כיצד להשתמש בקטגוריות מגע כמו רשימות תפוצה ב - Outlook

חלופה לקבוצות ולרשימות תפוצה

רשימות התפוצה של Outlook שימושיות לשליחה לקבוצת אנשים במהירות. הם גם בלתי אפשרי לחפש, קשה לנהל קצת finicky לאתחל. אנשי קשר מסווגים מאפשרים רשימות תפוצה גמישות בדוא"ל באמצעות מיזוג דואר של Outlook.

Outlook מאפשר לך להקצות כל מספר של קטגוריות לאנשי הקשר שלך. לאחר מכן תוכל למיין את פנקס הכתובות שלך לפי קטגוריה, ו, פרסטו, הנה רשימת התפוצה החדשה שלך, אלגנטי ויציב.

השתמש בקטגוריות יצירת קשר כרשימות תפוצה ב- Outlook

באפשרותך ליצור רשימת תפוצה או רשימת דיוור עם קטגוריות ב- Outlook עם השלבים הבאים.

1. פתח את אנשי הקשר ב- Outlook.
   • הקש Ctrl-3 , לדוגמה.
2. ודא שכל אנשי הקשר שברצונך להוסיף לרשימת התפוצה החדשה מודגשים.
   • כדי להוסיף אנשים שעדיין לא נמצאים באנשי הקשר של Outlook , צור אותם תחילה, כמובן, באמצעות Ctrl-N .
   • ניתן להדגיש מספר ערכים על-ידי לחיצה על Shift-Ctrl בעת בחירתם באמצעות העכבר, וכן טווח על-ידי החזקת Shift לבד.
3. ודא שהרצועת הבית נבחרה והורחבה.
4. לחץ על סיווג בקטע ' תגים '.
5. בחר בכל הקטגוריות ... מהתפריט הנפתח.
6. לחץ על חדש ... בחלון קטגוריות צבעים .
7. הזן את השם הרצוי של רשימת התפוצה (למשל "חברים ומשפחה (רשימה)") תחת שם :.
8. בחר ללא תחת צבע: או, כמובן, את הצבע הרצוי.
9. לחץ על אישור .
10. כעת לחץ שוב על אישור לאחר שאימתת את הקטגוריה החדשה מסומנת בחלון קטגוריות צבעים .

כדי להוסיף חברים חדשים לרשימת התפוצה בכל עת:

1. עבור אל אנשי קשר ב- Outlook.
2. סמן את כל אנשי הקשר שברצונך להוסיף לרשימה.
3. ודא את הסרט בית מורחבת.
4. לחץ על סיווג בקטע ' תגים' של הסרט.
5. ודא שהקטגוריה של הרשימה נבחרה.
   • אם הקטגוריה אינה מופיעה בתפריט:
     1. בחר בכל הקטגוריות ... מהתפריט.
     2. ודא שהקטגוריה של הרשימה מסומנת בעמודה ' שם' .
     3. לחץ על אישור .

שלח הודעה לרשימת התפוצה של הקטגוריה שלך

כדי לחבר בקשה חדשה או בקשה לפגישה לכל חברי רשימת התפוצה המנוהלת לפי קטגוריות:

1. עבור אל אנשי קשר ב- Outlook.
2. לחץ על חפש אנשי קשר .
   • תוכל גם להקיש על Ctrl-E .
3. ודא שרצועת החיפוש מורחבת.
4. לחץ על הקטגוריה בסעיף ' חיפוש סרט' של הסרט.
5. בחר את הקטגוריה הרצויה מתוך התפריט שהופיע.
6. פתח את סרט הבית .
7. לחץ על מיזוג דואר בקטע פעולות .
8. ודא שכל אנשי הקשר בתצוגה הנוכחית נבחרים תחת אנשי קשר .
9. בדרך כלל, ודא
   • מכתבי טפסים נבחרים תחת סוג המסמך: ו-
   • דואר אלקטרוני תחת מיזוג ל: בקטע אפשרויות מיזוג .
10. הזן את הנושא עבור הודעת הדוא"ל תחת שורת הנושא הודעה :.
11. לחץ על אישור .
12. כתוב את הטקסט של האימייל ב- Word.
    • באפשרותך להשתמש בכלים בסעיף ' כתוב והוסף שדות ' ברצועת Mailings כדי להתאים את ברכות עבור כל נמען, לדוגמה, ולהוסיף או להשתמש בשדות אחרים של פנקס הכתובות.
    • תוצאות התצוגה המקדימה מאפשרות לך לבדוק מה יהיו השדות והכללים שלך בכל טקסט של הנמען.
13. לחץ על Finish & Merge (סיום ) ומיזוג בקטע Finish Ribbon ( סיום סרט).
14. בחר שלח הודעת דוא ל "... מהתפריט שהופיע.
15. ודא שהשדה המתאים של פנקס כתובות הדואר האלקטרוני (בדרך כלל דואר אלקטרוני ) נבחר תחת : עבור אפשרויות הודעה .

