לשבור את ההבדל בין גיליון אלקטרוני מסד נתונים
אחת הסיבות מדוע חברות מהססות להשתמש ב- Microsoft Access היא חוסר הבנה של ההבדל בין גיליון אלקטרוני למסד נתונים. זה מוביל אנשים רבים מאמינים כי מעקב אחר פרטי הלקוח, הזמנות רכש, ופרטים בפרויקט בגיליון אלקטרוני מתאים לצרכים שלהם. התוצאה הסופית היא שקשה לשמור על בקרת תצורה, קבצים אבודים לשחיתות, ועובדים בטעות להחליף מידע רלוונטי. עם קצת ידע על כוח ושימושים רבים של מסד נתונים, קל יותר עבור עסקים קטנים לראות מתי גיליון אלקטרוני מספיק עבור עבודה וכאשר מסד הנתונים צריך להיות שנוצר.
חשוב שתהיה הבנה בסיסית של מסד נתונים . רוב האנשים יש לגשת מסדי נתונים לפני, כמו אלה בספריה הציבורית, אבל פשוט באמצעות אותם לא להבהיר כיצד גליונות אלקטרוניים ומסדי נתונים שונים. ההוצאה על כמה דקות של למידה על מסדי נתונים תסייע להפוך את ההשוואה ברורה יותר.
ארגון נתונים
אולי ההבדל הבולט ביותר בין גיליון אלקטרוני למסד נתונים הוא האופן שבו הנתונים מאורגנים. אם הנתונים שטוחים יחסית, אזי גיליון אלקטרוני מושלם. הדרך לקבוע אם שולחן שטוח הוא הטוב ביותר, לשאול אם או לא כל נקודות הנתונים להיות זממו בקלות על תרשים או טבלה? לדוגמה, אם חברה רוצה לעקוב אחר רווחים חודשיים במהלך שנה, גיליון אלקטרוני מושלם. גיליונות אלקטרוניים נועדו לטפל הרבה מאותו סוג נתונים, מיפוי ההתקדמות של כמה נקודות מפתח.
לשם השוואה, מסדי נתונים יש מבנה נתונים יחסיים. אם המשתמש היה למשוך נתונים יהיו נקודות רבות לשקול. לדוגמה, אם חברה רוצה לעקוב אחר הרווחים החודשיים שלה ולהשוות אותם למתחרים בחמש השנים האחרונות, קיימת מערכת יחסים בין נקודות נתונים אלה, אך לא מיקוד יחיד. ביצוע טבלה אחת לדווח על תוצאות יהיה קשה, אם לא בלתי אפשרי. מסדי נתונים נועדו להקל על המשתמשים להפיק דוחות ולהריץ שאילתות.
מורכבות הנתונים
הדרך הקלה ביותר להשוות אם הנתונים צריך להישמר בגיליון אלקטרוני או מסד נתונים היא להסתכל על כמה מורכב הנתונים. הדבר מסייע לברר כיצד יש לארגן את הנתונים אם משתמש עדיין אינו בטוח.
נתוני גיליון אלקטרוני הם פשוטים. ניתן להוסיף אותו בקלות לטבלה אחת או לתרשים ולהוסיף למצגת מבלי לבצע אי הכללה של מידע. זה קל לשמור כפי שהוא עוקב רק כמה ערכים מספריים מפתח. אם רק כמה שורות ועמודות נדרשים, הנתונים מאוחסנים בצורה הטובה ביותר בגיליון אלקטרוני.
מסדי נתונים בבית הרבה סוגים שונים של נתונים, כי יש כל קשר כלשהו לנתונים אחרים במסד הנתונים. לדוגמה, חברות לשמור כמות משמעותית של נתונים על הלקוחות שלהם, משמות וכתובות כדי סדר ומכירות. אם משתמש מנסה לדחוס אלפי שורות לגיליון אלקטרוני, הסיכויים טובים שיש להעביר אותו למסד נתונים.
חזרה על נתונים
רק בגלל הנתונים צריך להיות מעודכן לא בהכרח אומר כי מסד הנתונים נדרש. האם יהיו אותם נתונים חוזרים כל הזמן? האם העסק מעוניין לעקוב אחר אירועים או פעולות?
אם נקודות הנתונים משתנות, אך סוג הנתונים זהה ועוקב אחר אירוע יחיד, מידע זה הוא כנראה שטוח. דוגמה לכך היא כמות המכירות במשך שנה. פרק הזמן ישתנה והמספרים ישתנו, ולא יהיו נתונים חוזרים.
אם חלק מהנתונים יישארו זהים, כגון מידע על לקוחות, בעוד שאחרים משתנים, כגון מספר ההזמנות ותזמון התשלומים, הסיכויים הם מעקב אחר פעולות. זה המקום שבו יש להשתמש באתר. לפעולות יש הרבה רכיבים שונים, ולנסות לעקוב אחריהם נדרש מסד נתונים.
המטרה העיקרית של הנתונים
גיליונות אלקטרוניים נהדרים עבור אירועים onetime שאינם דורשים מעקב אחר היבטים שונים. לפרויקטים הזקוקים לתרשימים או טבלאות אחת או שתיים עבור מצגת לפני הארכיון, גיליון אלקטרוני הוא הדרך הטובה ביותר לעבור. אם הצוות או החברה צריכים להיות מסוגלים לחשב את התוצאות ולקבוע אחוזים, זה המקום שבו הגיליונות האלקטרוניים הם השימושיים ביותר.
מאגרי מידע הם לפרויקטים ארוכים יותר שבהם סביר להניח שהנתונים ישמשו שוב ושוב. אם יש צורך בהערות והערות, יש להעביר את הנתונים למסד נתונים. גיליונות אלקטרוניים לא נועדו לעקוב אחר פרטים, רק מספר נקודות מפתח.
מספר משתמשים
מספר המשתמשים עלול בסופו של דבר להיות הגורם המכריע בשאלה האם להשתמש בגיליון אלקטרוני או במסד נתונים. אם פרויקט דורש שמספר גדול של משתמשים יוכל לעדכן נתונים ולבצע שינויים, לא ניתן לבצע זאת בגיליון אלקטרוני. זה הרבה יותר קשה לשמור על בקרת תצורה נכונה עם גיליון אלקטרוני. אם יש רק כמה משתמשים לעדכן את הנתונים, בדרך כלל בין שלוש לשש, גיליון אלקטרוני צריך להיות מספיק (אם כי הקפד לקבוע כללים לפני התקדמות קדימה עם זה).
אם כל המשתתפים בפרויקט או מחלקות שלמות צריכים לבצע שינויים, מסד נתונים הוא הבחירה הטובה ביותר. גם אם חברה קטנה ויש רק אחד או שניים במחלקה עכשיו, שקול כמה אנשים עשויים בסופו של דבר במחלקה כי בתוך חמש שנים ולשאול אם כולם יצטרכו לבצע שינויים. ככל שיותר משתמשים הזקוקים לגישה, כך סביר יותר שהמסד הנתונים יהיה טוב יותר.
כמו כן, עליך לקחת בחשבון את אבטחת הנתונים. אם יש הרבה מידע רגיש כי צריך להיות מאובטח, מסדי נתונים מציעים אבטחה טובה יותר. לפני ביצוע המהלך, כדי להיות בטוח לקרוא על בעיות אבטחה שיש לשקול לפני יצירת מסד נתונים.
אם אתה מוכן לעשות את הצעד, לקרוא את המאמר שלנו המרת גיליונות אלקטרוניים על מסדי נתונים כדי להתחיל את המסע.