להציג את עצמך, להגדיר את ההקשר, ולשמור אותו קצר
הודעות מיידיות עשויות להיות אמצעי תקשורת סטנדרטי בשבילך, אבל כמה אנשים עדיין מוצאים את זה מפחיד. אם אתה רגיל הודעות SMS או הודעות מיידיות חברים ועמיתים, אתה לא יכול להבין איך טקסט יכול נראה לצאת משדה שמאלה לאיש קשר חדש. סוג זה של הפתעה הוא במיוחד חשש בהקשר עסקי. כאשר אתה משתמש בטקסטים בעסק, לשמור על התנהגות הגיונית כללי התנהגות בחשבון ולפעול לפי כמה כללים פשוטים של התנהגות.
בקש רשות לשלוח הודעת טקסט
האם האדם שאתה רוצה לטקסט הסכים ליצור איתו קשר באופן כזה? אל תניח שכל אחד נושא טלפון נייד בכל עת כדי לקבל הודעות טקסט או במצב מקוון כדי לגשת להודעות מיידיות דרך רשת, Facebook או תוכניות אחרות להעברת הודעות מיידיות. שאל באופן אישי או בשיחת טלפון כיצד אנשים מעדיפים ליצור קשר. אתה עלול לגלות שיש להם תוכנית הודעות SMS מוגבל או כי השימוש ב- IM הוא discouraged בתחנות העבודה שלהם.
הצג את עצמך כאשר שולח הודעה ראשונית
הצג את עצמך בהודעה שלך ולעשות את זה קצר. ייתכן שהשם, הכינוי או מספר הטלפון שלך מוצגים, בהתאם לשיטת העברת ההודעות שבה אתה משתמש, הנמען שלך רואה את הטקסט מחוץ להקשר. התחל את ההודעה עם הקדמה ומסגרת התייחסות, כגון:
- "אני ג'ואן סמית 'מ XYZ Consultants, האם יש לך זמן לדון בשאלה ששאלת אלי בטלפון בשבוע שעבר?"
- "זה בראד ג'ונס מחשבונות, יש לי שאלה לגבי בקשת החזר שלך, האם יש לך זמן לענות על זה עכשיו, או שאני צריך להתקשר אליך אחר כך?"
בעשותך זאת, אתה נמנע מלהציג את ההודעה שלך כסיבה אקראית ואולי מוטעית מאדם שהנמען יכול לזכור רק במעורפל או בכלל לא.
בעוד תוכניות רבות הודעות מיידיות יש ארכיון המאפשר לאנשים לגלות מי אתה ומה אתה כבר מדבר על בעבר, זה בדרך כלל רעיון טוב להציג את עצמך עוד יותר בקצרה בשיחות שלאחר מכן, במיוחד אם שינית את כינוי או מספר טלפון.
שמור את ההודעה הראשונה של תקציר מחרוזת
התחל עם המבוא והקשר רק עד שהאדם מגיב. אחרת, תוכל לחבר ולשלוח הודעה מפורטת שמעולם לא ראית. זהו תרגול טוב לכל מחרוזות ההודעה.
מעקב בנימוס אם אתה מקבל שום תגובה
שליחת הודעת טקסט או הודעות מיידיות וקבלת תגובה לא יכולה להיות מספר דברים. האדם יכול להתעלם ממך, אבל סביר יותר שהאדם אינו עוקב אחר הטלפון או המחשב כדי לראות את המסר שלך. לאחר פרק זמן מתאים, פעל עם הודעה נוספת, אך נסה גם ליצור קשר עם האדם באמצעות דוא"ל או טלפון. כאשר מתאים, אתה יכול גם לעצור ליד השולחן של האדם.
פרוטוקולים אלה חוזרים כיצד אנשים מעדיפים ליצור קשר. בעוד הודעות יכול להיות הדרך היחידה שאתה רוצה לתקשר, זה לא הבחירה הראשונה של כולם. אם אתה רוצה להיות יחסי עבודה פרודוקטיביים, להבין ולכבד כי לאנשים יש העדפות שונות.