בעוד אובדן נתונים משפיע על כל מי שמשתמש במחשב, זה בעייתי במיוחד עבור אלה המשתמשים בתוכנות עיבוד תמלילים.
אין דבר מתסכל יותר מאשר לאבד את המסמכים החשובים שאתה השקיע כל כך הרבה זמן יצירת - במיוחד אם אתה כמו רוב המשתמשים ליצור מסמכים ישירות במחשב ואין להם את היתרון של עותק בכתב יד.
אנחנו מקבלים באופן קבוע שאלות ממשתמשים שצריכים לשחזר קבצים שאבדו, ולמרבה הצער, בשלב זה זה מאוחר מדי לעזור, כמו הנזק כבר נעשה. הדרך היחידה בטוח אש לשחזר קבצים אבודים היא לשחזר אותם גיבוי, ולכן זה כל כך חשוב יש מערכת כדי למנוע אובדן נתונים.
הנה מה אנו ממליצים למנוע נגד אובדן נתונים
1. לעולם אל תאחסן את המסמכים בכונן זהה למערכת ההפעלה שלך
בעוד שרוב מעבדי התמלילים ישמרו את הקבצים בתיקייה 'המסמכים שלי', זהו המקום הגרוע ביותר עבורם. בין אם זה וירוס או כישלון תוכנה, רוב בעיות המחשב משפיעות על מערכת ההפעלה, ולעתים קרובות הפתרון היחיד הוא לאתחל מחדש את הכונן ולהתקין מחדש את מערכת ההפעלה. במקרה כזה, הכל על הכונן יאבדו.
התקנת כונן קשיח שני במחשב שלך היא דרך עלות נמוכה יחסית לטפל בבעיה זו. כונן קשיח פנימי שני לא יושפע אם מערכת ההפעלה פגומה, והוא יכול להיות מותקן גם במחשב אחר אם אתה צריך לקנות אחד חדש; יתר על כן, אתה תהיה מופתע עד כמה קל להגדיר. אם אתה סקפטי לגבי התקנת כונן פנימי השני, חלופה מצוינת היא לקנות כונן קשיח חיצוני. כונן חיצוני יכול להיות מחובר לכל מחשב בכל עת פשוט על ידי חיבור אותו לתוך יציאת USB או FireWire.
כוננים חיצוניים רבים יש גם את היתרון הנוסף של מגע אחד ו / או מתוזמנות בחזרה קופצים - אתה פשוט לציין את התיקיות ואת התוכנה ידאג לשאר. אני משתמש Maxtor של כונן קשיח חיצוני 200GB, אשר לא רק יש מספיק מקום, אבל הוא קל לשימוש (להשוות מחירים).
אם כונן קשיח אחר אינו אופציה עבורך, שמור את הקבצים שלך על תקליטונים המסומנים בבירור, אך היזהר: יצרני המחשבים מתרחקים מהכוננים הכוללים תקליטורים עם מחשבים חדשים, לכן ייתכן שתיתקל בבעיות בעתיד באחזור נתונים מהתקליטונים (floppies) .
2. גבה את הקבצים שלך באופן קבוע, לא משנה היכן הם מאוחסנים
רק אחסון הקבצים שלך במקום אחר מאשר מערכת ההפעלה שלך אינו מספיק; אתה צריך ליצור גיבויים קבועים של הקבצים שלך, בואו נודה בזה, אפילו את הגיבוי שלך כפוף לכישלון: תקליטורים לקבל שרוט, כוננים קשיחים לשבור, ואת תקליטונים נמחקים.
זה הגיוני להגביר את הסיכויים שלך להיות מסוגל לאחזר קובץ על ידי צורך לגבות השני של זה; אם הנתונים חשובים באמת, ייתכן אפילו רוצה לחשוב על אחסון גיבוי בכספת חסין אש.
3. היזהר של קבצים מצורפים לדוא"ל
גם אם אתה בטוח שהם לא מכילים וירוסים, קבצים מצורפים לדוא"ל עלולים לגרום לך לאבד נתונים.
תחשוב על זה: אם אתה מקבל מסמך עם אותו שם כמו אחד בכונן שלך, ואת תוכנת הדוא"ל שלך מוגדר לשמור קבצים מצורפים באותו מיקום, אתה מסתכן להחליף את הקובץ שכבר נמצא שם. מצב זה קורה לעתים קרובות כאשר אתה משתף פעולה במסמך ושולח אותו בדוא"ל.
אז הקפד להגדיר את תוכנית הדוא"ל שלך לשמור קבצים מצורפים במיקום ייחודי, או, חסימת זה, ודא שאתה חושב פעמיים לפני שמירת קובץ מצורף לדוא"ל על הכונן הקשיח.
4. היזהר משגיאת המשתמש
אנחנו לא אוהבים להודות בזה, אבל אנחנו לעתים קרובות מהנדס הבעיות שלנו. נצל את אמצעי ההגנה הכלולים במעבד התמלילים שלך, כגון תכונות גרסאות ושינויים במעקב. דרך נפוצה שמשתמשים לאבד נתונים היא כאשר הם עורכים מסמך ומחקים בטעות חלקים - לאחר שמירת המסמך, החלקים שמשתנים או נמחקים אובדים, אלא אם הפעלת תכונות שמאחסנות שינויים עבורך.
אם אינך רוצה להתעסק עם התכונות המתקדמות, השתמש במקש F12 לפני שתתחיל לעבוד כדי לשמור את הקובץ תחת שם אחר.
זה לא מאורגן כמו כמה שיטות אחרות, אבל זה טריק שימושי בכל זאת.
5. שמור hardcopies של המסמכים שלך
אמנם זה לא ימנע ממך את הצורך להקליד ולעצב את המסמך שוב, בעל hardcopy יהיה לפחות להבטיח לך את התוכן של הקובץ - וזה יותר טוב מאשר שום דבר בכלל!