כיצד לשתף קבצים באופן מאובטח עם אנשים
SharePoint Online, שירות המבוסס על ענן צגים המתארח על-ידי Microsoft, הוא חלק מתוכנית Office 365, או שניתן לקבל אותו כתוספת ל- SharePoint Server. ההתעניינות העיקרית בשירותים חדשים ושדרוגים של SharePoint Online היא לשפר את השיחות האינטראקטיביות באופן מקוון ולהפוך אותו לקל ומאובטח יותר לשיתוף מסמכים בדרכים.
אם אתה כבר משתמש ב- SharePoint Online, תוכל לצפות שירותים משודרגים. SharePoint Online כולל כעת שימוש בטלפונים ניידים ובטאבלטים וחוויה חברתית חלקה. כלול גם ב- Office 365 הוא OneDrive for Business, גרסה מקצועית של OneDrive לאחסון מסמכים בענן המאפשרת לך לבצע סינכרון עם קבצים המאוחסנים במחשב או בשרת החברה.
ארגון הרשאות ומשתמשים בקבוצות
הרשאות לשיתוף מסמכים ב- SharePoint Online מתבצעות באופן הטוב ביותר בהתאם לגישת המשתמש הרצויה. רמות ההרשאות עבור SharePoint Online כוללות:
- מבקרים - הצגת מסמכים בדפדפן
- חברים - לערוך או לתרום מסמכים
- לבעלים - יש הרשאת שליטה מלאה מאתר SharePoint Online
למבקרים להוריד מסמכים, ההרשאות חייבות לכלול גישה "קריאה".
ניתן ליצור שמות קבוצות חדשות כדי ליצור קבוצת משתמשים ספציפית או שיתוף פעולה קבוצתי . "מעצבי אתרים", "סופרים" ו"לקוחות "הם דוגמאות.
שיתוף מסמכים מחוץ לארגון שלך
משתמשים חיצוניים הם בדרך כלל ספקים, יועצים ולקוחות שברצונך לשתף מסמכים מעת לעת.
בעלי אתרים בעלי הרשאת שליטה מלאה יכולים לשתף מסמכים עם משתמשים חיצוניים. משתמשים חיצוניים יכולים להתווסף לקבוצות משתמשים או משתמשים כדי לנהל טוב יותר הרשאות לשיתוף מסמכים.
- שתף קישורי אורחים. ניתן לשתף קישור לאורחים באמצעות דוא"ל כדי להציג מסמכים מספריית מסמכים של SharePoint Online. כדי למזער את הסיכון שהמסמכים ישותפו עם כל אחד אחר, תוכל לדרוש מהמשתמשים החיצוניים להיכנס. שלב זה מחייב אותך להגדיר אנשים בקבוצת ההרשאות של מבקרים (או משתמשים לא מורשים עם הרשאת קריאה) כדי להבטיח שקישורי האורחים אינם יכולים להיות שנפתחו על ידי משתמשים אנונימיים.
- שתף עם חברים. אם למשתמשים החיצוניים שלך יש מנוי ל- Office 365 או שהם חברים באתר שלך, תוכל לדרוש מהם להיכנס לפני גישה למסמכים המשותפים. שלב זה מניח שהוספת אותם לקבוצה הרשאות חברים. משתמשים חיצוניים ללא Microsoft Office יכולים להוריד את הקובץ, כל עוד יש להם גישה לקריאה.
- שתף קישור ציבורי מ- OneDrive for Business. OneDrive הוא אזור אחסון מסמכים השוכן ב- Office 365 אם השירות שלך שודרג. OneDrive משמש בצורה הטובה ביותר לשיתוף קבצים עם משתמשים ציבוריים חיצוניים הנפרדים מספריית המסמכים של SharePoint Online. OneDrive יכול להיחשב כגרסה הסופית של מסמך לצפייה ציבורית - לפרסם כקישור מאתר אינטרנט או בלוג, למשל. ספריית המסמכים של SharePoint Online יכולה להיות המקור, לכן צור עותק של OneDrive כדי לסייע לך להבחין בין שני האזורים, אם תבחר להשתמש ב- OneDrive בדרך זו.
- שיתוף מסמכים בתוך הארגון שלך. משתמשים פנימיים הם אנשים בתוך הארגון שלך או מחלקות אחרות. בדרך כלל אתה משתף מסמכים באופן שונה, תלוי אם אתה עובד ומשתף פעולה בקבוצה או שאתה שולח מסמכים ברשת אינטרא-נט עבור אחרים כדי להציג את המצב הנוכחי של הידע או גרסת המסמך.
- שתף עם חברים. השימוש ב- Office 365 עם SharePoint Online מספק גישה ל- Office Web Apps, שירות קל משקל מבוסס דפדפן שבו באפשרותך להשתמש כדי ליצור, לערוך ולשתף מסמכים באופן מקוון. משתמשים עם Microsoft Office יכולים לסנכרן קבצים מהמחשב שלהם עם קבצים המאוחסנים ב- SharePoint Online כדי לשתף עם חברים. כמו כן, משתמשים עם Microsoft Office יכולים לסנכרן קבצים ותיקיות מ- SharePoint Online למחשב או להתקן נייד לעבודה באופן לא מקוון.
- שתף עם לא חברים. בהנחה שלא לכל מי שבארגון שלך יש מנוי ל- Office 365, ניתן לשתף מסמכים בהתאם לקבוצת ההרשאות. לדוגמה, לא חברים כמו צוותי ניהול בארגון שלך עשוי להיות צורך לשמור על ספריית מסמך שיווקי שבו מודיעין שוק או חוויות הלקוח נלכדים בתחום.
- שתף מתוך OneDrive. באפשרותך לשתף קבצים עם משתמשים פנימיים מ- OneDrive. באפשרותך להשתמש ב- OneDrive כאזור הזמני לפני העברת מסמכים לספריית מסמכים של SharePoint Online.