כיצד לעדכן את הטקסט באופן אוטומטי במסמכי Word

שימוש בטקסט מקושר במספר קבצי MS Word חוסך זמן

עדכון טקסט זה במסמכי Word מרובים עשוי להימשך זמן רב, וצורכת זמן רב אם יש לך מסמכים רבים לעריכה. למרבה המזל, MS Word כולל פונקציה קישורית מאוד שימושי שיכול להפוך את כל התהליך הזה ממש קל, אבל אתה צריך להתכונן לזה.

סוג זה של קישור עוזר אם הטקסט זהה בכל המסמכים וכאשר הטקסט צריך להיות מעודכן, כל הטקסט צריך להיות מעודכן . זהו תרחיש ספציפי מאוד, אבל זה יכול לחסוך לך המון זמן אם אתה משתמש בו.

לדוגמה, נניח שיש לך 20 מסמכי Microsoft Word המוגדרים להדפסה של 20 גיליונות שונים של תוויות כתובת, ולכל דף יש עשרות תוויות. אם אתה חושב שאתה צריך אי פעם לעדכן את הכתובות האלה, אתה יכול להימנע לעשות את זה באופן ידני על ידי יצירת מסמך נפרד המפרט את 20 כתובות. לאחר מכן, פשוט לקשר את 20 מסמכים לדף אחד של כתובות, כך שכאשר אתה מעדכן כתובת שם, כל מסמך המקשר אליו יעדכן גם כן.

דוגמה נוספת כדי לעזור להבין את הקונספט של קישור מסמכי Word ניתן לראות אם יש לך כמה מסמכי Word עם השם שלך מוקלד בכל, אבל אתה מתחתן בקרוב. במקום לחזור לכל מסמך מאוחר יותר כדי לשנות את שם המשפחה שלך, פשוט לשים קישור למסמך אחר, ולאחר מכן בעת ​​עדכון שם המשפחה שלך שם, השם שלך ישתנה בכל המסמכים האחרים!

כפי שאתה יכול לראות, זוהי דרך פשוטה להחליף טקסט במסמכי Word מרובים בבת אחת. שוב, עם זאת, זה באמת מועיל אם אתה מכניס את אותו גוש טקסט בכל מקום ואת הטקסט יהיה צורך להתעדכן בשלב מסוים.

הערה: סוג זה של קישורי טקסט אינו זהה לקישורים שמפעילים דפי אינטרנט או קבצים אחרים בעת לחיצה עליהם.

כיצד להוסיף קישור טקסט ב - Word

1. במסמך חדש של Microsoft Word , הזן את הטקסט שאליו ברצונך לקשר ממסמכים אחרים. לעצב את זה בדיוק כמו שאתה רוצה שזה יופיע בכל המסמכים. כדי לשאול מהדוגמה הראשונה שלמעלה, מסמך זה הוא המקום שבו תכתוב את 20 הכתובות השונות.
2. שמור את הקובץ כדי ליצור את הקישור. זה לא משנה איפה אתה שומר את זה, אבל להיות בטוח שאתה יודע איפה זה ב.
   1. חשוב: אם אתה מעביר את הקובץ המכיל את הטקסט, אתה צריך להכניס מחדש קישור מעודכן לטקסט בכל המסמכים המקושרים, ולכן כדאי לשקול את זה לפני שאתה בוחר היכן לשמור אותו.
3. סמן את הטקסט שברצונך לקשר כדי שיבחר אותו.
4. לחץ לחיצה ימנית או הקש והחזק את הטקסט שנבחר ולאחר מכן בחר העתק מהתפריט. אפשרות נוספת היא להשתמש במקלדת : השתמש Ctrl + C במחשב או Command + C ב- Mac.
5. ממסמך אחר או אפילו מאותו מסמך, מקם את הסמן במקום הרצוי לטקסט המקושר. תוכל תמיד לשנות את המיקום במועד מאוחר יותר, בדיוק כפי שניתן לעשות בעת העברת טקסט כלשהו.
6. מתוך הכרטיסייה דף הבית במהדורות חדשות של Word, בחר את החץ הקטן תחת "הדבק" ולאחר מכן לבחור את הדבק מיוחד ... אפשרות. בגרסאות ישנות יותר, השתמש בתפריט ' עריכה' כדי לבחור בפריט ' הדבקה מיוחדת' .

1. מתוך תיבת הדו - שיח "הדבקה מיוחדת", בחר באפשרות הדבק קישור .
2. בצד הימני של המסך קיימות מספר אפשרויות, אך Formatted Text (RTF) הוא זה שמדביק את הטקסט המקושר בדיוק כפי שהוא מופיע במסמך המקורי.
3. חזור על תהליך זה פעמים רבות ככל שאתה צריך באותו מסמך או עבור כל מסמך נפרד שברצונך לקשר לטקסט המקורי.