עקוב אחר משימות אישיות ופרויקטים מקצועיים באמצעות כלי פשוט זה
Trello הוא כלי ניהול פרויקטים בסגנון Kanban , שהוא דרך חזותית לראות את כל המשימות שאתה או הצוות שלך צריכים להשיג, מה שמקל על מה שכולם בקבוצה עושים בזמן נתון. זה גם בחינם, כלומר, זה נגיש לקבוצות קטנות וגדולות, כמו גם אנשים לנהל עסקים או שרוצים לעקוב אחר משימות אישיות. בין כלי ניהול הפרויקט, Trello הוא אחד הקלה ביותר להשתמש וליישם, אבל ממשק ריק slate שלה יכול להיות קצת daunting. למרבה המזל, יש לנו כמה טיפים שיעזרו לך ולצוות שלך להפיק את המרב של Trello, לא משנה מה אתה משתמש בו כדי לעקוב אחר.
מה זה קנבן?
סגנון Kanban של ניהול הפרויקט הוא בהשראת תהליך הייצור היפני כי טויוטה מיושם בסוף 1940 של. מטרתו היתה להגביר את היעילות במפעליה על ידי מעקב אחר המלאי בזמן אמת, תוך שימוש בכרטיסים שעברו בין העובדים על הרצפה. כאשר חומר מסוים אזל, העובדים היו רושמים את זה על הכרטיס, אשר היה עושה את דרכו אל הספק אשר היה אז הספינה החומר המבוקש אל המחסן. כרטיסים אלה נקראו לעתים קרובות Kanban, כלומר סימן או לוח מודעות ביפנית.
אז איך זה מתרגם לניהול הפרויקט? תוכנה כמו Trello לוקח את הרעיון הזה של העברת סביב הקלפים ומכניס אותו לתוך ממשק ויזואלי, שבו משימות מונחות על הלוח ו מתאימים עם יכולת עבודה של צוות. על בסיס הבסיסי ביותר, הלוח יהיה שלושה חלקים, כפי שמוצג בתמונה לעיל: לעשות, לעשות (או בתהליך), ולעשות. עם זאת, צוותים יכולים להשתמש בכלי זה בכל דרך שעובדת עבורם. צוותים מסוימים עשויים להעדיף לוח אמיתי, בעוד אחרים רוצים את הנוחות של פתרון וירטואלי, כמו Trello.
כיצד להשתמש Trello
Trello מנצל לוחות , המכילים רשימות, אשר מורכב של כרטיסים. לוחות יכולים לייצג פרויקטים (לעצב מחדש את האתר, שיפוץ האמבטיה), רשימות ניתן להשתמש עבור משימות (גרפיקה, ריצוף), וכרטיסים יכול להכיל משימות משנה או אפשרויות (לשכור מעצב, גודל אריח וצבעים).
לאחר שהחלטת כיצד לארגן את הרשימות שלך, תוכל להתחיל להוסיף כרטיסים, אשר בתורם יכולות לכלול רשימות תוויות ותוויות. רשימות בדיקה הן דרך לפרק משימות לתתי-משימות. לדוגמה, אם אתה משתמש ב- Trello כדי לתכנן חופשה, ייתכן שיהיה לך כרטיס למסעדה שאתה רוצה לנסות, עם רשימת תיוג הכוללת ביצוע הזמנה, חקר המנות הטובות ביותר להגיע, ובדיקה אם זה ידידותי לילדים . ניתן להשתמש בתוויות כדי לייצג סטטוס של כרטיס (מאושר, נשלח וכו ') או קטגוריה (מדע, טכנולוגיה, אמנות וכו') או כל תג שתרצה. אז אתה יכול לערוך חיפוש זה יביא את כל הקלפים הקשורים מדע או כל כרטיסי מאושר, למשל. אתה לא צריך להוסיף כותרת לתווית, אם כי; אתה יכול גם להשתמש בהם עבור קידוד צבע (עד 10 צבעים זמינים, אפשרות עיוור צבעים זמין).
כאשר אתה מתחיל לעבוד על והשלמת משימות, אתה יכול בקלות לגרור ולשחרר כרטיסים מרשימה אחת לאחרת, ובסופו של דבר ארכיון כרטיסי ורשימות פעם ממשק הופך מסורבל.
ניתן להקצות כרטיסים לחברי הצוות, כמו גם להוסיף הערות, קבצים מצורפים, תוויות מקודדות צבעים ותאריכי יעד. חברי הצוות יכולים להזכיר אחרים בהערות כדי להתחיל שיחה. תוכל לטעון קבצים מהמחשב שלך וכן משירותי אחסון בענן, כולל Google Drive, Dropbox, Box ו- OneDrive.
