כדי לשמור את קובץ התיקיות האישיות המוגדרות כברירת מחדל, הוא קטן ומותאם לגישה מהירה של יום-יום, ל- Outlook יש מאפיין אוטומטי של AutoArchive שמזיז באופן אוטומטי פריטים ישנים לקובץ ארכיון .
אבל מה אם אתה רק צריך ארכיון פעם בשנה כדי בינוני נשלף? נניח כל שנה בין חג המולד לבין ערב ראש השנה האזרחית, אתה רוצה להעביר ערך של שנה של דואר ישן מ- Outlook ל- DVD-ROM. עם כמה להטוטנות קובץ PST, אתה יכול.
ארכיון דואר Outlook לאמצעי נשלף
לארכיון דואר Outlook ישן לאמצעי אחסון נשלף:
- בחר קובץ | ניהול קובץ נתונים ... מהתפריט ב- Outlook.
- לחץ על הוסף ....
- השאר תיקיות אישיות של Office Outlook תיקיות (.pst) נבחרו.
- אם אתה צריך להיות מסוגל לגשת הודעות בארכיון שלך מגירסת Outlook לפני Outlook 2003, בחר Office 97-2002 תיקיות אישיות קובץ (.pst) .
- לחץ על אישור .
- תחת שמור ב:, עבור אל המדיום נשלף, כונן רשת או מקום אחר שבו אתה רוצה לאחסן את הארכיון שלך.
- הקלד את השם הרצוי של הארכיון תחת שם קובץ:.
- לחץ על אישור .
- תן לארכיון שלך שם תיאורי (השנה של דואר שנשלח בארכיון, לדוגמה) תחת שם:.
- לחלופין, הצפנה וסיסמה להגן על הודעות בארכיון שלך.
- לחץ על אישור .
- לחץ על סגור .
- העבר תיקיות שברצונך לאחסן בארכיון למיקום הארכיון החדש בחלונית הניווט של Outlook.
- אם ברצונך לאחסן בארכיון רק הודעות בודדות, לא תיקיות שלמות, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על מיקום הארכיון החדש ובחר תיקייה חדשה ... כדי ליצור תיקיה חדשה של דואר ופוסט . לאחר מכן העבר את ההודעות הרצויות לתיקייה החדשה.
- לחץ על מיקום הארכיון עם לחצן העכבר הימני.
- בחר באפשרות סגור "..." מהתפריט.
ההודעות שלך מאוחסנות כעת בארכיון ומנותקות מהדרך. כמובן, אתה יכול לחבר אותם בחזרה אל Outlook בכל עת בקלות לקרוא או לשחזר אותם.