יש הרבה סיבות טובות מדוע digitizing מסמכים נייר יכול להיות ענק לעזור כאשר מדובר בארגון המשרד הביתי שלך (או, לצורך העניין, את הבית). קודם כל, אתה יכול להיפטר הרבה נייר נוסף זה דחוסים לתוך מגירות וקבצים, או תופסים שטח השולחן יקר.
קבצים דיגיטליים (אפילו קובצי PDF) ניתנים להמרה לקבצים ניתנים לחיפוש באמצעות שימוש בתוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR) שמגיעה בדרך כלל עם המדפסת (ל- HP יש סרטון מגניב מאוד המסביר כיצד עובד OCR וכיצד הוא יכול לסייע בפשט את המשימה של לפשט את החיים שלך).
כלומר, לא רק המידע שלך לא תופס כל חדר, זה גם הרבה יותר קל למצוא מאשר זה יהיה על הנייר. ואתה יכול לשמור את הקבצים הדיגיטליים שלך כמו שאתה אוהב - על CD או DVD, על כונן הבזק, במתקן אחסון מקוון, או כל האמור לעיל. אז אתה יכול להיות בטוח שכאשר אתה צריך משהו, אתה יכול לקבל את הידיים על זה.
כאשר אתה מתחיל digitizing קבצי הבית שלך, זה הזמן המושלם ליצור קבוצה מאורגנת של קבצים שיהפכו את החיים שלך פשוט יותר. תחשוב על הקטגוריות של הניירת שאתה צריך, ולהגדיר תיקייה עבור כל אחד. תקבולי כרטיס אשראי בתיקייה אחת; ביטוח רכב ביטוח אחר; חשבונות הטלפון, קבלות מכולת, בית לתקן חשבונות, וכן הלאה, יכול להיות כל נתון תיקיות נפרדות. ובתוך כל תיקיה, צור תיקיות משנה עבור כל שנה (או חודש). זה הרבה יותר קל להתחיל עם מערכת מאורגנת ולאחר מכן פשוט להוסיף ניירת חדשה לקובץ הנכון כמו שאתה הולך יחד מאשר להמשיך לנסות לארגן מחדש את המערכת בכל פעם קבלה חדשה מקבל סרוק.
ודא כי הסורק או המדפסת הגיעו עם תוכנת OCR (ABBYY FineReader התוכנה נראה לבוא בחבילה עם רבים של מדפסות סורקים אני בודק). אם אינך מוצא, אל תיבהל. יש סיכוי טוב שכבר יש לך כמה תוכנות OCR הגון כבר מותקן במחשב שלך, כל עוד אתה משתמש ב- Windows. OCR מגניב תוכנה שכבר יש לך ידריך אותך בתהליך של איתור ושימוש בתוכנה זו יחד עם הסורק שלך כדי ליצור מסמכים הניתנים לעריכה.
כמובן, זה מעלה נקודה חשובה נוספת: אתה צריך לפחות סורק מסמכים אם אתה הולך לעשות את העבודה הזאת. זה לא צריך להיות יקר, או מפואר. אם אין לך אחד, עכשיו זה זמן טוב לחפש אחד; להתחיל עם ביקורות אלה של סורקי תמונה ומסמכים סורקים עבור כמה קונה הטוב ביותר. אם אתה לא רוצה סורק נפרד, מדפסת All-in-One זולה תעשה את העבודה בצורה מושלמת.
אז הנה החלק הקשה. איך להגדיר את המערכת היא לא מסובכת מדי; אפילו סריקה הניירת שלך לא יהיה קשה מדי. מה זה קשה לוודא שאתה באופן אוטומטי לעשות את זה בכל פעם שאתה מקבל קבלות חדשות או ניירת. אחרת, העיתונים יתחילו להצטבר שוב, ואתה תרגיש כאילו אתה מבזבז את הזמן שלך. אז להישאר עם זה!