ל- Microsoft Outlook יש תכונה 'מענה אוטומטי' שבה תוכל להשתמש כדי להשאיר הודעה לעמיתים לעבודה או לאחרים בעת היציאה לחופשה. תכונה זו זמינה רק עם חשבון Exchange , שבו משתמשים ארגונים, עסקים ובתי ספר רבים. למשתמשים ביתיים אין בדרך כלל חשבון Exchange, וחשבונות POP ו- IMAP מסוימים אינם תומכים בתכונה 'תגובות אוטומטיות' של Outlook.
תהליך זה פועל ב- Microsoft Office Outlook 2016, 2013 ו- 2010 עם חשבונות Exchange.
כיצד להשתמש בתכונה 'תגובות אוטומטיות (מחוץ למשרד)'
הגדר את התשובות האוטומטיות שלך ותזמן את זמני ההתחלה והעיכוב ב- Outlook. כך:
- פתח את Outlook ולחץ על הכרטיסייה קובץ .
- בחר בכרטיסייה מידע בתפריט שמופיע בחלונית בצד שמאל של המסך.
- לחץ על הלחצן תגובות אוטומטיות (מחוץ למשרד) במסך הראשי. (אם אינך רואה אפשרות זו, סביר להניח שאין לך חשבון Exchange).
- בתיבת הדו-שיח שנפתחת, לחץ על תיבת הסימון שליד שלח תשובות אוטומטיות .
- לחץ על תיבת הסימון שלח רק במהלך טווח זמן זה והזן את שעת ההתחלה ואת שעת הסיום.
- אתה יכול להשאיר שני הודעות מחוץ למשרד - אחד לעמיתים שלך אחד לכל אחד אחר. לחץ על הכרטיסייה ' בתוך הארגון שלי' כדי להזין הודעה לשליחה לעמיתיך לעבודה. לחץ על הכרטיסייה מחוץ לארגון שלי כדי להזין הודעה כדי לשלוח לכל אחד אחר.
- לחץ על אישור כדי לשמור את המידע.
את התגובות מחוץ למשרד מופעלות באופן אוטומטי בזמן ההתחלה להזין ולהפעיל עד סוף הזמן. בכל פעם שדוא"ל נכנס מגיע במהלך תקופה זו, השולח נשלח לתגובת המשרד שלך. אם ברצונך להפסיק את התשובות האוטומטיות בכל עת במהלך התקופה המתוזמנת, חזור אל הלחצן תגובות אוטומטיות (מחוץ למשרד) ובחר באפשרות אל תשלח הודעות אוטומטיות .
איך אפשר לדעת אם יש לך חשבון
אם אינך בטוח אם אתה משתמש ב- Outlook עם חשבון Exchange, חפש בשורת המצב. תראה את "מחובר ל- Microsoft Exchange" בשורת המצב אם אתה משתמש בחשבון Exchange.