הודעות אימייל ארוכות יכולות להיראות מאיימות, ורצף ארוך של פסקאות ארוכות, אולי כולל משפטים ארוכי-משנה שלא נראה שהם עוצרים, אבל לא נראה שהם הולכים לשום מקום - משפטים מלאים במילים זרות, שמוסיפים מעט למשמעות אבל משרתים להתבלבל עם פרשנויות אפשריות רבות ולעתים סותרות - אפשר להפוך את הנמען לקריאה פחות מאשר אם ההודעה היתה רק 3 משפטים - שלושה משפטים שנון, תמציתי ומדויק - זמן רב.
אם לא קראת את הפסקה רק מעל, יש לך את הנקודה.
שמור על הודעות דוא"ל קצרות
לכן זה בדרך כלל רעיון טוב
- לשמור הודעות דוא"ל קצר ככל האפשר.
כמובן, זה לא אומר שאתה צריך לחתוך את ההודעות שלך בכל מחיר.
כתבו כמה שיותר
כתוב זמן רב ככל הצורך ואת המתאים. חשוב יותר עבור הודעות דוא"ל עסקי להיות תמציתי.
אימיילים אישיים יכולים להיות פורחים וממושכים. לבהירות, מילים פחות ופשוט עדיין עדיף.
השתמש נקודות כדור
אם יש לך הרבה מה לכתוב:
- לשבור את המסר שלך לתוך נקודות כדור.
- התחל כל נקודה עם סיכום תמציתי של הפעולה שאתה רוצה לקחת.
- ודא שהמידע החשוב אינו מוסתר בבשר ההודעה או בכל נקודת תבליט .
פעולה אחת לכל הודעה
אל תגבש כל דבר שאתה צריך או תרצה לספר לנמען בהודעה אחת. באופן מיוחד:
- התחל הודעה חדשה עבור כל פעולה חשובה שתבקש מהנמען.
זה מקל על הנמען לקבל את הדוא"ל שלהם מטופלים ואת הפעולות הדרושות הושלמה. על ידי הגדרת תקדים, רוב הסיכויים שהם יאמצו את אותה שיטה עבור הודעות לך - ויהיה לך קל יותר מתקתק הודעות דוא"ל, מדי.