טיפים פשוטים לארגון סמינר מבוסס אינטרנט
בעידן שבו תקציבי האירוע נחתכים וגישה לאינטרנט בפס רחב עולה, webinars הופכים פופולריים יותר ויותר. סמינרים מקוונים הם סמינרים מבוססי אינטרנט, שבדרך כלל כוללים מעל 30 משתתפים ומשמשים לניהול מצגות, סדנאות, הרצאות ופגישות רחבות היקף. מאז webinars מתקיימים באופן מקוון, הם מאפשרים לחברות לחסוך כסף על נסיעות, קייטרינג, ואת המקומות, כולם עלויות הקשורות בדרך כלל עם פנים אל פנים סמינרים. עם זאת, בשל נוכחות גדולה שלהם, webinars צריך תכנון זהיר כדי להצליח. זו הסיבה לתכנון על אירוח webinar צריך לקחת את הזמן כדי לוודא שהם כראוי לעבור את כל הצעדים הדרושים אשר יבטיח את ההצלחה של webinar.
כדי לעזור לך לארגן את הסמינר המקוון שלך, הדגשתי את השלבים החשובים ביותר שעליך לבצע בהמשך.
בחר תאריך מראש
הדבר הראשון שאתה צריך לעשות כאשר מתכננים סמינר מקוון, או סדרה של webinars, היא להתייחס חג ואירועים לוח שנה מראש. זכור כי תזמין מספר אנשים עם לוחות זמנים עמוסים, לכן תן להם מספיק תשומת לב כדי להפוך את הזמן לסמינר המקוון שלך. לדוגמה, שבוע לפני חופשת חג המולד יכול להיות עסוק מאוד, כמו אנשים מנסים לקשור את הקצוות רבים משוחרר לפני שהם יוצאים לחופשה. על ידי שקול את התאריכים שבחרת, אתה יכול להבטיח נוכחות מקסימלית.
ודא כי אתה מקבל את הזמן הנכון
שקול הבדלים בין אזורי זמן; אם אתה על החוף המערבי, אבל הם גם מזמינים המשתתפים מן החוף המזרחי (ולהיפך), לא לתזמן סמינר מקוון עבור כאשר המשתתפים שלך יהיו מחוץ למשרד. כמו כן, אל תזמן את הסמינר שלך קרוב מדי לסוף היום - זה כאשר המשתתפים שלך ירצו לרדת ולראות מה הם עדיין צריכים לעשות כדי להפוך אותו הביתה בזמן. אם אתה מזמין אנשים ממדינות אחרות, בחר זמן שיכול לעבוד בדרך כלל עבור כל המשתתפים (וזה נדיר), או לתכנן להחזיק את הסמינר המקוון שלך מספר פעמים כדי להתחשב באזורי זמן שונים.
בחר בכלי הסמינר המקוון שלך
רוב כלי הפגישה המקוונת יש אפשרויות webinar, אתה רק צריך לבחור את התוכנית המתאימה למספר המשתתפים שאתה מצפה להזמין. בדוק את הכלים השונים הזמינים, ובחר את אחד עם תכונות ופונקציונליות המתאימה לך ביותר. בהתאם לסוג הסמינר המקוון שתציג, ייתכן שתצטרך להחליף בין הרמקולים בקלות, או להקליט את הסמינר המקוון לפרסום באינטרנט. מחקר כל התכונות מכמה כלים שונים, ואתה בטוח למצוא את התוכנה המושלמת עבור האירוע שלך. ודא כי לאחר שבחרת את הכלי, כי הספק שלך מוכן להכשיר אותך, כך שתוכל להפיק את המרב של webinar שלך.
תרגול מפעיל סמינר מקוון
כמו המארח, אתה תהיה צפוי לוודא כי webinar פועל בצורה חלקה. אין תירוצים לא לדעת איך לעבור בין הרמקולים, לקחת סקר או להקליט את הסמינר המקוון, למשל. הזמן כמה עמיתים שיעזרו לך לבדוק את הכלי מספר פעמים לאחר האימון שלך עם הספק. כמו כן, ודא כי כל המציגים שלך מכירים את הכלי webinar.
לפתח סדר יום והזמנה
לפני שתזמין את הקהל שלך, הגדר את הסמינר המקוון שלך בזהירות. תחשוב על כמה זמן הסמינר המקוון שלך יימשך, ואת הפריטים העיקריים שאתה רוצה לדון לפי הסדר אתה רוצה לדון בהם. כמו כן לתכנן עבור Q & A הפגישה, שכן המשתתפים שלך סביר להניח יש כמה שאלות בסוף המצגת שלך. לאחר מכן, הגדר את סדר היום בהזמנה. זוהי הדרך הקלה ביותר עבור המשתתפים שלך לדעת אם הסמינר המקוון שלך יהיה רלוונטי עבורם. ההזמנה צריכה לכלול גם קישור המאפשר למשתתפים שלך להתחבר לסמינר המקוון, כמו גם למספר טלפון, למקרה שהם מעדיפים להאזין בטלפון.
הזמן את הקהל שלך
חשוב היטב על מה שאתה רוצה להציג, ובחר את הקהל שלך בהתאם. הקפד לעקוב אחר התשובות שלך, לכן אתה יודע מי ישתתף בסמינר המקוון שלך. על ידי ניטור מקרוב של רשימת המשתתפים שלך, תוכל לתכנן מעקב שלך קדימה.
תכנן את המצגת שלך
זכור כי מצגות הפגישה המקוונות הטובות ביותר הן חזותיות ומרתקות מאוד. אם אתה משתמש ב- PowerPoint, לדוגמה, אל תדחף שקפים רק עם מילים. כלול תמונות שרלוונטיות למה שאתה מציג. תוכל גם להשתמש בווידאו ואפילו במשחקים מקוונים, אם יש צורך, כדי להביא את המצגת לחיים. כמה מתכנני הסמינר אפילו מעבירים חומרים למשרדי המשתתפים לקראת הפגישה. למד לחשוב בצורה יצירתית, והסמינר המקוון שלך יתעורר לחיים.
רשום את הסמינר המקוון שלך
על ידי ביצוע ההקלטה של הסמינר המקוון שלך זמין, מי רוצה לבקר חלק הדיון או אלה שלא יכלו לעשות את זה, מסוגלים להקשיב למה שנאמר בזמנם שלהם. אם אתה מקשר את הסמינר המקוון שלך למסע שיווק מקוון, תוכל להשתמש בהקלטה בכל הודעות האימייל שאתה שולח, ומחזקות את המסר שלך.
מעקב
כמו פגישות מקוונות, מעקב אחר על סמינר מקוון הוא מאוד חשוב. הזכר את המשתתפים שלך מה נדון, ולערוך סקר כדי לאסוף את המחשבות שלהם על איך הלכו webinar. אם אתה מתכנן סמינר מקוון אחר שעשוי לעניין את הקהל שלך, הקפד להודיע להם מתי הם יכולים לצפות להזמנה.
בדוק את המשוב שלך
הקפד תמיד לעיין בכל משוב שקיבלת על webinars שלך. זה איך אתה יכול לשפר את אלה הבאים. הקדש תשומת לב מיוחדת למשוב המתייחס למצגת, שכן זה מהווה את הליבה של הסמינר המקוון.