חוקי אימייל עבור מקצוענים

נימוסים אתה צריך לדעת

בעוד שכולם משתמשים בדוא"ל לפחות עבור חלק מהתקשורת העסקית בכל חודש, חלק מאיתנו ישתמש בדוא"ל ככלי יומי לביצוע העבודה המקצועית שלנו. אנו נשתמש בדוא"ל כדי לתקשר עם לקוחות, חברי הצוות, הממונים, וכן עובדים חדשים אפשריים או מעסיקים חדשים אפשריים. וכן, אנשים אלה ישפוט אותנו על ידי היכולת שלנו לעצב מסר כתוב ברור ומקצועי.

דואר אלקטרוני כללי התנהגות, או "netiquette", כבר סביב 27 שנים של World Wide Web. Netiquette היא קבוצה של הנחיות מקובלות על איך להראות כבוד וכישורים הדוא"ל שלך. למרבה הצער, יש אנשים שמעולם לא לקחו את הזמן כדי ללמוד את הדוא"ל netiquette עבור הגדרות העסק. אפילו יותר גרוע: יש אנשים לבלבל netiquette דוא"ל עם סגנון רופף ובלתי פורמלי של הודעות טקסט.

אל תיתן דוא"ל בעל מבנה גרוע להרוג את האמינות שלך עם לקוח או מעולה או מעסיק פוטנציאלי. הנה את הכללים דוא"ל netiquette כי ישמש אותך היטב, ולשמור לך מבוכה במקום העבודה.

01 מתוך 10

הכנס את כתובת הדוא"ל כדבר האחרון שאתה עושה לפני השליחה.

זה נראה נגד אינטואיטיבי, אבל זה צורה מצוינת. אתה ממתין עד סוף מאוד את הכתיבה ואת הגהה לפני שתוסיף את כתובת הדוא"ל (es) אל כותרת הדוא"ל. טכניקה זו תחסוך לך את המבוכה של שליחת הודעה בטעות מוקדם מדי לפני שתסיים את התוכן ואת הגהה.

הדבר קריטי במיוחד עבור הודעת אימייל ארוכה יותר המכילה תוכן רגיש, כגון הגשת בקשה לעבודה, מענה לשאלת לקוח או העברת חדשות רעות לצוות שלך. במקרים אלה, דחיית כתובת הדוא"ל מוסיפה בטיחות כאשר אתה צריך להתרחק הדוא"ל שלך במשך זמן מה כדי לאסוף את המחשבות שלך חזרות המילים שלך בראש שלך.

אם אתה עונה על הודעת דוא"ל, ואתה מחשיב את התוכן יש רגישויות, אז פשוט למחוק את כתובת הדוא"ל של הנמען באופן זמני עד שתהיה מוכן לשלוח, ולאחר מכן להוסיף את הכתובת בחזרה. תוכל לחלופין לחתוך ולהדביק את כתובת הדואר האלקטרוני של הנמען בקובץ Notepad או בדף OneNote, לכתוב את הודעת האימייל ולאחר מכן לגזור ולהדביק את כתובת הדוא"ל בחזרה.

תאמינו לנו על זה: כתובת דוא"ל ריקה בזמן authoring יחסוך לך יום אחד יגון משמעותי!

02 מתוך 10

טריפל לבדוק כי אתה שולח את האדם הנכון.

זה חשוב במיוחד אם אתה עובד בחברה גדולה או מחלקת הממשלה. כאשר אתה שולח דוא"ל רגיש ל'מייק 'או' הת'ר 'או' מוחמד ', תוכנת הדוא"ל שלך תרצה להקליד את הכתובת המלאה עבורך. שמות פופולריים כאלה יהיו תוצאות רבות בספר הכתובות של החברה שלך, ואתה יכול לשלוח בטעות מאוחר יותר לסגן הנשיא שלך, או תשובה סודית לאנשים בחשבונאות.

הודות ל # 1 netiquette הכלל לעיל, יש לך השאיר פונה אל הסוף, כך משולשת לבדוק את כתובת הדוא"ל של הנמען צריך ללכת בצורה חלקה כמו השלב האחרון שלך לפני שליחת!

03 מתוך 10

הימנע 'השב לכולם', במיוחד בחברה גדולה.