כמו כן נכלל שילוב דוא"ל nifty. לכל לוח יש כתובת דוא"ל ייחודית שבה ניתן להשתמש כדי ליצור כרטיסים (משימות). אתה יכול לשלוח קבצים מצורפים לכתובת דוא"ל זו גם כן. ואת הטוב ביותר עדיין, כאשר אתה מקבל הודעת דוא"ל, אתה יכול לענות על זה ישירות במקום משיקה Trello.
הודעות, כולל אזכורים והערות, זמינות מהאפליקציות לנייד, דפדפן שולחן עבודה ובאמצעות דוא"ל. ל- Trello יש אפליקציות עבור מכשירי iPhone, iPad, Android, טאבלטים ושעונים וטבליות Fire Kindle.
Trello מציעה יותר מ -30 תכונות נוספות ואינטגרציות, אותן היא מכנה 'כוח קופצים'. דוגמאות לחלונות קופצים כוללות תצוגת לוח שנה, מחזיר כרטיס עבור משימות חוזרות, וכן שילוב עם Evernote, Google Hangouts, Salesforce ועוד. חשבונות חינם כוללים כוח אחד לכל לוח.
כל תכונות הליבה של Trello הן בחינם, אם כי יש גרסה בתשלום בשם Trello זהב (5 $ לחודש או 45 $ לשנה), אשר מוסיף כמה perks, כולל שלושה כוח קופצים לכל הלוח (ולא אחד). זה כולל גם רקע לוח אטרקטיבי מדבקות, emojis אישית והעלאות קבצים מצורפים גדולים יותר (250 MB במקום 10 MB). Trello מציע חודש אחד חינם של זהב עבור כל אדם שאתה מקבל להצטרף Trello, עד 12 חודשים.
כפי שאמרנו, במבט ראשון, הגדרת Trello היא קצת מאיימת כי אין הגבלות רבות על איך אתה יכול להשתמש בו. מצד אחד, אתה יכול ליצור לוחות פשוט להראות מה סיימת, מה אתה עובד על, ומה הלאה. מצד שני, אתה יכול ללכת עמוק יותר, יצירת רשימות מטלות מחולק קטגוריות או מחלקות.
אתה יכול להשתמש Trello לעקוב אחר כל דבר ממשימות אישיות לפרויקטים מקצועיים לתכנון האירוע, אבל הנה כמה דוגמאות בעולם האמיתי כדי להתחיל.
באמצעות Trello לנהל שיפוץ הבית
נניח שאתה מתכנן לשפץ חדר אחד או יותר בביתך. אם אי פעם שרד שיפוץ, אתה יודע שיש הרבה חלקים נעים, והרבה הפתעות, לא משנה כמה בזהירות אתה מכין. ארגון כל ההחלטות שאתה צריך לעשות ב Trello, יכול לעזור לשמור על הפרויקט על המסלול. נניח שאתה מתכנן שיפוץ מטבח. במקרה זה, אתה יכול ליצור לוח שנקרא מטבח שיפוץ, ולאחר מכן להוסיף רשימות ייעודי לכל רכיב שאתה מחליף.
לוח שיפוץ המטבח יכול לכלול רשימות עבור:
- קבלנים פוטנציאליים
- כל מכשיר שאתה מחליף
- הקבינט
- משטחי ו backsplash
- רַצָפוּת
- אינסטלציה
- חַשׁמַלִי
הקלפים עבור כל רשימה יכללו את המאפיינים, התקציב, ואת חייבת להיות תכונות, כמו גם כל הדגמים שאתה שוקל. כרטיסים עבור אינסטלציה יכול לכלול החלפת הצינור, קו מים חדש, כמו גם את המחיר המשוער, ואת החששות הקשורים, כגון כיבוי מים. אתה יכול בקלות לצרף תמונות של חומרים ומכשירים שאתה שוקל, ולקשר רישומים המוצר, כך שתוכל חנות מחיר. ברגע שאתה מקבל החלטה, אתה יכול להשתמש תוויות כדי שם או צבע קוד המוצר או החומר.
לבסוף, עבור כל כרטיס, אתה יכול ליצור רשימות. לדוגמה, כרטיס מקרר יכול להיות רשימת בדיקה הכוללת סילוק של המקרר הישן והתקנת קו מים עבור icemaker.
אם אתה שיפוץ מספר חדרים, פשוט ליצור לוח עבור כל אחד, ואת רשימת כל מה שאתה צריך לשקול; הרף להוסיף רשימות וכרטיסים ולהזיז אלמנטים מסביב לפי הצורך.