1. בחר טקסט רגיל או HTML (כולל עיצוב) תחת פורמט דואר:.
   • בדרך כלל עדיף להימנע מקבצים עבור בחירה זו; זה יספק את הטקסט של ההודעה כקובץ מצורף Word, אשר נמענים בדרך כלל לא יכול לקרוא ישירות אבל צריך לפתוח בנפרד.
2. ודא שהכל נבחר תחת רשומות שליחה .
3. לחץ על אישור .
4. אם תתבקש:
   1. לחץ על אפשר תחת תוכנית מנסה לגשת למידע כתובת הדואר האלקטרוני המאוחסן ב- Outlook.

באפשרותך לסגור ולבטל או לשמור את המסמך ב- Word כרצונך.

השתמש בקטגוריות יצירת קשר כרשימות תפוצה ב- Outlook 2007

כדי ליצור רשימת תפוצה או דיוור עם קטגוריות ב- Outlook 2007:

• עבור אל אנשי קשר ב- Outlook.
• סמן את כל אנשי הקשר שברצונך להוסיף לרשימת התפוצה החדשה שלך.
  • כדי להוסיף אנשים שעדיין לא נמצאים באנשי הקשר של Outlook, צור אותם תחילה באמצעות Ctrl-N .
• לחץ על הלחצן ' סיווג סרגל הכלים'.
  • ניתן גם לבחור פעולות> סיווג מהתפריט.
• בחר בכל הקטגוריות ... מהתפריט הנפתח.
• לחץ על חדש ...
• הקלד את השם הרצוי של רשימת התפוצה (למשל "חברים ומשפחה (רשימה)").
• בחר ' ללא' מהתפריט הנפתח ' צבע' .
• לחץ על אישור .
• לחץ שוב על אישור לאחר שאימתת את הקטגוריה החדשה מסומנת.

כדי להוסיף חברים חדשים מאוחר יותר, להקצות להם את הקטגוריה המתאימה בנפרד.

שלח הודעה לרשימת התפוצה של הקטגוריות שלך ב- Outlook 2007

כדי לחבר בקשה חדשה או בקשה לפגישה לכל חברי רשימת התפוצה המנוהלת לפי קטגוריות:

• עבור אל אנשי קשר ב- Outlook.
• בחרו ' תצוגה'> 'תצוגה נוכחית'> לפי קטגוריה מהתפריט.
• לחץ על כותרת הקטגוריה הרצויה של הרשימה הרצויה.
• בחר פעולות <יצירה <הודעה חדשה ליצירת קשר או פעולות> יצירה> בקשה חדשה לפגישה מהתפריט.
• לחץ על אישור אם Outlook יודיע לך שהפעולה שלך תחול על כל הפריטים בקבוצה.
• לחץ על בשדה אל ....
  • Outlook העביר את כל הכתובת בשדה אל:. לקבלת הודעות רשימה, בדרך כלל עדיף לכלול את כל הכתובות בשדה עותק מוסתר : כדי להימנע מחשיפת כתובות. אם ניתן, תוכל להשאיר את הכתובות בשדה אל: כמובן, או להעביר אותן לשדה עותק:.
  • עבור אנשי קשר עם כתובות דוא"ל מרובות, Outlook הכניס כל אחד מהם. מומלץ למחוק את הכתובות הלא נחוצות.
• הקש Ctrl-A .
• הקש Ctrl-X .
• ודא שהשדה עותק מוסתר ... גלוי.
• לחץ על השדה עותק מוסתר ....
• הקש Ctrl-V .
• הקלד את כתובת האימייל שלך בשדה אל ...
• המשך בהלחנת ההודעה או בקשת הפגישה.

(נבדק עם Outlook 2007 ו- Outlook 2016)