כאשר אתה מקבל שידור שנשלח לעשרות אנשים, זה חכם רק להשיב לשולח. זה נכון במיוחד אם היא חברה המשודרת עם רשימות תפוצה גדולות.

לדוגמה: המנהל הכללי שולח דוא"ל לכל החברה על חניה במגרש הדרום, והיא מבקשת מכבד את הדוכנים הממוספרים והמקצים שהעובדים משלמים עבורם. אם תלחץ על 'השב לכולם' ותתחיל להתלונן על כך שעובדים אחרים מתנגשים ברכב הפרטי שלך ושורדים את הצבע שלך, אתה עלול לפגוע בקידום הקריירה שלך על ידי הפיכתה של החברה לשמוק.

אף אחד לא רוצה לקבל הודעות שאינן חלות עליהם . יותר מכך, אף אחד לא מעריך להתלונן לקבוצה או לשמוע על הטענות האישיות שלך שודרה בפורמט שידור.

הימנע זה paux pas ולהשתמש תשובה אישית לשולח כמו פעולת ברירת המחדל שלך. בהחלט לראות את כלל מס '9 להלן, גם.

04 מתוך 10

השתמש ברכות מקצועי במקום ביטויים המדוברת.

הדרך הטובה ביותר להתחיל דוא"ל מקצועי הוא גרסה כלשהי של הדברים הבאים:

1. צהריים טובים, גברת צ'אנדרה.
2. שלום, צוות הפרויקט ומתנדבים.
3. היי, ג 'ניפר.
בוקר טוב, פטריק.

אל תשתמש, בכל הנסיבות, בהפעלת הדוא ל "הבא:

1. היי,
2. Sup, צוות!
3. היי, ג 'ן.
4. מורנין, פט.

ביטויים דיבוריים כמו 'היי', 'יו', 'סופ' עשויים להיראות ידידותיים וחמים לך, אבל הם למעשה לשחוק את האמינות שלך בסביבה עסקית. למרות שאתה בהחלט יכול להשתמש אלה colloquialisms בשיחה ברגע שיש לך קרבה מהימן עם האדם האחר, זה רעיון רע להשתמש במילים אלה בדוא"ל העסק.

בנוסף, זה טופס רע לקחת קיצורי איות, כמו 'mornin'. זה טופס רע מאוד לקצר את שמו של מישהו (ג 'ניפר -> ג' ן), אלא אם כן אותו אדם ביקש במפורש ממך לעשות זאת.

כמו בכל תקשורת עסקית חכמה, זה חכם לטעות בצד של להיות רשמי מדי להוכיח שאתה מאמין בנימוס וכבוד.

05 מתוך 10

הגהה כל הודעה, כאילו המוניטין המקצועי שלך תלויים בה.

ואכן, המוניטין שלך מפורק בקלות על ידי דקדוק לקוי, איות רע, מילים שנבחרו רע.

תארו לעצמכם איך המקצועיות שלך ייקח מכה אם אתה בטעות לשלוח ' אתה צריך לבדוק מת שלך , אלה ' כאשר התכוונת באמת לומר ' אתה צריך לבדוק את המתמטיקה שלך, עלמה' . או אם אתה אומר ' אני יכול לעשות intervue על מחר ' כאשר התכוונת ' אני יכול לעשות ראיון מחר '.

הגהה כל דוא"ל שאתה שולח; לעשות את זה כאילו המוניטין המקצועי שלך תלוי בזה.

06 מתוך 10

שורת נושא תמציתית וברורה תשיג פלאים (ולעזור לך לקרוא).

שורת הנושא היא גם כותרת לתקשורת וגם דרך לסכם ולתייג את הדוא"ל שלך, כך שניתן יהיה למצוא אותו בקלות מאוחר יותר. זה צריך לסכם בבירור את התוכן ואת כל פעולה הרצויה.

לדוגמה, שורת נושא: 'קפה' אינה ברורה.

במקום זאת, נסה 'העדפות קפה צוות: התגובה שלך נדרשת'

כדוגמא שנייה, שורת הנושא " הבקשה שלך " מעורפלת מדי.

במקום זאת, נסה שורת נושא ברורה יותר כמו: ' הבקשה שלך לחנייה: יש צורך בפרטים נוספים' .