להזמין בני משפחה אחרים ללוחות שלך, ולהקצות להם כרטיסים להפיץ את העבודה הנדרשת, כגון מוצר תמחור מחקר, תזמון, ולוגיסטיקה אחרים. Trello יש שיפוץ הבית הציבורי כי אתה יכול להעתיק את החשבון שלך.
תכנון חופשה עם Trello
נסיעה עם כמה בני משפחה או חברים יכולים במהירות להסתבך. השתמש Trello לבחור יעד, תוכנית פעילויות, לוח הזמנים תחבורה. במקרה זה, אתה יכול להיות לוח אחד המכיל מקומות אפשריים לבקר, ועוד לנסיעה ברגע שהחלטת לאן ללכת.
לוח הטיסות יכול לכלול רשימות עבור:
- אפשרויות טיסה
- תחבורה קרקעית
- בתי מלון, רישומים Airbnb, השכרת בקתות, ואתרי קמפינג
- אטרקציות תיירותיות
- מסעדות וחנויות מזון
תחת הלוח יעדים פוטנציאליים, היית יוצר רשימה עבור כל מקום, עם כרטיסי זמן הנסיעה, התקציב, היתרונות / חסרונות, וכל שיקולים אחרים. הרשימות בלוח הטיולים יכללו כרטיסים לחברות תעופה, השכרת רכב, מטבח בולט באזור, ואטרקציות כגון מוזיאונים, קניות ושכונות לחקור. אם אתה מחליט לצאת לשיט, אתה יכול ליצור רשימות עבור דברים לעשות על הלוח ועל תחנות מתוכננות, כמו גם את ההובלה הדרושה כדי להגיע לספינה. השתמש בתוויות כדי לציין פריטים שנבחרו, או כדי להדגיש את המתמודדים לאחר צמצום האפשרויות שלך. הוסף רשימות תיוג לכרטיסים להזמנת סיורים ותזמון או אירועי שיוט. Trello יש גם לוח נופש ציבורי, כי אתה יכול להשתמש כנקודת התחלה.
מעקב אחר מטרות ופרוייקטים אישיים
בין אם אתם מחפשים לנקות את העומס בבית או במוסך, לקחת תחביב, או לממש יותר, אתה יכול בקלות לעקוב אחר זה Trello. יצירת לוחות החלטות לשנה החדשה, או עבור פרויקטים מרובי צעד, כגון עליית גג או ארגון המשרד הביתה.
לקבלת לוח החלטות, ליצור רשימה עבור כל רזולוציה, ולאחר מכן כרטיסי איך אתה יכול ליישם אותם, כגון שהצטרף חדר כושר, הולך לטיולים מדי יום, או לקנות ציוד התעמלות הביתה. השתמש ברשימות על פרויקט אישי כדי לשבור את המשימות הגדולות, עם כרטיסים עבור משימות משנה. לדוגמה, לוח ניקוי האביב יכול לכלול רשימות עבור חדרים ואזורים אחרים של הבית. רשימות יהיו כרטיסים עבור משימות הקשורות, כגון חומרי ניקוי צורך, מלאי של פריטים שאתה רוצה למכור, לתרום, או לזרוק, ומשימות אתה רוצה למיקור חוץ כגון ניקוי החלון או הסרת עץ.
ניהול עצמאי או ייעוץ עסקי
לבסוף, אם אתה מפעיל את העסק שלך, Trello יכול להיות עוזר מעולה שלך. לוחות יכולים לייצג פרויקטים, עם רשימות עבור כל שלב או ציון דרך, וכרטיסים עבור משימות הקשורות. סופרים עצמאיים יכולים להשתמש ב- Trello כדי לנהל את מסרי הסיפור ופרסמו יצירות.
נניח שיש לך לוח פרוייקט לעיצוב מחדש של אתר. הרשימות שלך יכול לכלול משימות חשובות, כגון שכירת מעצב תפקידים חשובים אחרים, כמו גם אבני דרך, כגון בחירת ערכת צבעים, ניהול פריסות, וקבלת אישורים לאורך הדרך. הכרטיסים יכללו הצעות צבע ופריסות, ואת הצעדים הדרושים להתכונן לפגישות. סופר עצמאי יכול להיות לוחות עבור רעיונות סיפור, פרסומים, ושיווק. רשימות יכולות לייצג שלבים, כגון בתהליך, להגיש ולפרסם, או שתוכל להשתמש בתוויות כדי לעשות זאת.
Trello הוא כלי פשוט, אבל רב עוצמה, וזה שווה לבלות קצת זמן להתעסק עם זה. אם אינך בטוח היכן להתחיל, עיין בקהילת המשתמשים של Trello, הכוללת לוחות ציבוריים שניתן להעתיק לחשבונך.