הגדרה ויתרונות של Groupware, תוכנת שיתוף פעולה
המונח groupware מתייחס למספר סוגים של סביבות עבודה שיתופיות הנתמכות על ידי מחשב. עם דגש על יכולת פעולה הדדית ועבודה קולקטיבית בהגדרה מרובת משתמשים, תוכנת שיתוף הפעולה פועלת כפורטל שממנו משתמשים יוצרים ומעדכנים מסמכים בשליטת גרסאות, מנהלים תוכן מקוון, משתפים נכסים כמו לוחות שנה ודואר נכנס, ומעניקים תכונות צ'אט ותכונות העברת הודעות .
במקרים מסוימים, groupware הוא כלי עצמאי, כמו בפלטפורמת OnlyOffice לשיתוף פעולה במסמכים או לפלטפורמת Intuit Quick Base לניהול נתונים. במקרים אחרים, פונקציות groupware כמו מערכת לניהול תוכן (כמו עם וורדפרס) או כמו אינטראנט מלא (כמו עם SharePoint).
המונח Groupware מכסה הן יישומי תוכנה מאוד רחבה מאוד ספציפית. מה משותף לכל הגדרה, עם זאת, הוא כי יותר ממשתמש אחד משתפת פעולה באותה סביבה באמצעות אותם כלים ותהליכים.
היתרונות והתכונות של Groupware
Groupware מאפשר הן עובדים באתר והן חברי צוות מפוזרים מבחינה גיאוגרפית לעבוד אחד עם השני דרך האינטרנט או אינטראנט . יישומי תוכנה אלה מספקים בדרך כלל יתרונות רבים :
- אימות ורישום - דרכים מובנות לגישה לקבוצות, יומנים של מי עושה מה, רשומות העונות על דרישות גילוי משפטי
- תקשורת - כלי גת, קבוצות דיון מתוברגות, תיבות דואר פרטיות
- עבודה אינטראקטיבית- polls, בזמן אמת עריכת קובץ, ניהול משימות משותפות
- יכולת גילוי - אחסון אזורי של קבצים ונכסי מידע הנתמכים על ידי כלי חיפוש חזק
- תהליכי עבודה מתואמים - עיבודים המנוהלים על ידי הקבוצה אשר מטפלים באישורים, ביקורות, הגהה וכו ', כמו גם תמיכה בתהליכי ניהול פרויקטים
- ניהול ידע ארגוני - ויקיס פנימי, מסמכי הפניה מוגנים, סימניות קבוצתיות, מאגרי סיסמאות משותפים, היסטוריות של בקרת גרסאות
- מעורבות חברתית וניהול מוניטין - קבוצות משתמשים, תגי פרופיל, התאמה אישית של פרופיל על ידי משתמשים, gamification דרך רמות משתמשים ותחרויות מעורבות של משתמשים
זה לא רק עובדים גדולים החברה נהנים באמצעות groupware. עבור יזמים ופרילנסרים, כלים אלה מאפשרים שיתוף קבצים קל, שיתוף פעולה ותקשורת על פרויקטים עם לקוחות מרוחקים, כולם מהנוחות של המשרד הביתי.
פתרונות groupware שונים תומכים בתכונות שונות. רוב סביבות groupware אינן מציעות את כל התכונות המפורטות לעיל, אך רבים מציעים קבוצת משנה בשילובים שונים. אחד האתגרים בבחירת הפתרון הקבוצתי הנכון עבור צורך עסקי נתון טמון באיזון התכונות שכל פלטפורמה פוטנציאלית מציעה ביחס לצרכי הארגון.
דוגמאות תוכנה
Lotus Notes של IBM (או תוכנת Lotus לכל אתר האינטרנט של IBM Lotus) היתה אחת מחבילות התוכנה המוקדמות ביותר לשיתוף פעולה והיא עדיין בשימוש במשרדים רבים כיום. Microsoft SharePoint הוא עוד פתרון groupware גדול זה מבוסס היטב בארגונים גדולים.
חבילות תוכנה מקיפות מקיפות, מעבר להצעותיהם של יבמ ומיקרוסופט, כוללות:
- G-Suite - פלטפורמת הדוא"ל, המסמכים ושיתוף הפעולה החברתי של Google
- Zoho One-a חבילת עסקים ממוקדת עבור חברות קטנות ובינוניות
- Salesforce - פלטפורמה לניהול קשרי לקוחות
בנוסף, מערכת אקולוגית פורחת של תוכנות קבוצתיות עם תיקי שימוש ממוקדים מציעה גמישות כדי לרדוף את הטוב ביותר של פתרונות גזע לשימוש עם, או במקום, חבילת תוכנה מקיפה יותר יקר:
- Basecamp, פופולרי שילם כלי ניהול הפרויקט
- 'פטפטת', המציעה חשבון בחינם אך מוגבל וחשבונות בתשלום
- Xero, המציעה מערכת הנהלת חשבונות מקוונת מלאה בענן
- וורדפרס, פלטפורמה חופשית לתוכן מבוסס אינטרנט