07 מתוך 10

השתמש רק בשני גופנים קלאסיים: Arial ו Times וריאנטים וריאנטים, עם דיו שחור.

זה יכול להיות מפתה להוסיף גופנים גופן מסוגנן הצבעים הדוא"ל שלך לעשות את זה נוצץ, אבל אתה יותר טוב באמצעות שחור 12-pt או 10-pt Arial או Times New Roman. גרסאות דומות כמו Tahoma או Calibri הן בסדר. ואם אתה למשוך תשומת לב לביטוי מסוים או כדור, אז אדום דיו או גופן מודגש יכול להיות מאוד מועיל במתינות.

הבעיה היא כאשר מיילים שלך מתחילים להיות מובחנים ו לא ממוקד או להתחיל להעביר maverick או משבש את הגישה מצדך. בעולם העסקים, אנשים רוצים תקשורת אמינה וברורה וקצרה, לא דקורטיביים ומסיחים.

08 מתוך 10

הימנע סרקזם ושלילי / סנוטי צלילים, בכל מחיר.

אימייל תמיד נכשל להעביר גוון קולי ושפת גוף. מה שאתה חושב הוא ישיר וישיר יכול באמת להתקל כמו אכזרי ומרושע ברגע שזה לשים את הדוא"ל שלך. לא באמצעות המילים 'בבקשה' ו 'תודה' יגרום זרמים שליליים. ומה שאתה מחשיב הומוריסטי אור יכול באמת להעביר כמו מתנשא וגסות.

מתן צליל מכובד והתנהגויות אדירות בדוא"ל לוקח להתאמן הרבה ניסיון. זה עוזר כאשר אתה קורא את הדוא"ל בקול רם לעצמך, או אפילו מישהו אחר לפני שאתה שולח אותו. אם משהו על הדוא"ל נראה ממוצע או קשה, ואז לשכתב אותו.

אם אתה עדיין תקוע עם איך להעביר את הטון של משהו בהודעת דוא"ל, אז ברצינות לשקול להרים את הטלפון ולספק את המסר כשיחה.

זכור: הדוא"ל הוא לנצח, וברגע שאתה שולח את ההודעה, אתה לא יכול למשוך אותו בחזרה.

09 מתוך 10

נניח שהעולם יקרא את הדוא"ל שלך, לכן תכנן בהתאם.

למען האמת, הדוא"ל הוא לנצח. זה יכול להיות מועבר מאות אנשים בתוך שניות. זה יכול להיקרא על ידי אכיפת החוק ואת רואי המס יש אי פעם להיות חקירה. זה אפילו יכול לעשות את זה לתוך החדשות או מדיה חברתית.

זוהי אחריות רחבה ומפחידה, אבל זה אחד שכולנו כתף: מה שאתה כותב בדוא"ל יכול בקלות להפוך לידע ציבורי. בחר את המילים שלך בזהירות, ואם אתה חושב שיש סיכוי שהוא יכול לנשוך אותך בחזרה, אז ברצינות לשקול לא לשלוח את ההודעה בכלל.

10 מתוך 10

תמיד לסיים עם קצר קלאסי 'תודה' ו בלוק חתימה.

כוחם של הדוכנים כמו 'תודה' ו'בקשה 'הם בלתי נלאים. כמו כן, תוספת של כמה שניות לכלול בלוק החתימה המקצועית שלך מדבר כרכים על תשומת הלב שלך לפרטים, וכי אתה לוקח את הבעלות על התקשורת שלך על ידי הטבעה את שמך ואת פרטי הקשר.

שלום, Shailesh.

תודה על שאלתך שלנו רקמה שירותי ב TGI ספורט. אני אשמח מאוד לדבר איתך בטלפון כדי לספר לך יותר על אופציות ספורט שלנו עבור הצוות שלך. אנחנו יכולים גם לך לבקר את התצוגה שלנו מאוחר יותר השבוע, ואני יכול להראות לך דוגמאות שלנו באופן אישי.

באיזה מספר אני יכול להתקשר אליך? אני זמין לדבר אחרי השעה 13:00 היום.

תודה,

פול גיילס
מנהל שירותי לקוחות
TGI, Incorporated
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"המיתוג שלך הוא המיקוד שלנו"