- תאריך לידה
בדוק את בניית הטבלה ומצא כי כל עמודה של הטבלה תואמת למאפיין עובד מסוים (או תכונה במונחים של מסד נתונים). כל שורה מתאימה לעובד מסוים ומכילה את המידע שלו. זה כל מה שיש! אם זה עוזר, חשבו על כל אחד מהטבלאות האלה כעל רשימה של מידע בגיליון אלקטרוני. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת טבלאות למסד נתונים של Access 2013
אחזור מידע מתוך מסד נתונים של Access
ברור, מסד נתונים רק מאחסן מידע יהיה חסר תועלת - אנחנו צריכים שיטות כדי לאחזר מידע גם כן. אם אתה פשוט רוצה להיזכר במידע המאוחסן בטבלה, Microsoft Access מאפשר לך לפתוח את השולחן ולגלול בין הרשומות הכלולות בו. עם זאת, הכוח האמיתי של מסד נתונים טמון ביכולות שלה לענות על בקשות מורכבות יותר, או שאילתות. שאילתות גישה מספקות את היכולת לשלב נתונים מטבלאות מרובות ולמקם תנאים ספציפיים על הנתונים שאוחזרו.
תארו לעצמכם כי הארגון שלך דורש שיטה פשוטה כדי ליצור רשימה של מוצרים אלה כי כרגע מוכרים מעל המחיר הממוצע שלהם. אם אתה פשוט לאחזר את טבלת מידע המוצר, מילוי משימה זו תדרוש כמות גדולה של מיון באמצעות נתונים וביצוע חישובים ביד. עם זאת, כוחה של שאילתה מאפשר לך פשוט לבקש גישה רק להחזיר רשומות אלה שעומדות בתנאי התמחור הממוצע לעיל. בנוסף, אתה יכול להנחות את מסד הנתונים רק רשימה שם ואת מחיר היחידה של הפריט.
לקבלת מידע נוסף על העוצמה של שאילתות מסד נתונים ב- Access, ראה יצירת שאילתה פשוטה ב- Microsoft Access 2013.
הוספת מידע למסד נתונים של Access
עד כה, למדת את המושגים מאחורי ארגון המידע במסד נתונים ואחזור מידע ממסד נתונים. אנחנו עדיין צריכים מנגנונים למקם את המידע לתוך השולחנות מלכתחילה! Microsoft Access מספק שני מנגנונים עיקריים להשגת מטרה זו. השיטה הראשונה היא פשוט להעלות את השולחן בחלון על ידי לחיצה כפולה על זה והוספת מידע לתחתית זה, בדיוק כמו אחד היה להוסיף מידע לגיליון אלקטרוני.
Access מספק גם ממשק טפסים ידידותי למשתמש המאפשר למשתמשים להזין מידע בצורה גרפית ויש להם מידע שקוף עבר למסד הנתונים. שיטה זו מאיימת פחות עבור מפעיל הזנת נתונים, אך דורשת עבודה קצת יותר מצד מנהל מסד הנתונים. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת טפסים ב- Access 2013
Microsoft Access דוחות
הדוחות מספקים את היכולת לייצר במהירות סיכומים מעוצבים בצורה מושכלת של הנתונים הכלולים בטבלאות ו / או שאילתות אחת או יותר. באמצעות שימוש בטריקים קצרים ותבניות, משתמשי מסד נתונים יכולים ליצור דוחות במילולית עניין של דקות.
נניח שברצונך ליצור קטלוג כדי לשתף מידע על מוצרים עם לקוחות קיימים ופוטנציאליים. בקטעים קודמים למדנו שניתן לאסוף מידע זה ממאגר המידע שלנו באמצעות שימוש מושכל בשאילתות. עם זאת, לזכור כי מידע זה הוצג בצורה טבלאית - לא בדיוק החומר השיווקי הכי אטרקטיבי! דוחות מאפשרים הכללה של גרפיקה, עיצוב אטרקטיבי pagination. לקבלת מידע נוסף, ראה יצירת דוחות ב- Access 2013.