כיצד לאבטח את

בהתאם לגירסת Microsoft Office שבה אתה משתמש, הוא עשוי להכיל מגוון יישומים. ההצעה הבסיסית כוללת בדרך כלל Word, Excel, PowerPoint ו- Outlook. נראה ש- PowerPoint אינו מציע אבטחה מובנית, אך Word, Excel ו- Outlook מספקים רמה מסוימת של הצפנה.

אבטחת Word Docs

במסמכי Microsoft Word (Word 2000 ומעלה), באפשרותך לבחור רמה גבוהה יותר של אבטחה בעת שמירת קובץ. במקום ללחוץ על "שמור", לחץ על קובץ ולאחר מכן על שמירה בשם ובצע את השלבים הבאים:

1. לחץ על כלים בפינה השמאלית העליונה של תיבת הדו-שיח שמירת קובץ
2. לחץ על אפשרויות אבטחה
3. התיבה אפשרויות אבטחה מספקת מגוון אפשרויות:
   • אתה יכול להזין סיסמה בתיבה ליד סיסמה כדי לפתוח אם אתה רוצה את הקובץ להיות נגיש לחלוטין ללא הסיסמה
   • ב- Word 2002 ו -2003, תוכל ללחוץ על הלחצן מתקדם לצד תיבת הסיסמה כדי לבחור רמה גבוהה יותר של הצפנה שקשה עוד יותר לפרוץ אליה
   • ניתן להזין סיסמה בתיבה שלצד סיסמה כדי לשנות אם זה בסדר עבור אחרים כדי לפתוח את הקובץ, אבל אתה רוצה להגביל מי יכול לבצע שינויים בקובץ
4. בחלק התחתון של התיבה אפשרויות אבטחה גם כמה אפשרויות כדי להגן על הפרטיות של המסמך:
   • הסר מידע אישי מנכסי קובץ בשמירה
   • הזהר לפני ההדפסה, שמירה או שליחה של קובץ המכיל שינויים במעקב או הערות
   • אחסן מספר אקראי כדי לשפר את רמת המיזוג
   • הפוך סימון מוסתר גלוי בעת פתיחה או שמירה
5. לחץ על אישור כדי לסגור את התיבה אפשרויות אבטחה
6. בחר שם עבור הקובץ ולחץ על שמור

אבטחת קבצי Excel

Excel מציע סגנון הגנה דומה מאוד ל- Microsoft Word. פשוט לחץ על קובץ , שמור בשם ופעל לפי השלבים הבאים:

1. לחץ על כלים בפינה השמאלית העליונה של תיבת הדו-שיח שמירת קובץ
2. לחץ על אפשרויות כלליות
3. אתה יכול להזין סיסמה בתיבה ליד סיסמה כדי לפתוח אם אתה רוצה את הקובץ להיות נגיש לחלוטין ללא הסיסמה
   • אתה יכול ללחוץ על כפתור מתקדם ליד תיבת הסיסמה כדי לבחור רמה גבוהה יותר של הצפנה כי הוא אפילו יותר קשה לפרוץ
4. ניתן להזין סיסמה בתיבה שלצד סיסמה כדי לשנות אם זה בסדר עבור אחרים כדי לפתוח את הקובץ, אבל אתה רוצה להגביל מי יכול לבצע שינויים בקובץ
5. לחץ על אישור כדי לסגור את התיבה אפשרויות כלליות
6. בחר שם עבור הקובץ ולחץ על שמור

אבטחת קבצי PST של Outlook

חתימה דיגיטלית בפועל הצפנה של הודעות דואר נכנסות או יוצאות קבצים מצורפים הקובץ שלהם היא בעיה נפרדת לחלוטין אשר יוסבר אחרת. עם זאת, אם יקרה לך לייצא נתונים מתיקיות Microsoft Outlook לקובץ PST, תוכל להוסיף הגנה כדי להבטיח שהנתונים אינם נגישים על ידי אחרים. פשוט בצע את השלבים הבאים:

1. לחץ על קובץ
2. בחר באפשרות ייבוא ​​וייצוא
3. בחר באפשרות ייצוא לקובץ ולחץ על הבא
4. בחר קובץ תיקיה אישית (.pst) ולחץ על הבא
5. בחר את התיקיה או התיקיות שברצונך לייצא (ובחר את התיבה כדי לכלול תיקיות משנה אם תרצה) ולאחר מכן לחץ על הבא
6. בחר נתיב פלט ושם קובץ ובחר אחת מהאפשרויות עבור קובץ הייצוא שלך ולאחר מכן לחץ על סיום
   • החלף כפילויות בפריטים המיוצאים
   • אפשר ליצור פריטים כפולים
   • אין לייצא פריטים כפולים
7. תחת הגדרת הצפנה , בחר אחת מהאפשרויות הבאות
   • ללא הצפנה
   • הצפנה דחוסה
   • הצפנה גבוהה
8. בחלק התחתון של המסך, הזן סיסמה לשימוש כדי לפתוח את קובץ ה- PST המוצפן (עליך להזין את אותה סיסמה בשתי התיבות כדי לוודא שאייתת את הסיסמה כפי שהתכוונת, אחרת ייתכן שלא תוכל לפתוח את הקובץ שלך קוֹבֶץ)
   • בחר אם לשמור את הסיסמה גם ברשימת הסיסמאות שלך
9. לחץ על אישור כדי להשלים את ייצוא הקובץ

(בעריכת אנדי אודונל)